Eine Beratung, die vierzig Unternehmen betreut, lebt gleichzeitig in vierzig Welten: jeder Kunde mit seiner Umsatzsteuer, seinen Abzügen, seinen Gehaltsabrechnungen, seinem Papierordner und seiner ganz eigenen Art, die Dinge spät zu erledigen. Das tatsächliche Werkzeug der meisten Kanzleien bleibt dasselbe: die E-Mail, eine Excel-Liste mit Fälligkeiten, die jemand manuell pflegt, und das Gedächtnis des Partners, der alles weiß.
NAiOS Gestoría ist der Kontrollturm des Steuer- und Arbeitsberaters innerhalb von NAiOS: das gesamte Kundenportfolio auf einem Panel mit Ampel, ein Steuerkalender, der die Meldungen jedes Kunden eigenständig generiert, der automatisierte monatliche Arbeitszyklus mit den Unternehmen, die NAiOS HR nutzen, und ein KI-CopilotKI-CopilotIn Arbeitswerkzeuge integrierte KI-Assistenz, der dein Portfolio auswendig kennt.
Das Portfolio auf einen Blick
Jeder Kunde ist eine Karte: Name, NIF, steuerliches Profil (vierteljährliche oder monatliche Umsatzsteuer? Welche Modelle werden eingereicht?), und seine Verbindungen zum Rest der Plattform. Das Portfolio-Panel zeigt eine Ampel pro Kunde: grün, wenn alles aktuell ist, gelb, wenn Fälligkeiten bevorstehen, rot, wenn etwas bereits fällig ist. Vierzig Kunden, ein Blick, null Überraschungen.
Und hier gibt es eine wichtige Entscheidung zur Privatsphäre: Wenn dein Kunde seine Rechnungsstellung in NAiOS ERP führt, bittest du ihn nicht, dir irgendetwas zu exportieren — er lädt dich in seinen Raum ein und du siehst seine aggregierten Zahlen aus deinem Portfolio: ausstehende Zahlungen, Rechnungen des Quartals, Umsatzsteuer. Die Einladung wird vom Kunden kontrolliert, und wenn er dir eines Tages den Zugang entzieht, wird der Zugriff sofort unterbrochen. Seine Daten gehören ihm; du siehst sie, solange er es möchte.
Der automatisch generierte Steuerkalender
Das Herzstück des Moduls. Du definierst das steuerliche Profil jedes Kunden einmal — vierteljährlich, mit 303, 111 und 130, zum Beispiel — und das System generiert automatisch den Plan für das Jahr: jedes Modell, von jedem Kunden, mit dem tatsächlichen Fristdatum der AEAT. Der 303 des vierten Quartals bis zum 30. Januar, der 111 des vierten Quartals bis zum 20. Januar, der 347 im Februar, der 390 im Januar, die Körperschaftsteuer im Juli. Die steuerliche Warteschlange der Kanzlei zeigt alles an, was noch offen ist, geordnet nach Dringlichkeit, und das System benachrichtigt die zugewiesene Person sieben Tage vorher und am Vorabend.
Wenn du ein Modell einreichst, markierst du es als eingereicht und archivierst den Nachweis in der entsprechenden Karte — sodass jede Person in der Kanzlei den Nachweis des 303 des 2. Quartals von vor zwei Jahren in zehn Sekunden finden kann. Und wir sagen es klar: NAiOS Gestoría reicht nichts bei der AEAT für dich ein; es registriert, organisiert und archiviert. Die elektronische Einreichung bleibt deine, mit deinem Zertifikat und deinem Ermessen.
Dein Team, mit zugewiesenen Kunden
Lade die Mitarbeiter der Kanzlei ein und weise jedem seine Kunden zu: Jeder Mitarbeiter sieht nur sein Portfolio — seine Kunden, seine Fristen, seine Benachrichtigungen. Der Partner sieht alles; jeder Techniker sieht nur das Seine. Die feine Berechtigung, die eine echte Kanzlei braucht.
Der Arbeitszyklus, ohne das Ritual der E-Mail
Wenn dein Kunde NAiOS RRHH verwendet, wird das monatliche Ritual der Gehaltsabrechnungen von Anfang bis Ende automatisiert. Am 25. generiert das Unternehmen des Kunden automatisch seine monatlichen Änderungen — Einstellungen, Abmeldungen, Abwesenheiten, Stunden — und sie gelangen in deine Arbeitswarteschlange, nach Kunde sortiert, ohne dass jemand eine E-Mail schreibt. Du berechnest die Gehälter in deiner gewohnten Software (A3, Sage, was auch immer du verwendest: NAiOS berechnet keine Gehälter, und das ist eine bewusste Entscheidung), lädst das PDF-Paket einmal hoch, und das System ordnet sie nach DNI zu und verteilt sie an das Portal jedes Mitarbeiters des Kunden, mit Empfangsbestätigung, die du ebenfalls siehst. Du weißt, welcher Mitarbeiter sein Gehalt erhalten hat und welcher nicht, ohne zu fragen.
