Eine Werkstatt weiß, wann die erste Inspektion jedes verkauften Autos fällig ist. Eine Versicherungsgesellschaft weiß, wann jede Police abläuft. Eine Zahnarztpraxis, wann die jährliche Reinigung fällig ist; ein Feuerlöscherunternehmen, wann jede Wiederholungsprüfung abläuft; ein Manager, wann jeder Vertrag ein Jahr alt wird. Alle haben das Datum irgendwo notiert. Was fast niemand hat, ist Zeit zum Anrufen. Die Terminerinnerungen von NAiOS Kampagnen verwandeln diese Datenspalte in ein WhatsApp, das einige Tage vorher automatisch ankommt, mit dem Namen des Kunden und einem Link zur Buchung.
Eine Regel, keine hundert Erinnerungen
Es wird einmal im CRM-Bereich definiert: welches Segment von Datensätzen, welches Datumsfeld (das Datum der ersten Inspektion, das Ablaufdatum der Police, das Anmeldedatum), wie viele Tage im Voraus man benachrichtigen muss und der Text. Es gibt zwei Modi. „Vor dem Datum“ erinnert einmal, N Tage vor dem Datum, das im Datensatz steht. „Jahrestag“ erinnert jedes Jahr, N Tage bevor das Datum ein Jahr älter wird: die jährliche Inspektion, die Erneuerung, das „vor einem Jahr hast du uns besucht“.
Der Text enthält Variablen: Name, Vorname, Unternehmen, das Zieldatum im Format Tag/Monat/Jahr, der Reservierungslink und jedes benutzerdefinierte Feld des Datensatzes, mit einem alternativen Text, falls die Information fehlt. „Hallo Marta, die Inspektion deines Autos läuft am 28.10.2026 ab. Buche hier einen Termin“ ist eine einzeilige Vorlage.
Über WhatsApp, von deiner Nummer
Die Erinnerung wird über einen WhatsApp-Kanal von OmniChat gesendet, der dir gehört: die offizielle Nummer des Unternehmens mit von Meta genehmigten Vorlagen oder ein persönlicher WhatsApp-Account, der verbunden ist. Jede Option hat ihren Preis und ihr Risiko, und die Entscheidung liegt beim Unternehmen; die Regel funktioniert mit beiden gleich. Die Telefonnummer des Datensatzes wird automatisch mit der Vorwahl 34 ergänzt, wenn es sich um eine spanische neunstellige Nummer handelt; eine kürzere Nummer ohne Vorwahl wird weggelassen und dir mitgeteilt.
Nur an diejenigen, die du anschreiben kannst
Die Erinnerungen sind Nachrichten an Kunden, daher werden sie nur an Datensätze mit Zustimmung des Kunden oder ausdrücklicher Zustimmung gesendet. Ein Interessent ohne vorherige Beziehung erhält kein WhatsApp, nur weil ein Datum im Datensatz steht. Es gilt dieselbe Regel für Kanäle, die wir im Beitrag über LSSI und Zustimmung erklärt haben, angewendet auf WhatsApp.
Jede Sendung überprüfen oder sie alleine versenden
Mit „ich überprüfe jede Sendung“ gelangen die Tageserinnerungen in eine Warteschlange und werden versendet, wenn du Genehmigen drückst, einzeln oder alle zusammen. Mit „automatisch“ werden sie innerhalb der Regelzeiten von Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr standardmäßig automatisch versendet. Die Uhrzeit entscheidet, wann sie versendet werden, nicht was fällig ist: Wenn die Erinnerung auf einen Samstag fällt, wird sie trotzdem vorbereitet und am Montag früh versendet. Und wenn der Server einige Tage ausgeschaltet war, werden die fälligen Erinnerungen der letzten zwei Wochen wiederhergestellt, anstatt still zu bleiben.
Niemals zweimal
Eine Erinnerung pro Person und Zieltermin. Wenn die Sendung fehlschlägt, bleibt sie als fehlgeschlagen mit dem Fehler im Verlauf und wird nicht blind erneut versucht: Du korrigierst den Kanal und startest ihn erneut. Bevor du etwas aktivierst, zeigt „Vorschau 7 Tage“, wer die Erinnerung an jedem Tag erhalten würde, und wer nicht und warum, ohne jemanden zu benachrichtigen. „Test senden“ sendet eine einzige Nachricht mit Beispieldaten an die angegebene Telefonnummer.
Von der Tabelle zur Regel
Wenn die Daten heute in einer Tabelle leben, ist der Weg derselbe, den wir in Unternehmen in das CRM importieren beschrieben haben: Die Tabelle wird mit der Datums-Spalte als benutzerdefiniertem Feld importiert, ein Segment („verkaufte Autos im Jahr 2026“, „Hauspolicen“) wird gespeichert und die Regel wird darauf erstellt. Wenn sich die Tabelle ändert, wird sie im Aktualisierungsmodus erneut importiert und die neuen Daten werden automatisch in die Regel aufgenommen.
Für wen ist es
- Werkstätten und Autohäuser: Erstüberprüfung, jährliche Überprüfungen, TÜV.
- Versicherungsagenturen und Büros: Fälligkeiten von Policen, Vertragsverlängerungen, Fristen.
- Kliniken, Schönheitszentren und Tierarztpraxen: regelmäßige Überprüfungen, Impfungen, Reinigungen.
- Wartung und Installationen: gesetzlich vorgeschriebene Überprüfungen von Heizkesseln, Feuerlöschern, Aufzügen.
- Jedes Geschäft mit einem Datum im Datensatz und dem Wunsch, nicht anrufen zu müssen.
Im Chat genügt es zu fragen „Wie stehen meine Erinnerungen?“ um die Regeln, die nächsten sieben Tage und die gesendeten und fehlgeschlagenen Erinnerungen des letzten Monats zu sehen. Kein Chat-Tool sendet oder genehmigt: Das bleibt weiterhin dein Ding.
