Il est 9h02 un mardi. Un email arrive sur comercial@ : une entreprise à laquelle vous avez écrit la semaine dernière demande si vous pouvez lui montrer la plateforme jeudi. Trois personnes de l'équipe voient la notification en même temps. L'une d'elles ouvre le chat de NAiOS et écrit « résume-moi le dernier email de comercial@ et prépare-moi une réponse proposant jeudi à 11h ». Elle lit le brouillon, change une phrase, confirme. À 9h06, la réponse est partie depuis comercial@, le fil reste dans la boîte de réception pour les deux autres, et la séquence qui envoyait un suivi à cette entreprise s'est arrêtée toute seule. Personne n'a partagé de mot de passe par WhatsApp. C'est une boîte aux lettres d'entreprise dans NAiOS Mail.
Le problème de toujours avec info@ et comercial@
Presque toutes les petites entreprises ont un comercial@, un info@ ou un support@. Et presque toutes les gèrent de la même manière : le mot de passe circule par messages, il est lu par une seule personne qui devient un goulot d'étranglement, ou il est lu par trois sans savoir qui a répondu quoi. Quand cette personne est en vacances, la boîte aux lettres s'éteint. Quand elle quitte l'entreprise, il faut changer le mot de passe et prévenir tout le monde.
Dans NAiOS Mail, une boîte aux lettres pouvait déjà être à vous. Maintenant, elle peut aussi être de l'entreprise : une personne la connecte, tous ceux qui doivent l'utiliser y ont accès, chacun avec sa permission. Et comme c'est une boîte aux lettres de NAiOS, elle hérite de tout ce que Mail sait faire.
Connecter pour l'entreprise, en une minute
Dans Comptes → Ajouter un compte, celui qui administre une entreprise dans Entreprises voit une nouvelle option : « Boîte aux lettres : l'entreprise ». Cela fonctionne avec n'importe quel fournisseur avec IMAP et SMTP, Gmail, Outlook, IONOS ou le courrier de votre domaine. Les identifiants sont stockés de manière chiffrée et seuls ceux qui les ont saisis peuvent les voir ; le reste de l'équipe voit la carte avec l'étiquette « entreprise · Nom » et rien de plus. Si cette personne s'en va, celui qui administre l'entreprise change les identifiants et l'équipe ne s'en rend même pas compte.
Chacun avec sa permission, sans toucher à la boîte aux lettres
L'accès est décidé par l'entreprise, pas par la boîte aux lettres. Dans Entreprises → Membres, le profil de chaque personne indique ce qu'elle peut faire avec le courrier : avec Gestion, elle lit, répond et envoie comme cette boîte aux lettres ; avec Lecture seule, elle lit seulement ; éditer le compte, changer la signature ou le déconnecter est réservé à celui qui administre. C'est la même matrice de permissions que celle déjà utilisée par le CRM, l'ERP et le reste des modules, donc ajouter quelqu'un de nouveau dans l'entreprise ouvre la boîte aux lettres sans étapes supplémentaires, et le retirer la ferme.
Ce qu'une boîte aux lettres d'entreprise hérite de Mail
Voici la différence avec « partager le mot de passe du webmail ». La boîte aux lettres partagée n'est pas une boîte de plus : c'est un compte de NAiOS Mail, et tout ce que Mail fait avec votre e-mail, il le fait aussi avec commercial@.
Une boîte complète. Lire avec le HTML de l'expéditeur bien affiché, rédiger avec format, copie et copie cachée, pièces jointes, brouillons, dossiers et renvois. Les destinataires se complètent automatiquement avec ce que la propre boîte a appris, avec photo ou monogramme pour les reconnaître d'un coup d'œil.
Analyse avec IA qui lit vraiment. « Que me demande cet e-mail ? » prend en compte tout le fil et les pièces jointes : le PDF du devis, la feuille avec les données, la photo de la panne. Si nécessaire, il propose d'élargir avec une recherche web et vous décidez si vous le faites.
Gestion depuis le chat et depuis les agents. Lire, chercher, résumer, répondre, envoyer et renvoyer avec un langage naturel, sans ouvrir la boîte de réception. Un agent peut surveiller commercial@ et vous préparer chaque matin un résumé de ce qui est entré. Et une règle qui ne se négocie pas : répondre, envoyer ou renvoyer passe toujours par votre confirmation, même lorsque cela est proposé par un agent.
Avis sur ce qui compte. Chaque nouvel e-mail de la boîte aux lettres d'entreprise avertit tous ceux qui la partagent, une fois par e-mail, et avec un filtre de pertinence par IA qui sépare la proposition d'un client du bulletin d'un fournisseur.
Votre connaissance, dans la base de connaissances. Un fil important est sauvegardé dans la Knowledge Base d'un clic et à partir de là, il est recherché avec le reste de votre documentation : « Qu'est-ce que nous avons promis à cette entreprise en juillet ? » se répond tout seul.
