Es gibt eine Arbeitsreform, die in der Warteschlange des BOE darauf wartet, alle Unternehmen in Spanien zu betreffen, egal ob sie zwei oder zweihundert Mitarbeiter haben: die obligatorische digitale Zeiterfassung. Der Entwurf ist klar — elektronische, nachverfolgbare und unveränderliche Aufzeichnung, mit dokumentierten Pausen und aus der Ferne für die Arbeitsinspektion zugänglich. Ihre Genehmigung wurde auf September 2026 verschoben, um die Einwände des Staatsrates zu berücksichtigen, aber die Richtung ist unumkehrbar: die Excel-Tabelle für Stunden und die am Monatsende unterschriebene Papiervorlage haben ein Ablaufdatum.
NAiOS Fichaje ist die Antwort der Suite: die Arbeitszeiterfassung von NAiOS RRHH auf ein komplettes System angehoben — typisierte Pausen, Tablet-Kiosk für die Zeiterfassung, mobile Ansicht mit einem Knopfdruck zur Zeiterfassung und ein Arbeitszeitbuch, das niemals gelöscht wird. Es ist kein Programm, das man einfach installieren muss: Wenn dein Team bereits in HR arbeitet, erscheint die vollständige Zeiterfassung dort, wo zuvor der Zeiterfassungsknopf war.
Für den Mitarbeiter: ein Knopf, seine Pausen und das war's
Jede Person erfasst ihre Zeit über ihr Portal, über den Chat („erfasse meinen Eintritt“) oder über den Zeiterfassungsmodus des Handys: ein großer Knopf für Ein- und Ausstieg und die typisierten Pausen — Essen, Pause, Arztbesuch, Verwaltung — mit einem Fingertipp. Die Tagesübersicht zeigt die Arbeitszeit Abschnitt für Abschnitt, und die Monatsübersicht trennt die effektiven Stunden von den Pausen, was genau das ist, was die neue Regelung registriert sehen möchte.
Der Kiosk: ein Tablet am Eingang, null Sitzungen
In einer Werkstatt, einem Geschäft oder einer Backstube erfasst nicht jeder seine Zeit über sein Handy. Dafür gibt es den Kiosk: Der Administrator autorisiert ein gemeinsames Tablet (ein Link ist die Autorisierung — er wird widerrufen und das Gerät ist nicht mehr nutzbar), hängt es am Eingang auf, und das gesamte Team erfasst seine Zeit darauf mit seiner 4- bis 6-stelligen PIN. Ein- und Ausgänge sowie Pausen, mit der Übersicht des Teams und dem Status jedes Einzelnen im Blick — und ohne dass sich jemand anmelden muss.
Wie immer Ehrlichkeit von Anfang an: die PIN identifiziert, authentifiziert aber nicht stark — ein Kollege könnte sie kennen. Wir sagen das in der Anleitung, anstatt es als Biometrie zu verkaufen. Und der geteilte Bildschirm zeigt nur Namen und Status: keine Stunden, keine Historie von irgendjemandem.
Das Arbeitszeitbuch wird niemals gelöscht
Hier ist das Herz der Konformität. Wenn jemand vergisst, sich einzuchecken, korrigiert der Manager — aber korrigieren erfordert einen Grund, und der ursprüngliche Eintrag bleibt im Protokoll des Check-ins gespeichert: wer korrigiert hat, wann, was vorher gesagt wurde und warum. Ein doppelter Check-in wird nicht gelöscht: er bleibt sichtbar, durchgestrichen und aus den Summen ausgeschlossen. Es ist die gleiche Doktrin, die das VeriFactu von NAiOS ERP festigte: die Einträge stapeln sich, sie werden nicht durchgestrichen — und wenn der Prüfer fragt, steht die Antwort im Protokoll, nicht im Gedächtnis von irgendjemandem.
Geolokalisierung: optional, angekündigt und nur beim Einchecken
Für diejenigen, die draußen arbeiten — Bau, Lieferung, Wartung — kann das Unternehmen das GeoGEO (Generative Engine Optimization)Das neue SEO: Inhalte für die Zitierung durch generative KI optimieren-Tag aktivieren: beim Einchecken vom Handy wird der Standort dieses Moments gespeichert. Die roten Linien sind standardmäßig und nicht verhandelbar: sie ist standardmäßig deaktiviert, wird unternehmensweise aktiviert, der Mitarbeiter sieht eine Benachrichtigung auf seinem Bildschirm („Dein Standort wird beim Einchecken gespeichert“), und wenn das Handy es verweigert, wird trotzdem eingecheckt. Niemals kontinuierliches Tracking — das ist keine Arbeitszeiterfassung, das ist etwas anderes, und NAiOS macht das nicht.
