Entre um gabinete de contabilidade e os seus clientes há um email eterno: «envie-me a escritura», «falta o registo de atividade», «o trimestre já foi entregue?». O Portal substitui-o por uma página do cliente, criada a partir da ficha da Gestoria ou do Despacho, onde o profissional pede documentação e decide que estado mostra. E com uma regra fixa: nada é visível por defeito. Disponível hoje em todos os planos.
Convidar é dar de alta
O profissional abre a ficha do cliente, prime «Portal do cliente» e o portal assume o seu nome, email e NIF. «Convidar o cliente» envia um link pessoal que caduca ao fim de catorze dias, reenviável e revogável. Se o cliente não tiver conta, cria-a nessa mesma página, gratuita, sem registos à parte nem passwords por telefone. Se já tiver uma com esse email, entra com ela e o portal associa-se sozinho. O email tem de coincidir: se entrar com outra conta, é recusado.
Um mesmo cliente que esteja na Gestoria e no Despacho partilha um único portal: cria-se a partir de ambas as fichas com o mesmo email e fundem-se. E cada reenvio emite um link novo que mata o anterior.
«Envie-me o registo de atividade e a escritura»: pedidos com quarentena
Um pedido tem título, detalhe opcional e, se o cliente for do Despacho, o processo onde o documento deve acabar. O cliente carrega o ficheiro, PDF, imagem, comprimido ou de escritório até 15 MB, e fica em quarentena: mais ninguém o vê até o profissional o rever. Validar dá-o por bom e, se tinha processo de destino, aterra sozinho nos ficheiros desse processo do Despacho, sem reencaminhar emails nem duplicar pastas. Rejeitar exige motivo: o cliente recebe-o e volta a carregar.
O cliente não descarrega o que carregou: vê nome e tamanho e pode voltar a carregar enquanto não estiver validado. E se o profissional perdeu o acesso ao processo de destino, a validação para e o ficheiro continua em quarentena.
O que o seu cliente vê decide-o você, bloco a bloco
Cada bloco de estado liga-se de propósito e em separado. E cada um tem a sua linha vermelha de série.
- Semáforo fiscal: verde, âmbar ou vermelho, próxima entrega e última entregue. Nunca valores, honorários, notas nem gestor atribuído.
- Processos: referência, título, estado e datas. Os restritos nunca aparecem, nem sequer como existentes. Nem horas, nem tarifas, nem diligências, nem notas internas.
- Faturas: número, data, estado e total das emitidas a partir do ERP. Sem custos, margens nem rascunhos.
- Assinaturas: só o contador de pendentes da Firma. Os links de assinatura vão por email.
- Marcações: o link de reserva que o profissional definir.
As leituras fazem-se com o acesso do profissional. Se lho revogarem na Gestoria ou no Despacho, esses blocos ficam vazios para o cliente automaticamente. O sigilo profissional não depende de alguém se lembrar de desligar algo.
Avisos nos dois sentidos
Pedido novo, documento carregado, validado ou rejeitado: cada passo avisa por email e pelo sino do NAiOS a quem lhe cabe. O profissional não vigia uma caixa de entrada; o cliente não pergunta se já o viram.
A porta para a sua própria empresa
A conta que o cliente cria é sua. A partir do mesmo portal pode ativar os módulos do seu próprio negócio quando quiser, faturação, tesouraria, contabilidade, o que precisar. E essa captação conta para o seu profissional. Um gabinete com cem clientes no portal tem cem empresas a um clique de trabalhar no NAiOS com ele.
Três maneiras de o usar
O gabinete no fecho de trimestre. Oitenta clientes, oitenta portais. O gabinete lança o mesmo pedido a todos: «faturas recebidas do trimestre». Cada cliente carrega o que é seu, o que chega mal é rejeitado com motivo, e o semáforo fiscal a verde diz ao cliente que já foi entregue, sem telefonemas.
O escritório de advogados com um processo vivo. O advogado pede a documentação do caso a partir da ficha do cliente e marca o processo de destino. O validado aterra no processo, o cliente vê o estado e as datas, e nunca vê as horas, a tarifa nem os processos restritos.
O cliente que cresce. Um cliente que entrou para carregar um formulário ativa o ERP para faturar e a Tesouraria para conciliar. O seu gabinete vê tudo a partir da Gestoria, e a captação fica atribuída a quem o convidou.
O que não faz, ainda
Nesta versão o portal é gerido por quem o criou, e os estados leem-se com o seu acesso; a delegação a outro membro do gabinete virá depois. Fechar um portal deixa de o mostrar ao cliente, mas os documentos entregues conservam-se: os validados já vivem no processo.
Começar leva cinco minutos
Abra a ficha de um cliente na Gestoria ou no Despacho, prima «Portal do cliente» e convide-o. Crie um primeiro pedido e ligue o bloco que quer que ele veja. Para ver o portal dentro do ciclo completo de um gabinete, aqui está o ciclo completo.
