Les factures dels clients les fas tu i les controles tu. Les dels proveïdors arriben com arriben: un PDF al correu, a vegades en dòlars, a vegades des d'Irlanda o Estònia, a vegades d'un proveïdor que et cobra en quotes i a vegades d'un que et passa sis càrrecs petits a la targeta i una sola factura a final de mes. Fins ara, en gairebé qualsevol programa, algú d'administració teclejava cadascuna a mà. Aquesta setmana l'ERP de NAiOS ha tancat aquest circuit sencer, de la factura en PDF al pagament, amb una regla que es repeteix a cada pas: la intel·ligència artificial proposa, i la persona confirma.
Puja el PDF i revisa el que la IA ha llegit
A Diners, al costat d'«Apuntar despesa», ara hi ha un botó per a pujar la factura en PDF. L'ERP extreu el text del document, el passa al model i obre un diàleg amb el PDF a l'esquerra i la despesa proposada a la dreta: proveïdor, NIF, número de factura, data, base, IVA, retenció, total i venciment. Cada camp porta el seu grau de confiança; els que el model no té clars surten marcats perquè els miris abans. Si el NIF coincideix amb un proveïdor que ya tens, l'enllaça; si no, et proposa donar-lo d'alta. Si aquest número de factura ja està apuntat per a aquest proveïdor, avisa que és un duplicat, i si el mateix fitxer ja estava adjunt, ni tan sols ho repeteix.
El botó «Apuntar» només s'activa quan base més IVA menys retenció sumen el total. Si no quadra, el diàleg ho diu en viu i corregeixes el camp que toca. El PDF queda adjunt a la despesa, amb un clip a la fila i «Veure PDF» al seu menú, per a quan la gestoria o una inspecció demanin l'original. Els PDF escanejats sense capa de text, de moment, s'apunten a mà: l'ERP ho detecta i ho diu en comptes d'inventar-se xifres.
Dòlars, Irlanda i Estònia
Molts dels proveïdors d'una empresa petita ja no són d'aquí. El servei d'API que pagas en dòlars, la passarel·la de cobrament amb seu a Irlanda, l'eina que factura des d'Estònia. Amb aquestes factures passaven dues coses: l'import entrava com si fossin euros, i se li afegia un IVA que no existeix.
Ara, si el PDF ve en una altra moneda, l'ERP el converteix a euros al canvi del Banc Central Europeu de la data de la factura, guarda l'import original i el tipus aplicat en el concepte, i t'ho ensenya en un avís perquè ho vegis abans de confirmar. I si el NIF del proveïdor és d'un altre país de la Unió Europea, reconeix que es tracta d'un servei intracomunitari: marca la casella d'inversió del subjecte passiu, deixa l'IVA a zero i ho recorda a la fitxa del proveïdor per a la pròxima. Comptabilitat, per la seva banda, genera l'assentament amb l'IVA autorepercutit als dos comptes que tocan, perquè la despesa surti bé al diari encara que el proveïdor no t'hagi cobrat ni un cèntim d'impost.
La passarel·la de cobrament mereix un paràgraf propi, perquè és el cas que més embolicava: el client paga 175 euros, el banc en rep 170 y la diferència es reparteix entre la comissió d'aquesta transacció i altres comissions que la passarel·la agrupa. En registrar el cobrament d'una factura pots indicar les dues comissions per separat; l'ERP apunta cadascuna com a despesa del proveïdor de la passarel·la, cobra la factura sencera al client i porta al banc només el net, que és el que després quadra amb l'extracte. A final de mes arriba la factura de comissions de la passarel·la, amb inversió del subjecte passiu i sense IVA: l'ERP la reconeix en pujar-la i ofereix quadrar-la contra les comissions ja apuntades aquest mes, sense duplicar la despesa.
