Un atelier sait quand a lieu la première révision de chaque voiture qu'il a vendue. Une agence sait quand expire chaque police. Une clinique dentaire sait quand a lieu le nettoyage annuel ; une entreprise d'extincteurs sait quand expire chaque re-tamponnage ; un gestionnaire sait quand chaque contrat a un an. Tous ont la date notée quelque part. Ce que presque personne n'a, c'est le temps d'appeler. Les Rappels par date de NAiOS Campagnes transforment cette colonne de dates en un WhatsApp qui arrive tout seul, quelques jours avant, avec le nom du client et un lien pour réserver.
Une règle, pas cent avis
Elle est définie une fois par espace du CRM : quel segment de fiches, quel champ de date (la date de la première révision, l'expiration de la police, la date d'inscription), combien de jours avant il faut prévenir, et le texte. Il y a deux modes. « Avant la date » prévient une fois, N jours avant la date figurant sur la fiche. « Anniversaire » prévient chaque année, N jours avant que la date n'atteigne son anniversaire : la révision annuelle, le renouvellement, le « cela fait un an que tu nous as visités ».
Le texte contient des variables : nom, prénom, entreprise, la date cible au format jour/mois/année, le lien de réservation et tout champ personnalisé de la fiche, avec un texte alternatif si la donnée manque. « Bonjour Marta, la révision de ta voiture expire le 28/10/2026. Réserve un créneau ici » est un modèle d'une ligne.
Par WhatsApp, depuis ton numéro
Le rappel sort par un canal WhatsApp de OmniChat qui t'appartient : le numéro officiel de l'entreprise avec des modèles approuvés par Meta, ou un WhatsApp personnel connecté. Chaque option a son prix et son risque, et la décision appartient à l'entreprise ; la règle fonctionne de la même manière avec les deux. Le téléphone de la fiche se complète automatiquement avec le préfixe 34 s'il s'agit d'un numéro espagnol de neuf chiffres ; un numéro plus court sans préfixe est omis et cela te le dit.
Seulement à qui tu peux écrire
Les rappels sont des messages aux clients, donc ils ne sortent que vers des fiches avec consentement de client ou exprès. Un prospect sans relation préalable ne reçoit pas un WhatsApp simplement parce qu'il a une date sur la fiche. C'est la même règle de canaux que nous expliquons dans le post sur LSSI et consentement, appliquée à WhatsApp.
Vérifier chaque envoi, ou laisser sortir seuls
Avec «je vérifie chaque envoi», les rappels du jour entrent dans une file d'attente et sortent lorsque vous appuyez sur Approuver, un ou tous. Avec «automatique», ils sortent seuls dans le créneau horaire de la règle, du lundi au vendredi de 9 à 18 par défaut. L'horaire décide quand ils sortent, pas ce qui expire : si l'avis tombe un samedi, il est préparé de la même manière et sort le lundi au matin. Et si le serveur a été éteint quelques jours, il récupère ce qui a expiré entre-temps, jusqu'à deux semaines en arrière, au lieu de se taire.
Jamais deux fois
Un rappel par personne et date cible. Si l'envoi échoue, il reste comme échoué avec l'erreur dans l'historique et n'est pas réessayé à l'aveugle : vous corrigez le canal et le relancez vous-même. Avant d'activer quoi que ce soit, «Aperçu 7 jours» montre qui recevrait l'avis chaque jour, et qui ne le reçoit pas et pourquoi, sans écrire à personne. «Envoyer un test» envoie un seul message avec des données d'exemple au numéro de téléphone que vous indiquez.
De la feuille de calcul à la règle
Si les dates vivent aujourd'hui dans une feuille, le chemin est le même que celui que nous racontons dans importer des entreprises dans le CRM : la feuille est importée avec la colonne de date comme champ personnalisé, un segment est enregistré («voitures vendues en 2026», «polices d'assurance habitation») et la règle est créée à partir de cela. Lorsque la feuille change, elle est réimportée en mode mise à jour et les nouvelles dates entrent seules dans la règle.
Pour qui c'est
- Ateliers et concessionnaires : première révision, révisions annuelles, ITV.
- Courtiers et bureaux : échéances des polices, renouvellements de contrats, délais.
- Cliniques, centres esthétiques et vétérinaires : révisions périodiques, vaccins, nettoyages.
- Maintenance et installations : révisions obligatoires des chaudières, extincteurs, ascenseurs.
- Toute entreprise avec une date dans le dossier et l'envie de ne pas appeler.
Dans le chat, il suffit de demander «Comment vont mes rappels ?» pour voir les règles, les sept jours à venir et ce qui a été envoyé et échoué le mois dernier. Aucun outil de chat n'envoie ni n'approuve : cela reste le vôtre.