Brouillons qui arrivent d'autres modules. Le CRM, l'ERP ou Campagnes laissent dans la boîte un e-mail préparé, avec la facture ou la proposition jointe, pour que quelqu'un de l'équipe le révise et l'envoie depuis commercial@.
Prospection depuis la boîte commerciale
C'est la raison pour laquelle nous l'avons construit. Lorsque une équipe fait de la prospection avec Campagnes, la question immédiate est de savoir depuis quelle adresse e-mail sortent les séquences. Si chaque commercial envoie depuis la sienne, les réponses se dispersent, la réputation du domaine dépend de trois boîtes aux lettres distinctes et personne ne voit l'ensemble. Avec une boîte aux lettres d'entreprise, dans un espace du CRM lié à l'entreprise, les séquences sortent par défaut depuis commercial@, et lorsque quelqu'un répond, l'avis parvient à tous ceux qui partagent la boîte. Celui qui est libre répond, depuis la même boîte, et la conversation reste là où tout le monde peut la voir.
Une séquence concrète peut continuer à sortir depuis un compte personnel si elle est choisie manuellement. Celui qui a seulement lecture de la boîte ne peut pas l'utiliser pour envoyer : Campagnes ne le lui permet pas. Et les limites par heure et par jour restent celles de la boîte, donc trois personnes ne triplent pas le rythme.
Variables de l'entreprise du contact
Au passage, les modèles de Campagnes ont gagné quelque chose que les équipes B2B demandaient : les champs personnalisés de la entreprise du contact, pas seulement ceux du contact. Si vous avez importé une liste d'entreprises avec leur province, leurs services ou un paragraphe de présentation écrit pour chacune, tout contact de cette entreprise l'utilise dans son e-mail avec une variable. Et les segments de contacts filtrent par ces mêmes champs : «contacts d'entreprises de Madrid qui offrent de l'intelligence artificielle» sont deux conditions.
Trois manières de l'utiliser
Une consultante qui prospecte. Cinq personnes, commercial@ connecté comme boîte de l'entreprise. Deux commerciaux avec Gestion, le reste en lecture. Ils importent une liste d'entreprises dans le CRM, sauvegardent des segments par province et service, et lancent la première séquence depuis commercial@ avec le texte qu'ils avaient déjà pour chaque entreprise. Chaque réponse avertit les deux ; celui qui est libre répond ; la direction voit l'entonnoir sans entrer dans la boîte de personne.
Un atelier avec info@. Les clients envoient des photos de la panne et le devis de l'assurance par e-mail. La boîte est celle de l'entreprise : la réception la lit, le chef d'atelier demande dans le chat «qu'est-ce qu'a la voiture du courrier de ce matin ?» et l'IA le raconte à partir des photos et du PDF. La réponse avec le rendez-vous sort depuis info@, et le fil est enregistré dans la fiche du client du CRM.
Un cabinet avec support@. Chaque demande d'un client entre par support@ et toute l'équipe la voit. Celui qui la prend la répond depuis la même boîte, l'archive dans le dossier de connaissances de ce client et, si nécessaire, crée la tâche avec un «passe-le à tâches pour jeudi». Lorsque le client revient à écrire trois mois plus tard, le chat se souvient de ce qui a été dit.
Phrases que l'on peut demander au chat
- «Qu'est-ce qui est arrivé aujourd'hui dans commercial@ qui mérite une réponse ?»
- «Fais-moi un résumé du fil avec cette entreprise et dis-moi ce qui est resté en suspens.»
- «Réponds depuis commercial@ en proposant jeudi à 11 heures.» Le chat prépare ; tu confirmes.
- «Transmets le devis de l'email d'hier au chef d'atelier.»
- «Sauvegarde ce fil dans la base de connaissances du client.»
- «Comment vont les réponses de la séquence de Madrid ?»
Ce qui ne change pas
- Les comptes personnels restent personnels. Rien de tout cela ne les touche.
- Celui qui a connecté la boîte aux lettres en reste le propriétaire : il peut la déconnecter ou changer les identifiants.
- Rien ne sort sans une personne derrière : ni le chat, ni un agent, ni une séquence n'envoient sans confirmation ou approbation.
- Ce que chacun lit ou laisse sans lire lui appartient : ouvrir un email ne le marque pas comme lu pour les autres.
Commencer prend cinq minutes
Connecte commercial@ ou info@ comme boîte aux lettres de l'entreprise, répartis les profils dans Entreprises → Membres et active les notifications. Avec ça, l'équipe peut déjà lire, répondre et envoyer depuis le même endroit. Si vous souhaitez également prospecter, l'étape suivante est un espace du CRM lié à l'entreprise et une séquence depuis commercial@. Et si vous préférez poser des questions avant de toucher à quoi que ce soit, le chat répond : « Que puis-je faire avec une boîte aux lettres d'entreprise ? ».
