Una consultora que també fa formació. Un fisioterapeuta que ven cursos en línia. Una botiga que a més presta serveis. Molts autònoms i petites empreses facturen sota dos epígrafs de l'IAE, i quan arriba el moment de passar la facturación a un ERP sorgeix sempre el mateix dubte: «he de donar d'alta el meu negoci dues vegades?». La resposta és no. Des d'aquesta setmana, l'ERP de NAiOS permet portar diverses activitats dins d'una sola empresa, cadascuna amb la seva numeració, i treure els llibres i el trimestre desglossats com els vol la teva gestoria.
Per què dues empreses és un error
La temptació és lògica: si la gestoria porta dues numeracions, «faig dues empreses i llestos». Però el NIF és un, l'IVA és un i la cadena de Verifactu és una. El modelo 303 es presenta per persona, no per epígraf, i duplicar l'empresa a l'ERP significa duplicar clients, duplicar despeses comunes i sumar a mà dos resums cada trimestre. El que sí que necessita la teva gestoria és el resultat de cada activitat, perquè el modelo 130 es basa en el que ha rendit cadascuna. És d'aquells casos: una empresa, diverses activitats, i que cada document sàpiga a quina pertany.
Activitats: una per epígraf
A La meva empresa → Activitats dones d'alta cada activitat amb el seu epígraf de l'IAE (777, 826…), el nom amb què la veuràs en llistats i informes i, si vols, la seva pròpia sèrie de factures i de pressupostos. Una d'elles és la principal: la que es precarrega a cada document i cada despesa nous. Si només tens una activitat no notaràs res; l'ERP es comporta com sempre.
Des d'aquest moment cada pressupost, cada factura i cada despesa porten la seva activitat. La canvies al propi document, també en factures ja emeses: l'activitat és una classificació, no toca el número ni els totals ni la cadena de Verifactu. En convertir un pressupost en factura, l'activitat viatja amb ell; en una rectificativa, també.
La numeració que ja portaves
Qui ve d'una gestoria o d'un altre programa sol tenir una numeració en marxa per cada activitat, del tipus 2026/000005. En emetre, l'activitat tria la sèrie, de manera que cada epígraf segueix la seva pròpia correlació sense barrejar-se. I cada sèrie té el seu format: el prefix, el següent número i quants dígits té. Si la teva última factura va ser la 2026/000005, crees la sèrie con el prefix «2026/», següent número 6 i sis dígits, i la primera que emetis sortirà com a 2026/000006. Si el prefix acaba en una barra o un guió, el número va enganxat; si no, se separa amb un guió, com sempre.
Una regla no canvia: una sèrie mai no retrocedeix. Pots avançar el següent número per continuar on ho vas deixar, però no tornar enrere. És el que exigeix la correlació sense buits.
El que veu la teva gestoria
- A Documents i a Despeses filtres per activitat, i a Informes tries l'eix d'activitat o obres l'informe Per activitat.
- El resum trimestral mostra el desglossament per activitat a sota del consolidat. El modelo 303 continua sent un; el resultat per activitat és el que serveix per al modelo 130.
- Els llibres de factures emeses i rebudes porten la columna Activitat al final, sense moure les columnes que la teva gestoria ja coneix.
- El que és anterior a crear les activitats queda «sense assignar», i Assignar el que està sense activitat ho classifica en bloc d'un sol cop.
Un exemple: començar l'1 d'octubre
Una consultora factura consultoria sota el 777 i formació sota el 826, i fins ara la seva gestoria li portava dues numeracions. Vol començar a NAiOS amb el quart trimestre perquè cada trimestre visqui sencer en un sol sistema. Els passos són quatre: crear les dues activitats, crear la sèrie de cadascuna amb el següent número que li toca i els dígits que utilitzava, marcar la principal i, a partir de l'1 d'octubre, introduir factures i despeses com sempre. El 31 de desembre es descarrega els llibres amb la columna d'activitat i el trimestre desglossat, i els passa a la gestoria tal com estan.
Què no canvia
- Sense activitats, l'ERP funciona exactament igual que fins ara.
- La sèrie continua manant en el número i en Verifactu; l'activitat només decideix quina sèrie toca.
- Una empresa continua sent un NIF. Si de debò tens dues societats, llavors sí que són dues empreses.
- Una activitat que encara no s'ha utilitzat es pot eliminar; si ja té documents, s'arxiva i el que s'ha classificat conserva la seva activitat.
Començar costa deu minuts
Obre l'ERP, entra a La meva empresa → Activitats i crea la primera amb el seu epígraf. En crear la sèrie des de la mateixa activitat, posa el següent número i els dígits que portaves. Repeteix amb la segona activitat, marca la principal i emet la següent factura. Si ya tenies documents d'aquest any, «Assignar el que està sense activitat» els col·loca on toca. I si factures serveis recurrents, les factures que es preparin a partir d'ara portaran l'activitat principal, i la canvies a la mateixa factura si en toca una altra.
