Casi todas las pymes llevan la contabilidad igual: juntan facturas en una carpeta, se las pasan al gestor una vez al mes y él las teclea en su programa. Contabilidad parte de una observación sencilla: la suite de NAiOS ya sabe qué has facturado, qué has gastado y qué cobros han entrado por el banco. Con eso, el diario puede escribirse solo. Lo que no hace es asentar nada sin ti: cada asiento nace propuesto y lo contabilizas tú. Es el A3 o el ContaPlus de la casa, disponible hoy en todos los planes y en cada empresa del ERP.
De la factura al asiento sin teclear
El botón «Generar asientos» lee lo nuevo de tu empresa y lo convierte en asientos del Plan General Contable de pymes. Una factura emitida sale con la subcuenta de tu cliente, la venta, el IVA repercutido por tipos, con recargo de equivalencia si lo hay, y la retención si te la practican. Una rectificativa sale con los lados invertidos. Una factura anulada genera su asiento inverso, porque aquí nada se borra. Los gastos van a su cuenta, personalizable por proveedor, con el IVA soportado y la subcuenta del proveedor. Y cada cobro o pago conciliado en Tesorería hace su asiento contra la subcuenta del banco real por el que entró, cobros parciales incluidos.
El generador también corre solo cada hora y es idempotente: repetirlo jamás duplica un asiento. Los borradores del ERP no cuentan; solo lo emitido de verdad. Y una prueba de que cuadra: el IVA repercutido del resumen trimestral del ERP coincide con los saldos de las cuentas 477 al céntimo.
Tú contabilizas: de propuesto a contabilizado
Regla de la casa: nada se asienta solo. Todo asiento nace propuesto. Lo abres, ves sus líneas de debe y haber, y lo contabilizas, uno a uno o con «Contabilizar todo». Al contabilizar recibe su número de asiento del ejercicio y se vuelve inmutable. Corregir es un asiento inverso, nunca editar ni borrar. Una propuesta que no quieras se retira y no vuelve a proponerse sola.
Las subcuentas se crean solas al primer asiento: 4300 y siguientes por cliente, 4000 por proveedor, 5720 por banco, con su nombre, y no se reasignan nunca. Los ejercicios de año natural y sus doce periodos también se crean solos. Bloquear un mes impide contabilizar dentro, y renumerar un ejercicio reordena los números por fecha, con aviso si ya exportaste.
Nada se esconde: la bandeja de incidencias
Cuando algo no puede asentarse, no se fabrica un asiento cojo. Un descuadre en los datos de origen, una fecha sin ejercicio, un periodo bloqueado, un mapeo que falta o una factura que cambió después de contabilizarse aparecen en la bandeja de incidencias con su motivo. Se marcan resueltas cuando lo arreglas. Preferimos enseñarte el problema a esconderlo en un balance que no cuadra.
Balances, mayor y cuentas anuales en borrador
La pestaña Balances trae los tres informes clásicos sobre lo contabilizado, con opción de incluir propuestos como borrador: sumas y saldos con pie de cuadre y clic en cualquier subcuenta para abrir su mayor con saldo corrido, pérdidas y ganancias por epígrafes, y balance de situación con las cuentas 47x clasificadas por el signo de su saldo, como debe ser. Si no cuadra, lo dice en rojo. Todo se exporta a una hoja de Office con un clic.
También genera las cuentas anuales de pymes, balance y cuenta de pérdidas y ganancias con epígrafes, en una hoja marcada como borrador para revisarla con tu asesor antes del depósito. El formato oficial del Registro queda fuera a propósito: un borrador honesto vale más que un depósito a ciegas.
El cierre del ejercicio, con sus condiciones
Cerrar el ejercicio hace los tres asientos de siempre: la regularización de los grupos 6 y 7 contra la 129, el asiento de cierre que deja el balance a cero y la apertura inversa como asiento número uno del ejercicio siguiente, que se crea solo. Exige tres cosas sin excepción: todos los periodos bloqueados, cero propuestas y cero incidencias. El ejercicio cerrado es inmutable del todo. Y si un cierre se interrumpe a medias, relanzarlo lo completa sin duplicar nada.
Analítica e inmovilizado
Crea dimensiones como departamento, proyecto o tienda y etiqueta con ellas los apuntes de ingresos y gastos mientras el asiento está propuesto. Los gastos se etiquetan solos si asignas una dimensión a cada proveedor, y cada activo amortiza con la suya. La vista de analítica enseña el resultado por dimensión, y sumas y saldos y el mayor aceptan el filtro.
En Inmovilizado das de alta el activo con su tipo, que trae precargadas las cuentas de inmovilizado, amortización acumulada y dotación, el importe sin IVA y la vida útil en meses. La amortización lineal mensual se propone sola, con el pico de céntimos en la última cuota para que la suma sea exacta. La baja detiene la amortización y te recuerda que el asiento de venta o pérdida es tuyo, desde el asiento manual.
Para tu asesor, o para tu asesoría
Exportar descarga el diario contabilizado en dos formatos. El CSV contable, una fila por apunte con subcuenta, debe y haber, documento, base, tipo de IVA y NIF, lo importa cualquier programa contable español. El formato ContaPlus está en beta: valida la primera importación con tu versión antes de fiarte, porque el formato exacto varía y preferimos decírtelo. Y si tu asesoría trabaja ya en NAiOS con Gestoría, no hace falta exportar nada: quien ve tu ERP ve tu contabilidad, y quien edita, contabiliza.
Tres maneras de usarlo
La pyme con gestor externo. Un taller factura desde el ERP y concilia el banco en Tesorería. Cada lunes, el dueño abre Contabilidad, revisa las propuestas de la semana y las contabiliza en lote. El día 5 de cada mes exporta el CSV y se lo manda al gestor. Cero facturas retecleadas, cero «me falta la del proveedor X».
La asesoría que lleva cuarenta empresas. Cada cliente tiene su empresa en el ERP y su contabilidad encima. La asesoría entra, revisa las incidencias, contabiliza y saca sumas y saldos por cliente sin volcar nada a otro programa. El cierre del ejercicio se hace empresa por empresa, con las condiciones duras que evitan cerrar con algo colgando.
La empresa con tres tiendas. Tres dimensiones, una por tienda, y cada proveedor mapeado a la suya. Los gastos se etiquetan solos, la cuenta de resultados sale por tienda, y el inmovilizado de cada local amortiza contra su dimensión. La dirección ve qué tienda gana dinero sin una hoja de cálculo aparte.
Lo que no hace, dicho claro
No presenta nada en la AEAT ni sustituye a tu asesor: le da el trabajo hecho. El depósito oficial de cuentas y la amortización con prorrata por días quedan fuera. Los movimientos bancarios sin clasificar solo se proponen si lo activas, van contra la cuenta 555 y exigen reclasificarse antes de contabilizar. Y desde el chat solo se consulta: las herramientas de saldos y de pendientes son de lectura, porque un asiento no lo firma un agente.
Empezar lleva cinco minutos
Abre Contabilidad desde tu empresa del ERP, pulsa «Generar asientos» y mira lo que propone. Si tienes cobros conciliados en Tesorería, verás los asientos de banco con la subcuenta real. Contabiliza un lote, abre sumas y saldos y comprueba que cuadra. Si quieres ver cómo encaja con el resto del ciclo de una asesoría, aquí está el ciclo completo.
