Una consultora que también da formación. Un fisioterapeuta que vende cursos online. Una tienda que además presta servicios. Muchos autónomos y pequeñas empresas facturan bajo dos epígrafes del IAE, y cuando llega el momento de pasar la facturación a un ERP surge siempre la misma duda: «¿tengo que dar de alta mi negocio dos veces?». La respuesta es no. Desde esta semana, el ERP de NAiOS permite llevar varias actividades dentro de una sola empresa, cada una con su numeración, y sacar los libros y el trimestre desglosados como los quiere a túa xestoría.
Por que dúas empresas é un erro
A tentación é lóxica: se a xestoría leva dúas numeracións, «fago dúas empresas e listo». Pero o NIF é un, o IVE é un e a cadea de Verifactu é unha. O modelo 303 preséntase por persoa, non por epígrafe, e duplicar a empresa no ERP significa duplicar clientes, duplicar gastos comúns e sumar a man dous resumos cada trimestre. O que si necesita a túa xestoría é o resultado de cada actividade, porque o 130 apóiase no que rendeu cada unha. É dicir: unha empresa, varias actividades, e que cada documento saiba a cal pertence.
Actividades: unha por epígrafe
En Miña empresa → Actividades dás de alta cada actividade co seu epígrafe do IAE (777, 826…), o nome co que a verás en listados e informes e, se queres, a súa propia serie de facturas e de orzamentos. Unha delas é a principal: a que se precarga en cada documento e cada gasto novos. Se só tes unha actividade non notarás nada; o ERP comportase como sempre.
Desde ese momento cada orzamento, cada factura e cada gasto levan a súa actividade. A cambias no propio documento, tamén en facturas xa emitidas: a actividade é unha clasificación, non toca o número nin os totais nin a cadea de Verifactu. Ao converter un orzamento en factura, a actividade viaxa con el; nunha rectificativa, tamén.
A numeración que xa levabas
Quen vén dunha xestoría ou doutro programa adoita ter unha numeración en marcha por cada actividade, do tipo 2026/000005. Ao emitir, a actividade elixe a serie, así que cada epígrafe segue a súa propia correlación sen mesturarse. E cada serie ten o seu formato: o prefixo, o seguinte número e cantos díxitos leva. Se a túa última factura foi a 2026/000005, creas a serie con prefixo «2026/», seguinte número 6 e seis díxitos, e a primeira que emitas sae como 2026/000006. Se o prefixo remata nunha barra ou nun guion, o número vai pegado; se non, sepárase con guion, como sempre.
Unha regra non cambia: unha serie nunca retrocede. Podes adiantar o seguinte número para continuar onde o deixaches, pero non volver atrás. É o que esixe a correlación sen buratos.
O que ve a túa xestoría
- En Documentos e en Gastos filtras por actividade, e en Informes escolles o eixe de actividade ou abres o informe Por actividade.
- O resumo trimestral amosa o desglose por actividade debaixo do consolidado. O 303 segue sendo un; o resultado por actividade é o que serve para o 130.
- Os libros de facturas emitidas e recibidas levan a columna Actividade ao final, sen mover as columnas que a túa xestoría xa coñece.
- O anterior a crear as actividades queda «sen asignar», e Asignar o que está sen actividade clasifícao en bloque de unha vez.
Un exemplo: arrancar o 1 de outubro
Unha consultora factura consultoría baixo o 777 e formación baixo o 826, e ata agora a súa xestoría lle levaba dúas numeracións. Quere comezar en NAiOS co cuarto trimestre para que cada trimestre viva enteiro nun só sistema. Os pasos son catro: crear as dúas actividades, crear a serie de cada unha co seguinte número que lle toca e os díxitos que usaba, marcar a principal e, a partir do 1 de outubro, introducir facturas e gastos como sempre. O 31 de decembro descarga os libros coa columna de actividade e o trimestre desglosado, e pásaos á xestoría tal cal.
Que non cambia
- Sen actividades, o ERP funciona exactamente igual que ata agora.
- A serie segue mandando no número e en Verifactu; a actividade só decide que serie toca.
- Unha empresa segue sendo un NIF. Se de verdade tes dúas sociedades, entón si son dúas empresas.
- Unha actividade que aínda non se usou pódese eliminar; se xa leva documentos, arquívase e o clasificado conserva a súa actividade.
Comezar leva dez minutos
Abre o ERP, entra en Miña empresa → Actividades e crea a primeira co seu epígrafe. Ao crear a serie desde a propia actividade, pon o seguinte número e os díxitos que levabas. Repite coa segunda actividade, marca a principal e emite a seguinte factura. Se xa tiñas documentos deste ano, «Asignar o que está sen actividade» colócaos onde toca. E se factura servizos recorrentes, as facturas que se preparen a partir de agora levan a actividade principal, e cámbiala na propia factura se toca outra.
