Verifactu ist nicht mehr „nächstes Jahr“
Seit 2026 erfordert die Rechnungsstellung in Spanien ein System, das den Vorschriften von Verifactu (Königliches Dekret 1007/2023) entspricht: die Gesellschaften ab dem 1. Januar und der Rest der Geschäfte — einschließlich Selbstständige — ab dem 1. Juli. In der Praxis verlangt die Norm drei Dinge, die eine Excel-Vorlage nicht bieten kann: dass jede Rechnung in einem unveränderlichen und verketteten Register bleibt (wenn jemand eine ändert, ist das erkennbar), dass das PDF einen QR-Code zur Überprüfung enthält, mit dem jeder sie bei der Steuerbehörde überprüfen kann, und dass die Korrektur eines Fehlers gesetzeskonform erfolgt — mit einer berichtigenden Rechnung, nicht durch Löschen und erneutes Drucken.
In der Zwischenzeit arbeitet die Hälfte der spanischen KMUs weiterhin mit dem Ordner „RECHNUNGEN 2026 FINAL“: schätzen, manuell korrigieren und jeden April die Eile mit der Buchhaltung. NAiOS ERP löst beide Probleme gleichzeitig — die gesetzliche Verpflichtung und das Chaos — und da es innerhalb von NAiOS lebt, versteht es sich mit deinem CRM, deiner E-Mail, deinem Kalender und deinen Dokumenten, ohne eine einzige Integration konfigurieren zu müssen.
Das Geld deines Unternehmens, innerhalb von NAiOS
Der vollständige Dokumentenzyklus
Budget → Bestellung → Lieferschein → Rechnung, mit Rückverfolgbarkeit zwischen ihnen: du akzeptierst ein Budget und es wird mit einem Klick zur Bestellung, die Bestellung zum Lieferschein, der Lieferschein zur Rechnung — jedes Dokument erinnert sich, woraus es entstanden ist. Solange ein Dokument Entwurf ist, kannst du es so oft bearbeiten, wie du willst; beim Ausstellen erhält es seine Seriennummer und bleibt für immer eingefroren. Die Serien gehören dir (FA-2026, PRES-2026, die du für jeden Dokumenttyp möchtest) und wechseln automatisch das Jahr, ohne Lücken zu hinterlassen: Am 1. Januar beginnt die Nummerierung neu.
Es gibt eine vollständige Rechnung (F1) für Kunden mit NIF und eine vereinfachte (F2) — der Kassenbon, ohne Kundendaten. Und wenn du einen Fehler bei einer ausgestellten Rechnung gemacht hast, erstellt der Button „Berichtigend“ die Gutschrift mit den negativen Zeilen und seiner eigenen Serie, wobei du den rechtlichen Typ wählst (R1 bis R5). Das System lässt dich nicht falsch machen: Eine Rechnung, die eine andere berichtiget, kann nur als berichtigend ausgestellt werden, und eine F1 erfordert einen Kunden mit NIF.
Verifactu serienmäßig, nicht als Notlösung
Jede ausgestellte Rechnung (und jede Stornierung) fügt einen Eintrag zu einer Kette mit kryptografischem Fingerabdruck SHA-256 hinzu: jedes Glied trägt den Fingerabdruck des vorherigen, sodass eine Änderung eines beliebigen Gliedes die Kette auf erkennbare Weise bricht. Der Abschnitt Audit des Moduls lässt dich diese jederzeit überprüfen und das Ereignisprotokoll des Systems einsehen. Das PDF jeder Rechnung wird mit seinem QR zur Überprüfung und der Legende VERI*FACTU ausgegeben.
