Ein Beratungsunternehmen, das auch Schulungen anbietet. Ein Physiotherapie-Betrieb, der Online-Kurse verkauft. Ein Geschäft, das zusätzlich Dienstleistungen erbringt. Viele Selbstständige und kleine Unternehmen stellen Rechnungen unter zwei IAE-Rubriken aus. Wenn es an der Zeit ist, die Rechnungsstellung in ein ERP zu übertragen, stellt sich immer dieselbe Frage: „Muss ich mein Unternehmen zweimal registrieren?“. Die Antwort lautet nein. Seit dieser Woche ermöglicht das ERP von NAiOS die Verwaltung mehrerer Aktivitäten innerhalb eines einzigen Unternehmens, jede mit ihrer eigenen Nummerierung, sowie den Export der Bücher und des Quartalsberichts aufgeschlüsselt nach den Wünschen Ihrer Steuerberatung.
Warum zwei Unternehmen ein Fehler sind
Die Versuchung ist verständlich: Wenn die Steuerberatung zwei Nummerierungen verlangt, „erstelle ich einfach zwei Unternehmen und fertig“. Aber die NIF ist dieselbe, die Umsatzsteuer ist dieselbe und die Verifactu-Kette ist dieselbe. Das Formular modelo 303 wird pro Person und nicht pro Rubrik eingereicht. Eine Verdoppelung des Unternehmens im ERP bedeutet doppelte Kundschaft, doppelte gemeinsame Ausgaben und das manuelle Zusammenrechnen von zwei Zusammenfassungen in jedem Quartal. Was Ihre Steuerberatung jedoch benötigt, ist das Ergebnis jeder Aktivität, da das Formular modelo 130 auf dem Ertrag der jeweiligen Aktivität basiert. Das heißt: ein Unternehmen, mehrere Aktivitäten, und jedes Dokument weiß, zu welcher es gehört.
Aktivitäten: eine pro Rubrik
Unter Mein Unternehmen → Aktivitäten legen Sie jede Aktivität mit ihrer IAE-Rubrik (777, 826…) an, dem Namen, unter dem Sie sie in Listen und Berichten sehen, und auf Wunsch mit einem eigenen Nummernkreis für Rechnungen und Angebote. Eine davon ist die Hauptaktivität: diejenige, die in jedem neuen Dokument und jeder neuen Ausgabe vorausgewählt wird. Wenn Sie nur eine Aktivität haben, werden Sie keinen Unterschied bemerken; das ERP verhält sich wie gewohnt.
Ab diesem Zeitpunkt ist jedem Angebot, jeder Rechnung und jeder Ausgabe eine Aktivität zugeordnet. Sie können diese im Dokument selbst ändern, auch bei bereits ausgestellten Rechnungen: Die Aktivität ist eine Klassifizierung, sie hat keinen Einfluss auf die Nummer, die Summen oder die Verifactu-Kette. Wenn Sie ein Angebot in eine Rechnung umwandeln, wird die Aktivität übernommen; ebenso bei einer Korrekturrechnung.
Die bisherige Nummerierung beibehalten
Wer von einer Steuerberatung oder einem anderen Programm wechselt, hat in der Regel für jede Aktivität eine laufende Nummerierung, beispielsweise im Format 2026/000005. Beim Ausstellen bestimmt die Aktivität den Nummernkreis, sodass jede Rubrik ihrer eigenen fortlaufenden Nummerierung folgt, ohne sich zu vermischen. Und jeder Nummernkreis hat sein eigenes Format: das Präfix, die nächste Nummer und die Anzahl der Stellen. Wenn Ihre letzte Rechnung die Nummer 2026/000005 hatte, erstellen Sie den Nummernkreis mit dem Präfix „2026/“, der nächsten Nummer 6 und sechs Stellen. Die erste Rechnung, die Sie ausstellen, erhält dann die Nummer 2026/000006. Wenn das Präfix auf einen Schrägstrich oder einen Bindestrich endet, schließt sich die Nummer direkt an; andernfalls wird sie wie gewohnt mit einem Bindestrich getrennt.