Kommunikation mit dem gesamten Portfolio
Ändert sich der Steuersatz? Steht das Quartalsende bevor? Der Circular-Button verfasst eine E-Mail für dein gesamtes Portfolio — oder die Kunden, die du auswählst — und speichert sie als Entwürfe in NAiOS Mail, einen pro Kunde. Nichts wird automatisch gesendet, niemals: Du überprüfst die Entwürfe und sendest sie von deinem E-Mail-Account. Es ist die goldene Regel der gesamten Plattform: Die Maschine bereitet vor, der Mensch entscheidet.
Das Quartalsblatt
Ein Klick und du hast in NAiOS Office das Quartalszusammenfassungsblatt für das gesamte Portfolio: eine Zeile pro Kunde mit seinem verknüpften ERP — Rechnungen, Verkaufsbasis, Umsatzsteuer, Vorsteuer und das Ergebnis der 303. Wenn du bei einem Kunden den Zugang verloren hast, sagt seine Zeile ehrlich („kein Zugang“) anstelle von sich einen Nullwert auszudenken. Das Foto des Quartals, das früher einen Morgen kostete, in Sekunden.
Mit allem anderen verbunden
Die steuerlichen Fristen erscheinen in deinem NAiOS Kalender, neben deinen Meetings: Am 20. Oktober siehst du die Chips der 303 jedes Kunden in deinem eigenen Kalender, und ein Klick bringt dich zur Steuerwarteschlange. Und wenn die Kanzlei NAiOS CRM verwendet, kreuzt die 360-Übersicht eines Unternehmens nach NIF mit deinem Portfolio und zeigt seine steuerliche Situation — nächste Frist, abgelaufene Modelle — zusammen mit seinen Rechnungen, Belegen und Gesprächen.
Der Copilot des Büros
Das Panel verfügt über einen KI-Assistenten, der mit deinem echten Portfolio arbeitet:
- „Was habe ich fällig oder kurz vor dem Fälligkeitsdatum?“
- „Mach mir die Zusammenfassung von Carburants: Profil, Fälligkeiten und wie läuft das Quartal?“
- „Bereite ein Rundschreiben vor, um alle Kunden über den Abschluss des 3. Quartals zu informieren“
- „Fordere die Arbeitsvariationen des Monats von den Kunden mit HR an“
- „Markiere den 303 des 2. Quartals der Klinik als eingereicht“
Die Anfragen werden sofort mit deinen Daten beantwortet. Die Aktionen — eingereicht markieren, Rundschreiben vorbereiten, Variationen anfordern — bleiben als Vorschläge, die du mit einem Klick genehmigst. In einem Büro, wo ein Fehler dem Finanzamt präsentiert wird, ist diese Pause kein Detail: es ist das Design.
Drei Möglichkeiten, es zu nutzen
Die Beratung von vierzig Kunden. Die Excel-Liste der Fälligkeiten wird pensioniert: der Steuerkalender wird automatisch erstellt und die Ampel zeigt jeden Morgen, wo man hinschauen soll. Jeder Techniker loggt sich ein und sieht sein zugewiesenes Portfolio; der Partner sieht das Gesamtbild. Die Belege leben nicht mehr in kreativen Netzwerkordnern.
Das Arbeitsbüro. Fünfzehn Kunden mit Gehaltsabrechnungen. Die Variationen kommen am 25. jedes Unternehmens, das NAiOS HR nutzt, automatisch; das PDF-Paket wird einmal hochgeladen und automatisch mit Empfangsbestätigung verteilt. Was früher die gefürchtete Woche des Monats war, wird zu einem Nachmittag.
Das Unternehmen, das seinen Berater einlädt. Es funktioniert auch umgekehrt: Wenn du dein Unternehmen in NAiOS führst, lade deine Kanzlei in dein ERP und dein HR ein. Dein Berater sieht deine Zahlen, ohne dass du ihm Exporte anfordern musst, deine Variationen kommen automatisch zu ihm, und deine Mitarbeiter erhalten ihre Gehälter in ihrem Portal. Du kontrollierst, was er sieht, und kannst den Zugang jederzeit sperren.
Der Start dauert fünf Minuten
Aktiviere das Modul, erstelle dein Büro, melde deine Kunden mit ihrem steuerlichen Profil an — und der Kalender des Jahres erscheint automatisch. Lade dein Team ein, weise ihnen Portfolios zu, und lass die Benachrichtigungen den Rest erledigen. NAiOS Kanzlei ist Teil der NAiOS-Plattform: das gleiche Haus, in dem das CRM, das ERP, Kalender und HR leben. Wenn du verstehen möchtest, warum eine integrierte Plattform zehn einzelnen Werkzeugen überlegen ist, erzählen wir es dir in diesem Artikel.