Und wenn die Übermittlung an die AEAT aktiv ist, kümmert sich eine Warteschlange mit Wiederholungen um den Versand: deine Rechnung existiert, auch wenn die Agentur ausgefallen ist — die Übermittlung wird von der Ausstellung entkoppelt, wie es sein sollte.Katalog, der für dich arbeitet
Registriere deine Produkte, Dienstleistungen oder Stunden einmal — mit ihrem Preis, ihrer Mehrwertsteuer, ihrem Äquivalenzzuschlag, wenn du Einzelhändler bist, und ihrer IRPF-Einbehaltung, wenn du professionell bist — und vergiss es: Wenn du den Namen in eine Zeile des Dokuments schreibst, füllen sich Preis und Steuern automatisch aus. Wenn das Produkt eine Lagerkontrolle hat, sinkt der Bestand beim Rechnungsstellen, steigt mit den Wareneingängen, kehrt zurück, wenn du die Rechnung stornierst, und benachrichtigt dich per Glocke, wenn das Minimum erreicht ist, das du festlegst.
Kasse: Wer schuldet mir Geld?
Definiere deine Zahlungsbedingungen (30 Tage, 60, was auch immer dir passt) und jede Rechnung berechnet ihr Fälligkeitsdatum selbst. Registriere vollständige oder teilweise Zahlungen; wenn sie abgeschlossen ist, wird die Rechnung als bezahlt markiert. Der Bereich Kasse zeigt dir die offenen Posten mit den überfälligen markiert — und hier kommt das Neue: der Button „Reklamieren“. Pro Rechnung oder alle auf einmal, bereitet das ERP einen Entwurf einer E-Mail für jede überfällige Rechnung vor — mit der Nummer, dem Datum, dem offenen Betrag und deiner IBAN — und legt sie in den Entwurfsordner deines NAiOS Mail. Du überprüfst sie, passt sie an, wenn du möchtest, und sendest sie. Nichts geht von alleine, niemals.
Die Steuern und deine Buchhaltung, mit einem Klick
Der Bereich Steuern gibt dir das Quartal so, wie es das Modell 303 verlangt: Basis und Betrag getrennt nach jedem Mehrwertsteuersatz (21, 10, 4, Zuschlag separat), die gezahlte Mehrwertsteuer deiner Ausgaben, der resultierende Saldo und — wenn du Selbstständiger bist — der 130 orientierende des kumulierten Jahres. Die Bücher über ausgestellte und empfangene Rechnungen (deine Ausgaben, mit Anbieter und Rechnungsnummer) werden in CSV bereit für spanisches Excel oder als Tabellenblatt von NAiOS Office exportiert: bearbeitbar, exportierbar nach .xlsx und analysierbar mit der KI der Plattform. Orientierende Zahlen, immer — deine Buchhaltung hat das letzte Wort, aber sie kommt mit der Arbeit, die erledigt ist.
Multi-Unternehmen und Team
Betreibst du zwei Geschäfte? Eine Buchhaltung mit mehreren Kunden? Jedes Unternehmen lebt separat, mit seinen steuerlichen Daten, seinem digitalen Zertifikat (verschlüsselt, niemals im Klartext), seinen Serien und seiner eigenen Verifactu-Kette. Du wechselst das Unternehmen mit einem Selector und lädst dein Team mit Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten oder Verwalten ein.
Frag den Chat danach
Die KI von NAiOS bringt deine Zahlen, im Chat, im CopilotKI-CopilotIn Arbeitswerkzeuge integrierte KI-Assistenz des Moduls oder sogar über WhatsApp:
- „Wie viel habe ich in diesem Quartal fakturiert?“ → die tatsächliche Aufschlüsselung nach Umsatzsteuersatz, mit dem Saldo des 303.
- „Wer schuldet mir Geld?“ → die offenen Posten mit den überfälligen markiert.
- „Buch 40 € für Benzin“ → die Ausgabe wird mit der getragenen Umsatzsteuer erfasst.
- „Mach ein Angebot an Acme für die Wartung im August, 1.200 €“ → der Entwurf erscheint mit seinen Zeilen, bereit zur Überprüfung.