Eine Regel bleibt unverändert: Ein Nummernkreis geht niemals rückwärts. Sie können die nächste Nummer heraufsetzen, um dort fortzufahren, wo Sie aufgehört haben, aber Sie können nicht zurückgehen. Dies ist für eine lückenlose Nummerierung erforderlich.
Was Ihre Steuerberatung sieht
- Unter „Dokumente“ und „Ausgaben“ filtern Sie nach Aktivität, und unter „Berichte“ wählen Sie die Aktivitätsachse oder öffnen den Bericht Nach Aktivität.
- Die Quartalsübersicht zeigt die Aufschlüsselung nach Aktivität unterhalb des konsolidierten Ergebnisses. Das Formular modelo 303 bleibt ein einziges; das Ergebnis nach Aktivität ist dasjenige, das für das Formular modelo 130 verwendet wird.
- Die Bücher der ausgestellten und erhaltenen Rechnungen enthalten am Ende die Spalte Aktivität, ohne die Spalten zu verschieben, die Ihre Steuerberatung bereits kennt.
- Alles, was vor der Erstellung der Aktivitäten liegt, bleibt „nicht zugewiesen“, und die Option Zuweisen, was ohne Aktivität ist klassifiziert diese Dokumente gesammelt auf einmal.
Ein Beispiel: Start am 1. Oktober
Ein Beratungsunternehmen stellt Beratungsleistungen unter der Rubrik 777 und Schulungen unter der Rubrik 826 in Rechnung, und bisher führte seine Steuerberatung zwei separate Nummerierungen. Es möchte im vierten Quartal mit NAiOS starten, damit jedes Quartal vollständig in einem einzigen System abgebildet ist. Die Schritte sind vier: die beiden Aktivitäten erstellen, den Nummernkreis für jede Aktivität mit der jeweils nächsten Nummer und den zuvor verwendeten Stellen anlegen, die Hauptaktivität markieren und ab dem 1. Oktober Rechnungen und Ausgaben wie gewohnt erfassen. Am 31. Dezember lädt das Unternehmen die Bücher mit der Aktivitätsspalte und dem aufgeschlüsselten Quartalsbericht herunter und leitet sie genau so an die Steuerberatung weiter.
Was sich nicht ändert
- Ohne Aktivitäten funktioniert das ERP genau wie bisher.
- Der Nummernkreis bestimmt weiterhin die Nummer und die Verifactu-Kette; die Aktivität entscheidet lediglich, welcher Nummernkreis an der Reihe ist.
- Ein Unternehmen entspricht weiterhin einer NIF. Wenn Sie tatsächlich zwei Gesellschaften haben, handelt es sich in der Tat um zwei Unternehmen.
- Eine Aktivität, die noch nicht verwendet wurde, kann gelöscht werden. Wenn ihr bereits Dokumente zugeordnet sind, wird sie archiviert, und die klassifizierten Dokumente behalten ihre Aktivität bei.
Der Einstieg dauert zehn Minuten
Öffnen Sie das ERP, gehen Sie zu Mein Unternehmen → Aktivitäten und erstellen Sie die erste Aktivität mit ihrer Rubrik. Wenn Sie den Nummernkreis direkt aus der Aktivität heraus erstellen, tragen Sie die nächste Nummer und die bisherige Anzahl der Stellen ein. Wiederholen Sie dies für die zweite Aktivität, markieren Sie die Hauptaktivität und stellen Sie die nächste Rechnung aus. Wenn Sie bereits Dokumente aus diesem Jahr haben, ordnet die Option „Zuweisen, was ohne Aktivität ist“ diese an der richtigen Stelle zu. Und wenn Sie wiederkehrende Dienstleistungen in Rechnung stellen, erhalten die ab jetzt erstellten Rechnungen die Hauptaktivität, und Sie können diese bei Bedarf in der jeweiligen Rechnung ändern, falls eine andere Aktivität zutrifft.
