Es gibt einen Unterschied zwischen der Aussage „Verifactu-konform“ und der tatsächlichen Überprüfung. Am 22. September 2026 verband sich das ERP von NAiOS mit einem echten digitalen Zertifikat eines Gruppenunternehmens mit der Testumgebung der spanischen Agencia Tributaria (AEAT), stellte eine Rechnung aus und die AEAT akzeptierte sie nach 33 Sekunden. Danach wurde sie storniert, und die AEAT akzeptierte auch die Stornierung. Dieser Beitrag beschreibt, was getestet wurde, was es für Sie bedeutet, wie es in drei Schritten aktiviert wird und warum all dies zu den übrigen Unternehmensmodulen von NAiOS passt.
Was genau geschah
Zuerst die Verbindungssonde: eine Abfrage des Webdienstes der AEAT mit dem Zertifikat des Unternehmens. Die Antwort traf in einer halben Sekunde ein und bestätigte auf einen Schlag vier Dinge: dass das Zertifikat gültig ist, dass die verschlüsselte Verbindung zwischen den Servern funktioniert, dass wir mit dem richtigen Server kommunizieren und dass die AEAT das Unternehmen hinter diesem Zertifikat erkennt. Dies ist die Überprüfung, die Sie früher nur durchführen konnten, indem Sie eine Rechnung ausstellten und die Daumen drückten.
Danach eine vereinfachte Rechnung über ein Euro. Bei der Ausstellung generierte das ERP seinen registro de facturación (Rechnungsdatensatz) mit der offiziellen huella (Hashwert), verkettete ihn als ersten Datensatz und übermittelte ihn. Die AEAT antwortete mit „Korrekt“ und übermittelte ihren código seguro de verificación (sicheren Verifizierungscode). Anschließend wurde diese Rechnung storniert: Der Stornierungsdatensatz, der mit der huella der Erstellung verkettet war, wurde ebenfalls akzeptiert. Umschlag, huella, Verkettung, Zertifikat und Server: alles live validiert, nicht in einem Simulator.
Warum es für Sie wichtig ist
Verifactu ist das System, mit dem die Agencia Tributaria möchte, dass Fakturierungsprogramme unveränderliche Datensätze für jede Rechnung erstellen und diese, sofern vom Benutzer aktiviert, sofort übermitteln. Die sociedades (spanische Kapitalgesellschaften) sind ab dem 1. Januar 2027 verpflichtet; die autónomos (spanische Selbstständige) und die übrigen Unternehmer ab dem 1. Juli 2027. Es bleibt noch Zeit, aber nicht mehr viel: Die meisten Programme, die heute mit Verifactu werben, haben noch nie einen Datensatz an die AEAT übermittelt. Bei NAiOS kann seit dieser Woche jedes Unternehmen das eigene System in fünf Minuten überprüfen, ohne steuerliche Auswirkungen und ohne von jemandem abhängig zu sein.
Wie es in drei Schritten aktiviert wird
- Laden Sie Ihr digitales Zertifikat unter „Mein Unternehmen“ hoch. Es ist dasselbe echte Zertifikat, das Sie im AEAT-Online-Büro (sede electrónica) verwenden, sei es ein Zertifikat für natürliche Personen, ein Vertreterzertifikat oder ein Siegelzertifikat; ein „Testzertifikat“ gibt es nicht. NAiOS öffnet es sofort: Wenn das Passwort falsch oder das Zertifikat abgelaufen ist, wird Ihnen dies direkt angezeigt. Zudem liest das System das Ablaufdatum, den Inhaber und den Typ direkt aus der Datei aus, da jeder Typ über einen anderen Server an die AEAT übermittelt wird. Die Datei wird verschlüsselt und verlässt die Plattform nie wieder.
- Testen Sie die Verbindung mit der AEAT. Ein Klick, eine Abfrage der Testumgebung, eine Antwort. Wenn etwas fehlschlägt, enthält die Meldung den genauen Wortlaut der Rückmeldung der Agencia Tributaria.
- Aktivieren Sie den Testmodus und stellen Sie eine Rechnung aus. Diese geht an die Testumgebung der AEAT, was keine steuerlichen Auswirkungen hat. Sobald die AEAT sie akzeptiert, wird der Produktivmodus für Ihr Unternehmen freigeschaltet. Vorher kann der Produktivmodus nicht aktiviert werden: Es handelt sich um eine kontrollierte Freigabe, nicht um ein einfaches Kontrollkästchen.