- „Fordere die überfälligen Rechnungen an“ → die Entwürfe der Forderungen landen in deinem Posteingang.
Und die alte Regel: eine Rechnung auszustellen, bestätigst du immer selbst. Der Copilot schlägt mit einer Karte vor und du genehmigst mit einem Klick; ein steuerliches Dokument wird nicht „rückgängig gemacht“, und hier wird nichts Steuerliches automatisch ausgeführt.
Drei Möglichkeiten, es zu nutzen (mit dem Rest von NAiOS, der unterstützt)
Der Selbständige. Eine freiberufliche Designerin fakturiert jedes Projekt in zwei Minuten: F1 mit ihrem 15% IRPF pro Zeile, Fälligkeit automatisch in 30 Tagen. Die Ausgaben notiert sie im Chat, sobald sie ankommen („notiere 89 € für das Schriftarten-Plugin, Umsatzsteuer 21“). Am 1. Tag jedes Quartals öffnet sie Steuern, schaut sich den 303 und den 130 an, lädt das Buch im CSV-Format herunter und schickt es an ihre Buchhaltung — 10 Minuten, wo früher ein Nachmittag nötig war. Ihre Kunden leben in NAiOS CRM, und wenn sich einer verspätet, wird die Forderung als höflicher Entwurf aus ihrem eigenen Posteingang versendet.
Der Laden und die Werkstatt. Ein Nachbarschaftsgeschäft mit Erstattungssatz: Ticket F2 für die Theke, F1 für die Unternehmen, die Waren abholen. Der Katalog kontrolliert den Bestand — der Verkauf wird abgezogen, der Wareneingang wird aufgefüllt, und die Glocke warnt, wenn die Teekisten unter fünf fallen. Die Bestellungen, die über WhatsApp eingehen (mit dem Kanal, der in OmniChat verbunden ist), enden in einer Rechnung, ohne die Anwendung zu wechseln, und am Ende des Quartals wird das Buch mit der Aufschlüsselung des RE, die die Buchhaltung benötigt, erstellt.
Das Dienstleistungsunternehmen mit Terminen und Support. Eine Klinik, eine Beratung, ein Büro: der in Bookly abgeschlossene Termin wird mit einem Knopfdruck zum Rechnungsentwurf; das abrechenbare Ticket von NAiOS Support ebenfalls. Die gewonnene Gelegenheit im CRM kommt bereits als Angebot, das Meeting lebt in NAiOS Calendar, die Arbeit in NAiOS Tasks und die Analyseblätter in NAiOS Office. Das Geld, die Beziehung und die Arbeit, am selben Ort — und die KI sieht alles zusammen.
Der Start dauert fünf Minuten
- 1. Öffne das ERP über das Modulmenü deines Chats: dein Unternehmen ist bereits erstellt.
- 2. Fülle in „Mein Unternehmen“ die steuerlichen Daten aus (Firmenname, NIF, Adresse) und, wenn du möchtest, deine IBAN und Zahlungsbedingungen.
- 3. Melde deine üblichen Produkte oder Dienstleistungen im Katalog an — oder überspringe das und schreibe die Zeilen von Hand.
- 4. Erstelle dein erstes Angebot oder deine erste Rechnung mit „Neues Dokument“, wähle den Kunden aus (die aus dem CRM erscheinen bereits) und stelle aus.
- 5. Das PDF mit QR-Code wird automatisch erstellt; sende es per E-Mail direkt aus dem Dokument.
Bereits verfügbar
NAiOS ERP ist in allen Plänen der Plattform enthalten. Die automatische Übermittlung von Aufzeichnungen an die AEAT wird aktiviert, sobald die Validierung in deiner offiziellen Testumgebung abgeschlossen ist — deine Verifactu-Kette wird währenddessen bereits mit jeder Rechnung, die du ausstellst, aufgebaut. Wenn du NAiOS noch nicht verwendest, beginne hier.
