Il existe tout un métier — avocats, économistes, administrateurs judiciaires, gestionnaires de successions — dont le quotidien consiste à gérer de nombreux dossiers de nombreux clients en même temps. Et dans ce métier, il y a une peur qui n'est pas avouée à voix haute : le délai qui s'échappe. Une réponse qui était due hier, un recours calculé avec un jour férié local oublié, un mois d'août que quelqu'un a compté comme valable. Ce n'est pas une négligence administrative : c'est une responsabilité civile professionnelle.
NAiOS Cabinet est le module de la suite pour ce métier : le dossier complet, un moteur de délais qui montre toujours son calcul, la vérification des conflits d'intérêts à l'ouverture de chaque dossier, et la facturation qui transforme heures et jalons en un brouillon de facture de votre ERP. Tout cela avec la doctrine de la maison poussée à son extrême, car ici ce n'est pas un style : c'est une nécessité.
Chaque dossier, un véritable dossier
Un dossier de Cabinet a une référence autonuméroée par an (2026/001, 2026/002…), son type — judiciaire, concursal, extrajudiciaire, succession, travail, fiscal, commercial —, l'organe et le numéro de procédure si nécessaire, les parties et opposants avec leur NIF, les documents joints, la phase, le responsable… et le procès-verbal : un enregistrement immuable de tout ce qui se passe dans le dossier. Qui l'a ouvert, quel délai a été confirmé, quel conflit a été accepté et avec quelle justification. Quand dans deux ans quelqu'un demandera « pourquoi cela a-t-il été fait ? », la réponse se trouve dans le procès-verbal, pas dans la mémoire de quiconque.
Et une couche que les gestionnaires documentaires génériques n'ont pas : le secret professionnel au sein de l'équipe elle-même. Un dossier sensible est marqué comme restreint et seuls le propriétaire du cabinet, le responsable du dossier et les personnes autorisées peuvent le voir — même un administrateur n'y a pas accès. Il n'apparaît dans aucun listing, ni dans les agendas, ni dans le calendrier des autres.
Le délai ne s'affirme jamais : il se propose
Voici le cœur du module, et la décision de conception la plus importante. Lorsque vous créez un délai — à partir d'un modèle (réponse en procédure ordinaire, 20 jours ; recours de révision, 5 ; communication des créances du concours, un mois ; ISD de la succession, six mois…) ou sur mesure — le moteur calcule l'échéance avec les règles de vérité : jours ouvrables qui commencent à compter le jour suivant la notification, samedis, dimanches et jours fériés exclus, août non ouvrable en matière procédurale (et ouvrable en matière administrative, choisi par délai), les mois de date à date, et le report au premier jour ouvrable lorsque l'échéance tombe un jour non ouvrable.
Mais le résultat ne se donne pas pour bon tout seul. Le délai naît proposé, avec son calcul détaillé à la vue — « commence à compter le 8 septembre, saute 8 jours de week-end et 1 jour férié, règle de l'article 133.1 LEC » — et jusqu'à ce qu'une personne le confirme, elle n'avise personne. Confirmé, elle avertit le responsable du dossier au bout de sept jours et la veille de l'échéance, et cela s'affiche dans ton Calendar avec sa balance ⚖️. Les jours fériés sont des données de ta part : les nationaux sont déjà inscrits, les autonomiques s'ajoutent avec un pack d'un clic, et ceux de ton tribunal local, tu les maintiens — car un jour férié local mal chargé est exactement le type d'erreur que ce module existe pour éviter.
La boîte qui lit les notifications
Les notifications judiciaires arrivent sous forme de PDF — LexNET les exporte ainsi — et quelqu'un doit les lire, chercher le dossier et calculer le délai qu'elles ouvrent. La boîte de Bureau fait la partie mécanique : tu télécharges le PDF et elle extrait l'organe, le numéro d'autos, le type d'acte et la date de notification, elle suggère le dossier qui correspond aux autos et précharge le modèle du délai qui s'ouvre probablement. Une citation pour répondre propose la réponse dans les 20 jours ; un jugement de déclaration de faillite, la communication des créances.
L'honnêteté de toujours : l'extraction avec intelligence artificielle est étiquetée comme telle pour que tu la révises, un PDF scanné qui ne se laisse pas lire te le dit et te laisse remplir à la main, et rien ne se lie ni ne se calcule tout seul — tu choisis le dossier, tu acceptes le délai, et le délai arrive également comme proposition. Double clé.
Conflits d'intérêts, détectés à l'ouverture
Avant d'accepter une affaire, la question obligatoire : l'adversaire est-il notre client ? Le nouveau client est-il adverse dans une autre affaire de la maison ? Le Bureau croise NIF et nom normalisé contre tout le portefeuille et tous les adversaires du bureau — lors de l'enregistrement d'un client, à l'ouverture d'un dossier, à l'ajout d'un adversaire. S'il y a un conflit, il bloque et te montre où ; tu peux continuer à écrire une justification (consentement éclairé, matières sans lien) qui reste dans le procès-verbal pour toujours. Et si le conflit est avec un dossier restreint, il te dit seulement qu'il existe : le secret professionnel tient même lors du contrôle des conflits.
