Hay una mañana que se repite en miles de empresas de servicios: el día 1 llega y alguien se sienta a hacer, una por una, las mismas facturas del mes pasado. Mantenimientos, cuotas de soporte, alquileres, hosting, asesoramiento mensual. Cambia la fecha, cambia el número, todo lo demás es igual. El ERP de NAiOS tiene desde esta semana una respuesta para esa mañana: los servicios contratados. Se asigna el servicio a cada cliente una vez, y las facturas del periodo se preparan solas.
Contratar un servizo a un cliente
Todo comeza na ficha do cliente, co botón Contratar servizo. Escolles un produto ou servizo do teu catálogo e axustas o que faga falta: descrición, cantidade, prezo (cópiase do catálogo e cambialo aquí non toca o catálogo), periodicidade mensual, trimestral, semestral ou anual, o día de facturación entre o 1 e o 28, a data de inicio e, se a hai, a data de baixa.
Desde ese momento a ficha conta outra historia: a súa cota recorrente en equivalente mensual, o previsto a doce meses, a próxima factura e a lista de servizos co seu estado. Cada servizo ten o seu menú: editar, pausar e reanudar, ver os periodos xa facturados, dar de baixa ou eliminar se nunca chegou a facturarse.
Periodos naturais, sen prorrateos
Aquí tomamos unha decisión sinxela a propósito. Os periodos son os do calendario: o mes, o trimestre, o semestre ou o ano. O primeiro periodo é completo: se contratas o 15 de setembro un servizo mensual, a primeira factura é a de setembro enteira. O mesmo ao dar de baixa: o periodo en curso fáctúrase completo e despois o servizo remata só. É o que a maioría de contratos de servizos fan xa, e evita a discusión dos prorrateos a catro decimais.
Nada se emite só
Na data de facturación, ou uns días antes se configuras antelación, o ERP prepara un borrador por cliente con todos os seus servizos do periodo, ou un por servizo se prefires esa agrupación, e avísache pola campá: «Facturas recorrentes: N borradores listos». Os borradores levan a etiqueta «Recorrente · setembro 2026», non deixan cambiar o cliente por erro e revísanse como calquera outro documento.
La bandexa está en Facturas → Recorrentes: os borradores do período co seu total, quen está sen NIF, e as próximas facturas dos trinta días seguintes. Desde aí pódese Preparar agora se non queres esperar ao día, Emitir todos, Descartar un ou todos, e sacar unha folla de Office cos servizos e a previsión a doce meses.
Emitir todos fai o mesmo que emitir unha factura a man: numera na serie, rexistra en Verifactu e, se a tes activa, remite á AEAT. Por iso pide confirmación e por iso non se desfai: unha factura emitida só se anula ou se rectifica, como explicamos no post do ERP con Verifactu de serie.
A emisión automática existe, pero acendela ti
Para quen factura cotas idénticas cada mes e non quere nin revisar, en A miña empresa → Facturación recorrente pódese pasar de «borradores» a «emitir». O ERP o pon en vermello e pide unha segunda confirmación, porque a partir de aí as facturas emítense o día de facturación sen pasar polas túas mans. Con dúas salvagardas: esixe que os datos fiscais do emisor estean completos, e nunca emite en simplificada a un cliente sen NIF. Ese borrador queda agardando e avísate.
Énterase Tesouraría, e énterase o chat
As cotas contratadas entran na previsión de NAiOS Tesorería como cobros previstos, cada unha na súa data, na tarxeta «Cotas que cobras». E no chat podes preguntar «que servizos ten contratados este cliente?» ou «como van as recorrentes?», ou pedir «contrátalle o mantemento mensual a este cliente desde outubro»: o copilotIA CopilotAsistente de IA integrado en ferramentas de traballo prepárao e pídeche confirmación. Nunca xera nin emite facturas pola súa conta.
O que non fai, a propósito
- Non prorratea. Períodos completos, primeiro e último incluídos.
- Non factura dúas veces un mesmo período, nin aínda que o servidor se reinicie a medio da xeración ou dúas persoas pulsen «Preparar agora» ao mesmo tempo.
- Non emite soa salvo que ti o actives, e aínda así nunca a un cliente sen NIF.
- Non rexenera un período que descartaches: se o descartas, queda rexistrado e non volve aparecer.
Comezar leva dez minutos
Se xa tes clientes e catálogo, abonda con abrir tres ou catro fichas e contratarlles o que xa lles cobras. A ficha dirache no acto canto suman ao mes e cando toca a próxima. Se o teu negocio vive de cotas, é a diferenza entre unha xornada de facturas e media hora de revisión. E se ademais tes a factura electrónica no horizonte, todo isto xa sae preparado para a Lei Crea e Crece.
