Son las 9:02 de un martes. Entra un correo en comercial@: una empresa a la que escribisteis la semana pasada pregunta si podéis enseñarle la plataforma el jueves. Tres personas del equipo ven el aviso a la vez. Una de ellas abre el chat de NAiOS y escribe «resúmeme el último correo de comercial@ y prepárame una respuesta proponiendo el jueves a las 11». Lee el borrador, cambia una frase, confirma. A las 9:06 la respuesta ha salido desde comercial@, el hilo queda en la bandeja para los otros dos, y la secuencia que le enviaba un seguimiento a esa empresa se ha parado sola. Nadie ha compartido una contraseña por WhatsApp. Eso es un buzón de empresa en NAiOS Mail.
El problema de siempre con info@ y comercial@
Casi todas las empresas pequenas teñen un comercial@, un info@ ou un soporte@. E case todas xestionan igual: o contrasinal circula por mensaxes, o lee unha soa persoa que se converte en pescozo de botella, ou o len tres sen saber quen contestou que. Cando esa persoa está de vacacións, o buzón apágase. Cando marcha da empresa, hai que cambiar o contrasinal e avisar a todos.
En NAiOS Mail un buzón xa podía ser teu. Agora tamén pode ser da empresa: conéctao unha persoa, úsano todos os que deben, e cada un co seu permiso. E como é un buzón de NAiOS, herda todo o que Mail sabe facer.
Conectar para a empresa, en un minuto
En Contas → Engadir conta, quen administra unha empresa en Empresas ve unha opción nova: «Buzón de: a empresa». Serve calquera provedor con IMAP e SMTP, Gmail, Outlook, IONOS ou o correo do teu dominio. As credenciais gárdanse cifradas e só as ve quen as puxo; o resto do equipo ve a tarxeta coa etiqueta «empresa · Nome» e nada máis. Se esa persoa marcha, quen administre a empresa cambia as credenciais e o equipo nin se entera.
Cada un co seu permiso, sen tocar o buzón
O acceso decide a empresa, non o buzón. En Empresas → Membros, o perfil de cada persoa di que pode facer co correo: con Xestión lee, responde e envía como ese buzón; con Só lectura só lee; editar a conta, cambiar a sinatura ou desconectala queda para quen administra. É a mesma matriz de permisos que xa usan o CRM, o ERP e o resto de módulos, así que dar de alta a alguén novo na empresa ábrelle o buzón sen máis pasos, e dalo de baixa péchallo.
O que un buzón de empresa herda de Mail
Aquí está a diferenza con «compartir o contrasinal do webmail». O buzón compartido non é unha bandexa máis: é unha conta de NAiOS Mail, e todo o que Mail fai co teu correo fao tamén con comercial@.
Unha bandexa completa. Ler co HTML do remitente ben pintado, redactar con formato, copia e copia oculta, anexos, borradores, cartafoles e reenvíos. Os destinatarios complétanse automaticamente co que o propio buzón foi aprendendo, con foto ou monograma para recoñecelos dun vistazo.
Análise con IA que le de verdade. «Que me pide este correo?» ten en conta a conversa completa e os anexos: o PDF do orzamento, a folla cos datos, a foto da avaría. Se fai falta, propón ampliar cunha busca web e ti decides se a fai.
Xestión desde o chat e desde os axentes. Ler, buscar, resumir, responder, enviar e reenviar con linguaxe natural, sen abrir a bandexa. Un axente pode vixiar comercial@ e prepararche cada mañá un resumo do que entrou. E unha regra que non se negocia: responder, enviar ou reenviar sempre pasa pola túa confirmación, tamén cando o propón un axente.
Avisos do que importa. Cada correo novo do buzón de empresa avisa a todos os que o comparten, unha vez por correo, e cun filtro de relevancia por IA que separa a proposta dun cliente do boletín dun provedor.
O teu coñecemento, na base de coñecemento. Unha conversa importante gárdase na Knowledge Base cun clic e a partir de aí busca xunto co resto da túa documentación: «que lle prometemos a esta empresa en xullo?» respóndese só.
