Es gibt einen Morgen, der sich in Tausenden von Dienstleistungsunternehmen wiederholt: Der 1. Tag kommt und jemand setzt sich hin, um, eins nach dem anderen, die gleichen Rechnungen des letzten Monats zu erstellen. Wartungen, Supportgebühren, Mieten, Hosting, monatliche Beratung. Das Datum ändert sich, die Nummer ändert sich, alles andere bleibt gleich. Das ERP von NAiOS hat seit dieser Woche eine Antwort auf diesen Morgen: die vertraglich vereinbarten Dienstleistungen. Der Dienst wird einmal jedem Kunden zugewiesen, und die Rechnungen für den Zeitraum werden automatisch erstellt.
Ein Dienst für einen Kunden buchen
Alles beginnt im Kundenprofil, mit dem Button Dienst buchen. Du wählst ein Produkt oder eine Dienstleistung aus deinem Katalog aus und passt alles Notwendige an: Beschreibung, Menge, Preis (wird aus dem Katalog kopiert und hier zu ändern, berührt den Katalog nicht), monatliche, vierteljährliche, halbjährliche oder jährliche Periodizität, der Rechnungsstellungstag zwischen dem 1. und 28., das Startdatum und, falls vorhanden, das Kündigungsdatum.
Von diesem Moment an erzählt das Profil eine andere Geschichte: seine wiederkehrende Gebühr im monatlichen Äquivalent, das Vorgesehene für zwölf Monate, die nächste Rechnung und die Liste der Dienstleistungen mit ihrem Status. Jede Dienstleistung hat ihr Menü: bearbeiten, pausieren und fortsetzen, die bereits fakturierten Zeiträume ansehen, kündigen oder löschen, falls sie nie fakturiert wurde.
Natürliche Zeiträume, ohne Pro-Rata
Hier treffen wir eine absichtliche einfache Entscheidung. Die Zeiträume sind die des Kalenders: der Monat, das Quartal, das Halbjahr oder das Jahr. Der erste Zeitraum ist vollständig: Wenn du am 15. September einen monatlichen Dienst buchst, ist die erste Rechnung die gesamte Rechnung für September. Das Gleiche gilt für die Kündigung: Der laufende Zeitraum wird vollständig fakturiert und danach endet der Dienst von selbst. Das ist das, was die meisten Dienstleistungsverträge bereits tun, und es vermeidet die Diskussion über Pro-Rata mit vier Dezimalstellen.
Nichts wird automatisch erstellt
Am Rechnungsstellungstag oder einige Tage vorher, wenn du eine Vorlaufzeit einstellst, bereitet das ERP einen Entwurf pro Kunde mit allen seinen Dienstleistungen des Zeitraums vor, oder einen pro Dienst, wenn du diese Gruppierung bevorzugst, und benachrichtigt dich mit dem Glockensignal: „Wiederkehrende Rechnungen: N Entwürfe bereit“. Die Entwürfe tragen das Etikett „Wiederkehrend · September 2026“, lassen nicht zu, dass der Kunde versehentlich geändert wird, und werden wie jedes andere Dokument überprüft.
Das Dashboard befindet sich unter Rechnungen → Wiederkehrend: die Entwürfe des Zeitraums mit ihrem Gesamtbetrag, wer ohne NIF ist und die nächsten Rechnungen der folgenden dreißig Tage. Von dort aus kannst du Jetzt vorbereiten, wenn du nicht bis zum Tag warten möchtest, Alle ausstellen, Eine verwerfen oder alle, und ein Office-Dokument mit den Dienstleistungen und der Prognose für zwölf Monate erstellen.
Alle ausstellen macht dasselbe wie eine Rechnung manuell auszustellen: es nummeriert in der Serie, registriert in Verifactu und, wenn du es aktiv hast, sendet es an die AEAT. Deshalb wird um Bestätigung gebeten und deshalb kann es nicht rückgängig gemacht werden: eine ausgestellte Rechnung kann nur storniert oder berichtigt werden, wie wir im Beitrag über ERP mit Verifactu von der Serie erklärt haben.
Die automatische Ausstellung existiert, aber du schaltest sie ein
Für diejenigen, die jeden Monat identische Gebühren in Rechnung stellen und nicht einmal überprüfen möchten, kann man unter Mein Unternehmen → Wiederkehrende Rechnungen von „Entwürfen“ zu „ausstellen“ wechseln. Das ERP markiert es rot und verlangt eine zweite Bestätigung, denn ab dann werden die Rechnungen am Rechnungstag ohne dein Zutun ausgestellt. Mit zwei Sicherheitsvorkehrungen: es verlangt, dass die steuerlichen Daten des Ausstellers vollständig sind, und stellt niemals an einen Kunden ohne NIF in vereinfachter Form aus. Dieser Entwurf bleibt in Wartestellung und benachrichtigt dich.
Die Finanzabteilung wird informiert, und der Chat wird informiert
Die gebuchten Gebühren fließen in die Prognose von NAiOS Finanzabteilung als voraussichtliche Einnahmen ein, jede zu ihrem Datum, auf der Karte „Gebühren, die du einziehst“. Und im Chat kannst du fragen „Welche Dienstleistungen hat dieser Kunde gebucht?“ oder „Wie laufen die wiederkehrenden Rechnungen?“, oder bitten „Stelle diesem Kunden ab Oktober die monatliche Wartung ein“: der CopilotKI-CopilotIn Arbeitswerkzeuge integrierte KI-Assistenz bereitet es vor und fragt um Bestätigung. Er generiert oder stellt niemals Rechnungen eigenständig aus.
Was es absichtlich nicht macht
- Es wird nicht anteilig berechnet. Vollständige Zeiträume, erster und letzter sind eingeschlossen.
- Es stellt keinen Zeitraum zweimal aus, auch nicht, wenn der Server mitten in der Erstellung neu gestartet wird oder zwei Personen gleichzeitig „Jetzt vorbereiten“ drücken.
- Es stellt nicht allein aus, es sei denn, du aktivierst es, und selbst dann niemals an einen Kunden ohne NIF.
- Es regeneriert keinen Zeitraum, den du verworfen hast: wenn du es verwirfst, wird es registriert und erscheint nicht wieder.
Der Start dauert zehn Minuten
Wenn du bereits Kunden und einen Katalog hast, reicht es aus, drei oder vier Karten zu öffnen und ihnen das zu buchen, was du bereits einziehst. Die Karte sagt dir sofort, wie viel sie monatlich summieren und wann die nächste fällig ist. Wenn dein Geschäft von Gebühren lebt, ist das der Unterschied zwischen einem Tag voller Rechnungen und einer halben Stunde Überprüfung. Und wenn du zudem die elektronische Rechnung am Horizont hast, wird all dies bereits für das Gesetz Crea y Crece vorbereitet.