Pagar no sempre és pagar d'una vegada
Una factura de proveïdor d'1.990 euros que es paga en quotes mensuals de 180. Un proveïdor de servidors que fa càrrecs petits a la targeta al llarg del mes i envia una factura pel total el dia 30. Amb la despesa marcada com a pagada o no pagada, sense més, cap dels dos casos hi cabia.
Ara cada despesa té pagaments: registres el que has pagat, amb la seva data i el seu mitjà, i el pendent baixa. Pots fixar-li un pla de quotes per número o por import, amb la primera data i la periodicitat, i la llista et diu «quota 3 d'11, pagat 541 d'1.990». El mitjà de pagament ja no és un text lliure: tries entre els teus comptes i targetes, que l'ERP agafa de Tresoreria, i cada proveïdor pot tenir el seu habitual. I Tresoreria, que ja casava els moviments del banc amb les factures per import exacte, ara entén també els pagaments parcials: reconeix una quota, reconeix un càrrec petit d'un proveïdor conegut i el proposa contra la factura que té pendent, i en acceptar registra aquest pagament a l'ERP i Comptabilitat fa el seu assentament per a cadascun. L'extracte pot venir del banc, en Norma 43 o en CSV, o del full de càlcul que exporta la targeta.
Per a saber què toca, el bloc de pagaments a proveïdors agrupa el pendent per venciment: el que ja ha vençut, el d'aquesta setmana, el del mes, el de més endavant. El venciment surt del PDF, o del termini pactat amb el proveïdor, o el poses tu, fins i tot anterior a la data de la factura, que és el que passa quan has pagat per avançat amb la targeta i la factura arriba després.
Portar l'històric sense tornar a teclejar-lo
Canviar de programa a meitat d'any té un inconvenient conegut: les factures emeses fins avui viuen al sistema anterior. Ara pots importar l'històric des del llistat de vendes en PDF que exporta el teu programa de sempre. L'ERP llegeix el llistat, casa els clients amb els que ja tens per NIF o per nom, t'ensenya el resum, et demana el NIF dels que no coneix i et deixa marcar quins continuen pendents de cobrament. Les factures entren amb la seva numeració original en una sèrie a part, respectant dates i rectificatives, sense tocar la teva numeració actual i sense generar registres de facturació ni tocar Verifactu, perquè són factures que ja existien. En una empresa del grup van entrar així setenta factures i tres rectificatives d'un any sencer, amb la base imposable quadrada al cèntim, en una tarda.
I tot es pot preguntar
El copilotCopilot d'IAAssistent d'IA integrat en eines de treball de l'ERP veu ara tot l'anterior. Preguntes del tipus «què he de pagar aquesta setmana i a qui?», «dona'm la fitxa d'aquest proveïdor amb el pendent», «quines factures de setembre continuen sense cobrar?», «quant portem de comissions aquest mes?» o «a quin preu tenim l'hora de consultoria?» es responen amb les dades de la teva empresa. Les consultes s'executen al moment; qualsevol cosa que canviï dades, com contractar un servei a un client, es converteix en una proposta amb «Aplicar» i «Descartar». És la mateixa regla que al xat de NAiOS i als agents: la IA fa la feina, tu hi dones el vist i plau. Si vols el detall de per què ho fem així, el trobaràs a Com convertir la teva pime en una empresa HITL.
Per què això encaixa amb la resta
Res de l'anterior no és un mòdul nou: és el mateix ERP que ja ha passat la prova real de Verifactu amb l'AEAT, con la facturació recurrent i el cicle complet del document. Tresoreria casa el banc, Comptabilitat genera els assentaments, i la gestoria entra a l'empresa amb el seu propi accés i veu les mateixes despeses, amb els seus PDF adjunts. Tot això ha sortit en una setmana, a partir de factures reals d'una empresa del grup, i ja està disponible per a qualsevol empresa de la plataforma.
Si registres factures de proveïdor cada setmana, prova de pujar la pròxima en PDF. Si el model llegeix alguna cosa malament, corregeix el camp i apunta: la despesa que es desa és sempre la que tu has confirmat.