Borradores que chegan doutros módulos. O CRM, o ERP ou Campañas deixan no buzón un correo preparado, coa factura ou a proposta anexada, para que alguén do equipo o revise e o envíe desde comercial@.
Prospección desde o buzón comercial
Es la razón por la que lo construimos. Cuando un equipo hace prospección con Campañas, la pregunta inmediata es desde qué correo salen las secuencias. Si cada comercial envía desde el suyo, las respostas dispérsanse, a reputación do dominio depende de tres buzóns distintos e ninguén ve o conxunto. Cun buzón de empresa, nun espazo do CRM vinculado á empresa, as secuencias saen por defecto desde comercial@, e cando alguén responde, o aviso chega a todos os que comparten o buzón. O que estea libre contesta, desde o mesmo buzón, e a conversa queda onde todos a ven.
Unha secuencia concreta pode seguir saíndo desde unha conta persoal se se escolle a man. Quen só ten lectura sobre o buzón non pode usalo para enviar: Campañas non llo ofrece. E os topes por hora e por día seguen sendo do buzón, así que tres persoas non triplican o ritmo.
Variables da empresa do contacto
De paso, as plantillas de Campañas gañaron algo que os equipos B2B pedían: os campos personalizados da empresa do contacto, non só os do contacto. Se importaches un listado de empresas coa súa provincia, os seus servizos ou un parágrafo de presentación escrito para cada unha, calquera contacto desa empresa úsao no seu correo cunha variable. E os segmentos de contactos filtran por eses mesmos campos: «contactos de empresas de Madrid que ofrecen intelixencia artificial» son dúas condicións.
Tres maneiras de usalo
Unha consultora que prospecta. Cinco persoas, comercial@ conectado como buzón da empresa. Dous comerciais con Xestión, o resto lectura. Importan un listado de empresas ao CRM, gardan segmentos por provincia e servizo, e lanzan a primeira secuencia desde comercial@ co texto que xa tiñan para cada empresa. Cada resposta avisa aos dous; o que está libre contesta; a dirección ve o embude sen entrar no buzón de ninguén.
Un taller con info@. Os clientes mandan fotos da avaría e o orzamento do seguro por correo. O buzón é da empresa: a recepción léo, o xefe de taller pregunta ao chat «¿que ten o coche do correo desta mañá?» e a IA conta o que hai a partir das fotos e do PDF. A resposta coa cita sae desde info@, e o fío gárdase na ficha do cliente do CRM.
Un despacho con soporte@. Cada consulta dun cliente entra por soporte@ e a ve todo o equipo. Quen a colle respóndea desde o mesmo buzón, arquívaa na carpeta de coñecemento dese cliente e, se fai falta, crea a tarefa cun «pásalle isto a tarefas para o xoves». Cando o cliente volve escribir tres meses despois, o chat lembra o que se lle dixo.
Frases que se lle poden pedir ao chat
- «Que entrou hoxe en comercial@ que mereza resposta?»
- «Resúmeme o fío coa empresa e dime que quedou pendente.»
- «Contesta desde comercial@ propoñendo o xoves ás 11.» O chat prepara; ti confirmas.
- «Reenvía o orzamento do correo de onte ao xefe de taller.»
- «Garda este fío na base de coñecemento do cliente.»
- «Como van as respostas da secuencia de Madrid?»
O que non cambia
- As contas persoais seguen sendo persoais. Nada disto as toca.
- Quen conectou o buzón segue sendo o seu dono: pode desconectalo ou cambiar as credenciais.
- Nada sae sen unha persoa detrás: nin o chat, nin un axente, nin unha secuencia envían sen confirmación ou aprobación.
- O que cada quen le ou deixa de ler é seu: abrir un correo non o marca como lido para os demais.
Comezar leva cinco minutos
Conecta comercial@ ou info@ como buzón da empresa, reparte os perfís en Empresas → Membros e activa os avisos. Con iso o equipo xa le, responde e envía desde o mesmo sitio. Se ademais queredes prospectar, o seguinte paso é un espazo do CRM vinculado á empresa e unha secuencia desde comercial@. E se preferides preguntar antes de tocar nada, o chat responde: «que podo facer cun buzón de empresa?».
