In den meisten KMU ist "HR" ein Ordner voller Excels: einer für die Urlaubszeiten, ein anderer für die Stunden, ein Posteingang voller Gehaltsabrechnungen im PDF-Format und eine Schublade mit Verträgen, von denen niemand weiß, wann sie ablaufen. Es funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert: eine Inspektion fordert das Arbeitszeitprotokoll an, ein Mitarbeiter verlangt Tage zurück, die er bereits genommen hat, oder die Gehaltsabrechnung für März wird an die falsche Person weitergeleitet.
NAiOS HR ist die Arbeitszeitschicht deines Unternehmens innerhalb von NAiOS: die Akte jedes Mitarbeiters, das Arbeitszeitprotokoll, die Urlaubs- und Abwesenheitszeiten und ein Portal, in dem jeder seine Zeiten erfasst und seine Gehaltsabrechnung mit Empfangsbestätigung erhält. Alles verbunden mit dem Rest der Plattform — dem Kalender, den Tabellen, den Formularen und dem Chat mit KI.
Was es Stück für Stück löst
Die Mitarbeiterakte, endlich an einem Ort
Jeder Mitarbeiter hat seine Akte: Vertragsdaten, wöchentliche Arbeitszeit, Position, Ausweisnummer und seine Dokumente — unterschriebener Vertrag, Abschlüsse, medizinische Untersuchungen. Die Dokumente akzeptieren Ablaufdatum, und das System warnt 30 Tage bevor eine medizinische Untersuchung oder ein Zertifikat abläuft. Es ist vorbei, dass man bei der Prüfung entdeckt, dass die Schulung zu Arbeitsschutz vor acht Monaten abgelaufen ist.
Das Arbeitszeitprotokoll, das das Gesetz verlangt
Seit 2019 ist das tägliche Arbeitszeitprotokoll gesetzlich vorgeschrieben für alle Unternehmen in Spanien (Art. 34.9 des Arbeitnehmerstatuts), und die Hälfte der KMU führt es weiterhin in einer Excel-Vorlage, die am Monatsende aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird. In NAiOS HR erfasst jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeiten über sein Portal, mit einem großen Button, der auch auf dem Handy gleich gut funktioniert. Der Manager sieht in Echtzeit, wer eingestempelt ist, der Monatsbericht berechnet die Stunden jeder Person im Vergleich zu ihrer vertraglichen Arbeitszeit, und mit einem Klick wird das Monatsblatt nach NAiOS Office exportiert, bereit zum Archivieren oder Versenden.
Urlaub und Abwesenheiten ohne E-Mail-Bälle
Der Mitarbeiter beantragt seinen Urlaub oder meldet eine Abwesenheit über sein Portal; der Verantwortliche genehmigt oder lehnt sie mit einem Klick ab — nichts wird automatisch genehmigt. Jeder sieht jederzeit seinen Kontostand an Tagen, und genehmigte Abwesenheiten erscheinen automatisch im NAiOS Kalender: Wenn jemand ein Meeting einberuft, sieht er, dass Marta im Urlaub ist, bevor er es einberuft, nicht danach.
Das Gehaltsportal mit Empfangsbestätigung
Die Gehälter im PDF-Format werden einmal hochgeladen — einzeln oder im Batch — und das System verteilt sie an jeden Mitarbeiter indem es die DNI des Dateinamens mit seiner Akte abgleicht. Jede Person sieht nur ihre eigenen, lädt sie von ihrem Portal herunter und hinterlässt eine Empfangsbestätigung, sodass das Unternehmen weiß, wer was erhalten hat. Kein PDF mehr per E-Mail, kein Gehaltsschein im falschen Postfach.
Und eine Designentscheidung, die wir dir lieber selbst erzählen: NAiOS HR berechnet keine Gehälter. Die Berechnung des spanischen Gehalts — Tarifverträge, Beitragsgrundlagen, IRPF, Sozialversicherung — ist das Terrain spezialisierter Software, die dein Büro bereits verwendet. NAiOS organisiert alles, was rund um das Gehalt passiert, wo die echte Zeit verloren geht, und überlässt die Berechnung denen, die es gut machen.
