Dans la plupart des PME, "RH" est un dossier d'Excel : un pour les vacances, un autre pour les heures, une boîte mail pleine de bulletins de salaire en PDF et un tiroir avec des contrats que personne ne sait quand ils expirent. Ça fonctionne jusqu'à ce que ça ne fonctionne plus : une inspection demande le registre des heures, un employé réclame des jours qu'il a déjà utilisés, ou le bulletin de salaire de mars est renvoyé à la mauvaise personne.
NAiOS RH est la couche de gestion du personnel de votre entreprise au sein de NAiOS : le dossier de chaque employé, le registre des heures, les vacances et absences, et un portail où chaque personne pointe et reçoit son bulletin de salaire avec accusé de réception. Tout est connecté avec le reste de la plateforme — le calendrier, les feuilles de calcul, les formulaires et le chat avec IA.
Ce que cela résout, pièce par pièce
Le dossier de l'employé, enfin au même endroit
Chaque employé a sa fiche : données de contrat, horaire hebdomadaire, poste, numéro d'identité et ses documents — contrat signé, diplômes, certificats médicaux. Les documents acceptent une date d'expiration, et le système avertit 30 jours avant qu'un certificat médical ou un document ne soit périmé. Fini de découvrir lors de l'audit que la formation sur les risques professionnels a expiré il y a huit mois.
Le registre des heures exigé par la loi
Depuis 2019, le registre quotidien des heures est obligatoire par la loi pour toutes les entreprises en Espagne (art. 34.9 du Statut des Travailleurs), et la moitié des PME le gèrent encore dans un modèle Excel qu'on remplit à la fin du mois de mémoire. Dans NAiOS RH, chaque employé pointe son entrée et sa sortie depuis son portail, avec un grand bouton qui fonctionne tout aussi bien sur mobile. Le gestionnaire voit en temps réel qui est pointé, le rapport mensuel calcule les heures de chaque personne par rapport à son horaire de contrat, et d'un clic, la feuille du mois est exportée vers NAiOS Office prête à être archivée ou envoyée.
Vacances et absences sans balles de courrier
L'employé demande ses vacances ou signale un arrêt depuis son portail ; le responsable l'approuve ou la refuse d'un clic — rien n'est approuvé automatiquement. Chaque personne voit son solde de jours à tout moment, et les absences approuvées apparaissent automatiquement dans NAiOS Calendar : quand quelqu'un va convoquer une réunion, il voit que Marta est en vacances avant de la convoquer, pas après.
Le portail de paie, avec accusé de réception
Les bulletins de paie en PDF sont téléchargés une fois — individuellement ou en lot — et le système les distribue à chaque employé en associant le DNI du nom du fichier avec son dossier. Chaque personne ne voit que les siens, les télécharge depuis son portail et laisse un accusé de réception, de sorte que l'entreprise sait qui a reçu quoi. Pas un PDF de plus par email, ni un bulletin de paie dans la mauvaise boîte de réception.
Et une décision de design que nous préférons te raconter nous-mêmes : NAiOS RH ne calcule pas les paies. Le calcul de la paie espagnole — conventions, bases de cotisation, IRPF, Sécurité Sociale — est le domaine de logiciels spécialisés que ton cabinet utilise déjà. NAiOS organise tout ce qui se passe autour de la paie, qui est là où l'on perd vraiment du temps, et laisse le calcul à ceux qui le font bien.
Recrutements par formulaire
Connecte un formulaire de NAiOS Forms avec ton entreprise et les recrutements arrivent automatiquement : la nouvelle personne remplit son nom, DNI, email et poste, et son dossier est créé automatiquement avec l'invitation à son portail envoyée. Si l'email appartient déjà à un employé actif, le système ne duplique pas : il t'avertit et ne touche à rien.
Un copilote qui connaît ton équipe
Le panneau dispose d'un assistant IA intégré qui répond avec tes données réelles, pas avec des généralités :
- « Qui est pointé en ce moment ? »
- « Fais-moi la clôture du mois : heures de chacun par rapport à son contrat »
- « Quelles demandes de congés ai-je en attente d'approbation ? »
- « Quels documents expirent dans les 30 prochains jours ? »
Et quand tu lui demandes une action — pointer, demander une absence — il ne l'exécute pas de son propre chef : il te la laisse comme proposition que tu approuves d'un clic. L'IA prépare ; tu décides.
Le pont avec ton cabinet
Voici le bijou. Si tu travailles avec un cabinet externe, chaque mois se répète le même rituel : rassembler les recrutements, départs, absences et heures supplémentaires du mois, écrire l'email, attendre les bulletins de paie, les renvoyer un par un. Avec NAiOS Gestion de l'autre côté, ce rituel disparaît : le 25, ton entreprise génère seule les variations du mois et les remet à ton conseiller dans la plateforme ; le cabinet calcule les bulletins de paie dans son logiciel habituel, télécharge le lot de PDFs une fois, et ton portail les distribue à chaque employé avec accusé. Un cycle qui était une semaine d'emails se transforme en deux clics.
Trois façons de l'utiliser
Le café avec des équipes de travail. Huit employés, équipes partagées, enregistrement des heures sur papier. Chaque serveur pointe depuis son mobile en entrant et en sortant ; la responsable voit le tableau du jour et approuve les changements de vacances depuis le sien. À la fin du mois, le rapport d'heures se génère tout seul — et si une inspection arrive, l'enregistrement est à jour sans avoir consacré une minute.
Le bureau qui travaille à distance. Douze personnes réparties sur trois villes. Les vacances se demandent depuis le portail et apparaissent dans le calendrier partagé de l'équipe ; les bulletins de salaire arrivent sur le portail de chacun avec accusé de réception ; les contrats et leurs renouvellements sont conservés dans le dossier avec un avis d'expiration. Personne ne demande plus « combien de jours me restent-ils ? » — ils le voient sur leur portail.
L'entreprise avec une gestion externe. Vingt employés et un cabinet qui gère les salaires. Avant : un Excel de variations chaque mois, renvois de PDFs, et le classique « m'as-tu passé l'arrêt de Jordi ? ». Maintenant : les variations se génèrent et se livrent toutes seules le 25, et les bulletins de salaire reviennent directement sur le portail de chaque employé. Le gestionnaire et l'entreprise voient la même chose, chacun de son côté.
Commencer prend cinq minutes
Active le module, crée ton entreprise et enregistre ton équipe — à la main, ou avec un formulaire d'inscription qui le fait tout seul. Chaque employé reçoit son invitation au portail par email et peut pointer dès le premier jour. NAiOS RH fait partie de la plateforme NAiOS, aux côtés du CRM, de l'ERP avec Verifactu, Tasks et Calendar — si tu veux la photo complète de pourquoi tout cela fonctionne mieux que dix outils séparés, tu la trouveras dans cet article.