Für den Manager: der Bericht, den die Norm verlangt
Der Bildschirm der Check-ins zeigt den Monat des Teams mit den effektiven Stunden und den Pausen in separaten Spalten, gegenüber den vertraglichen Stunden jedes Einzelnen. Er wird mit einem Klick in ein Blatt von NAiOS Office exportiert, und jeder Check-in hat seine Herkunft nachverfolgt: Web, Handy, Kiosk oder manuell. Wenn du mit einer Beratung in NAiOS Gestoría arbeitest, kommen die Abweichungen des Monats — Überstunden inklusive — am 25. automatisch zu dir.
Das Gesetz, ohne Rauch erklärt
- Was heute bereits obligatorisch ist (Art. 34.9 des Statuts, seit 2019): die tägliche Arbeitszeit aller Mitarbeiter zu erfassen und vier Jahre lang aufzubewahren. Das hat NAiOS HR bereits erfüllt.
- Was die neue Verordnung mit sich bringt (wartet auf BOE, verschoben auf September 2026): die Erfassung muss digital, unveränderlich, mit dokumentierten Pausen und aus der Ferne für die Inspektion zugänglich sein, mit einer Antwort innerhalb von 24 Stunden.
- Was NAiOS dir heute bietet: digitale Erfassung mit typisierten Pausen, unveränderliche Historie von Korrekturen und unbegrenzte Aufbewahrung – du kommst der Norm zuvor, bevor sie existiert.
- Was wir aktivieren werden, wenn es veröffentlicht wird: der Fernzugangskanal der Inspektion, der die offizielle technische Spezifikation erfordert, die das RD noch nicht festgelegt hat. Wenn es herauskommt, wird es aktiviert – genauso wie wir es mit VeriFactu und der elektronischen Rechnung gemacht haben: ohne Rauch und ohne Versprechen, was noch nicht homologiert werden kann.
Drei Möglichkeiten, es zu nutzen
Das Bauunternehmen mit drei Baustellen
Jeder Arbeiter stempelt mit seinem Handy beim Eintreffen auf der Baustelle ein, mit aktivierter und benachrichtigter Geotagging. Der Vorarbeiter sieht, wer auf welcher Baustelle ist, ohne jemanden anrufen zu müssen, die Pausen zum Essen sind typisiert, und wenn jemand das Ausstempeln vergisst, wird es mit Grund und Nachweis korrigiert. Am Ende des Monats geht der Bericht mit den effektiven Stunden direkt an die Verwaltung.
Die Bäckerei mit Nachtschichten
Ein Tablet in der Umkleide als Kiosk. Das Team kommt um fünf Uhr morgens und stempelt mit seiner PIN in zwei Berührungen ein – niemand schaltet einen Computer ein oder erinnert sich an Passwörter. Die Mittagspause wird als Pause erfasst, und der Bericht trennt die geleistete Arbeit von den Pausen, ohne dass jemand rechnen muss.
Das hybride Büro
Wer ins Büro geht, stempelt beim Sitzen am Portal ein; wer im Homeoffice arbeitet, von Chat oder Handy. Arztbesuche werden als typisierte Pausen erfasst, anstatt in E-Mails verloren zu gehen. Der Manager hört auf, am Ende des Monats jemanden zu verfolgen: die Erfassung ist bereits erfolgt, vollständig und verteidigbar.
Der Start dauert fünf Minuten
Wenn dein Unternehmen bereits NAiOS HR nutzt, gibt es nichts zu installieren: die Pausen, der mobile Modus und die Korrekturen mit Historie sind bereits in der gewohnten Arbeitszeiterfassung enthalten, und der Kiosk wird in einer Minute über den Stempelbildschirm autorisiert. Wenn du HR noch nicht nutzt, ist die Anmeldung deines Teams und die Einladung zu ihrem Portal der einzige Schritt – sie können ab dem ersten Tag stempeln.
NAiOS Stempeln vereint sich mit NAiOS HR und NAiOS Verwaltung in der Arbeitschicht der Suite: die Akte, die Arbeitszeit, die Gehälter und jetzt die konforme Zeiterfassung, innerhalb deines Chats. Wenn du das vollständige Bild der Plattform sehen möchtest, beginne mit warum NAiOS die optimale Lösung für dein Unternehmen ist.