Ein Detail, das Sie schätzen werden: Die Testrechnung ist eine echte Rechnung in Ihrem Nummernkreis. Daher schlägt Ihnen die Modulanleitung vor, eine vereinfachte Rechnung über ein Euro ohne Kundenbezug auszustellen und diese anschließend zu stornieren. Die AEAT akzeptiert auch die Stornierung, und Ihre tatsächliche Rechnungsstellung wird mit der nächsten Nummer fortgesetzt. Und falls Sie sich eines Tages dazu entschließen sollten, die Übermittlung zu deaktivieren, bleiben das Zertifikat und die Akzeptanz erhalten: Sie können jederzeit zum Test- oder Produktivmodus zurückkehren.
Die Rechnung im Blick
Mit derselben Bereitstellung hat das ERP eine häufig an uns herangetragene Anfrage gelöst: die PDF-Vorschau vor dem Ausstellen zu sehen. Jeder Entwurf verfügt nun über eine Vorschau mit Wasserzeichen, jede Zeile in der Liste enthält ein PDF-Symbol und das Dokument öffnet sich direkt in NAiOS mit einem sauberen Dateinamen beim Download. Auf der ausgestellten Rechnung befinden sich der QR de cotejo (Verifizierungs-QR) und der Verifactu-Hinweis direkt unter den Gesamtsummen, wo der Kunde danach sucht.
Es ist kein Modul, es ist ein Ökosystem
Was das ERP von NAiOS so besonders macht, ist nicht nur die Tatsache, dass es Datensätze an die AEAT übermittelt. Es ist die Tatsache, dass es nicht allein steht. Die Unternehmensmodule von NAiOS teilen sich dasselbe Unternehmen, dieselben Benutzer sowie dieselben Daten und kommunizieren untereinander, ohne dass Daten exportiert oder importiert werden müssen:
- Das CRM ist das führende System für Kundendaten: Ein Kontakt oder ein Unternehmen im CRM ist der Empfänger der Rechnung, und eine ausgestellte Rechnung erscheint direkt in dessen Kundenakte.
- Das Kassensystem verkauft auf Basis des ERP-Katalogs mit all seinen Produktfamilien und Varianten, und jeder Beleg ist eine vereinfachte Rechnung mit dem entsprechenden registro de facturación (Rechnungsdatensatz) für Verifactu in einem eigenen Nummernkreis.
- Das Lager-Modul bucht den Bestand bei der Rechnungsstellung ab und schreibt ihn bei einer Stornierung wieder gut; das Treasury-Modul weiß, wer Ihnen Geld schuldet und was fällig ist; die Bücher und die Quartalsmeldungen werden direkt für die Steuerberatung vorbereitet.
- Eine E-Mail eines Kunden wird in ein Ticket im Support-Modul umgewandelt; eine Kampagne im Kampagnen-Modul basiert auf einem Segment aus dem CRM; die vertraglich vereinbarten Leistungen bereiten die monatliche Rechnung automatisch vor.
Und über allem steht der Chat. „Erstellen Sie ein Angebot für Acme über zwei Arbeitstage“, „Wie viel haben wir im Juli fakturiert?“, „Wer schuldet mir Geld?“: Der Assistent liest und bereitet vor, und er kann auch ein angenommenes Angebot in eine Rechnung umgewandelt. Mit einer unverhandelbaren Regel: Was Konsequenzen hat, geben Sie frei. Das Ausstellen einer Rechnung, das unumkehrbar ist und ab jetzt direkt an die AEAT übermittelt werden kann, erfordert immer eine Bestätigung auf dem Bildschirm. Das Gleiche gilt, wenn ein programmierter Agent agiert: Er kann die Informationen sammeln, die E-Mail entwerfen und die Rechnung vorschlagen, aber die Ausstellung wartet auf Ihre Freigabe. Dies ist die Arbeitsweise, die wir HITL, Human-In-The-Loop nennen, und mit Verifactu ergibt sie absolut Sinn: Die Automatisierung reicht bis vor die Tür von Hacienda (die spanische Steuerbehörde), aber wer sie durchschreitet, sind Sie.
Was als Nächstes kommt
Die tatsächliche Übermittlung an die AEAT wird eingerichtet, sobald das jeweilige Unternehmen dies entscheidet: Der Ablauf ist validiert und die Frist liegt im Jahr 2027, sodass genügend Zeit bleibt, um alles in Ruhe zu testen. Wenn Sie dies mit Ihrem eigenen Zertifikat ausprobieren möchten, erklärt die Anleitung des ERP von NAiOS Schritt für Schritt, wie Sie den Test durchführen, ohne Ihren Nummernkreis zu beeinträchtigen, und das Support-Team begleitet Sie direkt von der Plattform aus.