Personalaufnahmen über ein Formular
Verbinde ein Formular von NAiOS Forms mit deinem Unternehmen und die Aufnahmen kommen automatisch: die neue Person füllt Name, DNI, E-Mail und Position aus, und ihre Akte wird automatisch mit der Einladung zu ihrem Portal erstellt. Wenn die E-Mail bereits einem aktiven Mitarbeiter gehört, dupliziert das System nicht: es warnt dich und ändert nichts.
Ein Co-Pilot, der deine Belegschaft kennt
Das Panel hat einen integrierten KI-Assistenten, der mit deinen echten Daten antwortet, nicht mit Allgemeinheiten:
- „Wer ist gerade eingetragen?“
- „Mach mir den Monatsabschluss: Stunden von jedem im Vergleich zu seinem Vertrag“
- „Welche Urlaubsanträge habe ich noch zur Genehmigung?“
- „Welche Dokumente laufen in den nächsten 30 Tagen ab?“
Und wenn du ihn um eine Aktion bittest — eintragen, eine Abwesenheit beantragen — führt er sie nicht eigenständig aus: er lässt sie dir als Vorschlag, den du mit einem Klick genehmigst. Die KI bereitet vor; du entscheidest.
Die Brücke zu deinem Büro
Hier ist das Juwel. Wenn du mit einer externen Beratung arbeitest, wiederholt sich jeden Monat dasselbe Ritual: die Erfassung der Einstellungen, Abgänge, Abwesenheiten und Überstunden des Monats, das Schreiben der E-Mail, das Warten auf die Gehälter, das Weiterleiten eins nach dem anderen. Mit NAiOS Gestoría auf der anderen Seite verschwindet dieses Ritual: Am 25. generiert dein Unternehmen automatisch die Änderungen des Monats und übergibt sie deinem Berater innerhalb der Plattform; die Beratung berechnet die Gehälter mit ihrer gewohnten Software, lädt den Batch von PDFs einmal hoch, und dein Portal verteilt sie an jeden Mitarbeiter mit Empfangsbestätigung. Ein Zyklus, der eine Woche E-Mails dauerte, wird zu zwei Klicks.
Drei Möglichkeiten, es zu nutzen
Das Café mit Schichten. Acht Mitarbeiter, geteilte Schichten, Zeiterfassung auf Papier. Jeder Kellner stempelt von seinem Handy beim Kommen und Gehen; die Verantwortliche sieht das Tagespanel und genehmigt die Urlaubsänderungen von ihrem Gerät aus. Am Ende des Monats wird der Stundenbericht automatisch erstellt — und wenn eine Inspektion kommt, ist das Protokoll auf dem neuesten Stand, ohne dass dafür auch nur eine Minute aufgewendet wurde.
Das Büro, das remote arbeitet. Zwölf Personen in drei Städten. Die Urlaubsanträge werden über das Portal gestellt und erscheinen im gemeinsamen Kalender des Teams; die Gehaltsabrechnungen kommen mit Empfangsbestätigung ins Portal jedes Einzelnen; die Verträge und deren Verlängerungen sind im Aktenordner mit Ablaufbenachrichtigung gespeichert. Niemand fragt mehr „Wie viele Tage habe ich noch?“ — sie sehen es in ihrem Portal.
Das Unternehmen mit externer Verwaltung. Zwanzig Mitarbeiter und eine Beratung, die die Gehälter verwaltet. Früher: eine Excel-Tabelle mit Änderungen jeden Monat, Weiterleitungen von PDFs und das klassische „Hast du mir die Krankmeldung von Jordi geschickt?“. Jetzt: Die Änderungen werden am 25. automatisch generiert und übermittelt, und die Gehaltsabrechnungen gehen direkt ins Portal jedes Mitarbeiters. Der Verwalter und das Unternehmen sehen dasselbe, jeder von seiner Seite aus.
Der Start dauert fünf Minuten
Aktiviere das Modul, erstelle dein Unternehmen und melde dein Team an — manuell oder mit einem Anmeldeformular, das es automatisch erledigt. Jeder Mitarbeiter erhält seine Einladung zum Portal per E-Mail und kann ab dem ersten Tag stempeln. NAiOS HR gehört zur NAiOS-Plattform, zusammen mit dem CRM, dem ERP mit Verifactu, Tasks und Calendar — wenn du das vollständige Bild sehen möchtest, warum alles zusammen besser funktioniert als zehn separate Tools, findest du es in diesem Artikel.