La minutage : de la minute au brouillon de facture
L'autre moitié du métier est de le facturer. Chaque dossier comporte ses parties de temps — minutes ou heures avec concept, avec le tarif horaire de chaque personne photographiée en notant, de sorte qu'augmenter les tarifs demain ne re-taxe pas le travail effectué hier —, ses jalons de montant fixe (« rédaction de demande, 1.200 € ») et ses provisions de fonds avec solde visible.
Lorsque vient le moment de facturer, un bouton : Préparer la facture ajoute le temps restant par personne et les jalons, et laisse un brouillon de facture dans votre ERP — avec le détail par lignes, la provision à compte rappelée dans les notes, et rien émis : vous le révisez et l'émettez vous-même, avec votre série, votre VeriFactu et votre numérotation habituelle. Le temps facturé reste marqué et immuable. Et le rapport de rentabilité du cabinet — heures non facturées, montants en attente et provisions par dossier — se crée comme feuille de calcul dans NAiOS Office d'un autre clic.
Un copilote avec double clé
Le copilote du cabinet répond avec vos données réelles : « Qu'est-ce qui arrive à échéance cette semaine ? », « Comment va mon portefeuille ? », « Quels dossiers ont une facturation en attente ? ». Et si vous lui demandez un délai, il ne le crée pas : il vous le laisse comme carte de proposition que vous approuvez d'un clic — et même ainsi, le délai naît proposé et vous le confirmez dans l'agenda. Dans le chat de NAiOS, c'est la même chose : les outils de Cabinet lisent et proposent, jamais ne confirment. Dans un module où l'erreur se mesure en responsabilité civile, le dernier mot revient toujours à une personne diplômée, pas à un modèle.
Écrits, tour de service et les détails du métier
Depuis la fiche du dossier, Générer un écrit crée dans Office une structure procédurale avec les données déjà transférées — en-tête à l'organe, dossiers, parties — pour la réponse, le recours en révision, la communication de créances ou un écrit générique, avec les espaces marqués pour rédiger (vous, ou le chat sur le document). Les affaires du tour de service sont marquées avec leur numéro de désignation et ont leur propre filtre. Et l'équipe fonctionne comme dans toute la suite : collaborateurs invités avec des permissions fines et clients assignés — chacun ne voit que ce qui le concerne.
Trois façons de l'utiliser
Le procéduraliste qui vit des délais
Un cabinet avec quarante affaires en cours télécharge chaque notification dans la boîte de réception dès qu'elle arrive. Le système l'associe au dossier, propose le délai, l'avocat le confirme avec le calcul devant lui — et à partir de là, l'agenda, la cloche et le Calendar fonctionnent seuls. Les lundis, la question au copilote est une : « Qu'est-ce qui expire cette semaine ? ».
L'économiste en redressement (avec le conseil à côté)
Une société de conseil comme celles qui ont déjà leur fiscal chez NAiOS Gestoría ouvre dans le Cabinet ses dossiers de redressement et de restructuration : communication des créances un mois après le BOE, incidents à dix jours ouvrables, provisions de fonds du débiteur avec solde à vue, et la facture au ERP lorsque le tribunal approuve les honoraires. Fiscal chez Gestoría, affaires dans le Cabinet, facturation dans le ERP : la même maison.
L'héritage qui dure quatorze mois
Un dossier d'héritage avec les cohéritiers comme parties, le délai de l'ISD à six mois proposé depuis le jour du décès (avec sa prolongation surveillée), les documents — certificats, actes, cahiers de partage — joints avec son procès-verbal, et les heures de chaque gestion notées pour que la facture finale ne laisse rien de côté.
Commencer prend cinq minutes
Comme tout chez NAiOS : entre dans le Cabinet, enregistre ton premier client, ouvre son dossier et crée le premier délai — le calcul détaillé t'apprend en dix secondes comment pense le moteur. Invite ton équipe quand tu veux, mets les tarifs quand il est temps de facturer, et télécharge la première notification dans la boîte de réception quand elle arrive. Si tu viens du papier ou d'Excel pour les délais, le changement n'est pas un outil : c'est pour mieux dormir.
Le Cabinet se lance avec la suite complète derrière : Gestoría pour le domaine fiscal, ERP pour facturer avec VeriFactu, Fichage pour l'enregistrement du temps de travail du propre cabinet — et une plateforme entière où l'assistant IA travaille avec tes données sans jamais décider à ta place. Ce qui est, au final, ce qu'un professionnel diplômé attend de son logiciel : qu'il fasse tout le mécanique et ne donne pas son avis sur ce qu'il signe.
