Zwischen einer Beratung und ihren Kunden gibt es eine ewige E-Mail-Kommunikation: „Schick mir die Urkunde“, „Dir fehlt die IAE“, „Ist das Quartal schon eingereicht?“. Portal ersetzt dies durch eine Seite des Kunden, die aus der Akte von Gestoría oder von Despacho erstellt wird, wo der Fachmann Dokumente anfordert und entscheidet, welchen Status er anzeigt. Und mit einer festen Regel: Nichts ist standardmäßig sichtbar. Heute in allen Plänen verfügbar.
Einladen bedeutet, aktivieren
Der Fachmann öffnet die Akte des Kunden, klickt auf „Kundenportal“ und das Portal übernimmt seinen Namen, E-Mail und NIF. „Kunden einladen“ sendet einen persönlichen Link, der nach vierzehn Tagen abläuft, wieder sendbar und widerrufbar. Wenn der Kunde kein Konto hat, wird es auf dieser Seite kostenlos, ohne separate Registrierungen oder Passwörter per Telefon erstellt. Wenn er bereits mit dieser E-Mail ein Konto hat, loggt er sich damit ein und das Portal verknüpft sich automatisch. Die E-Mail muss übereinstimmen: Wenn er sich mit einem anderen Konto anmeldet, wird er abgelehnt.
Ein Kunde, der sowohl in Gestoría als auch in Despacho ist, teilt sich ein einziges Portal: Es wird aus beiden Akten mit derselben E-Mail erstellt und fusioniert. Und jede Weiterleitung erzeugt einen neuen Link, der den vorherigen ungültig macht.
„Lade mir die IAE und die Urkunde hoch“: Anfragen mit Quarantäne
Eine Anfrage hat einen Titel, eine optionale Detailbeschreibung und, wenn der Kunde von Despacho ist, die Akte, in der das Dokument enden soll. Der Kunde lädt die Datei, PDF, Bild, komprimiert oder Office-Dokument bis zu 15 MB hoch, und bleibt in Quarantäne: Niemand sonst sieht sie, bis der Fachmann sie überprüft. Validieren bedeutet, dass sie für gut befunden wird und, wenn sie ein Zielakten hatte, landet sie automatisch in den Dateien dieser Despacho-Akte, ohne E-Mails weiterzuleiten oder Ordner zu duplizieren. Ablehnen erfordert einen Grund: Der Kunde erhält dies und lädt erneut hoch.
Der Kunde lädt nicht herunter, was er hochgeladen hat: Er sieht den Namen und die Größe und kann erneut hochladen, solange es nicht validiert ist. Und wenn der Fachmann den Zugang zur Zielakte verloren hat, stoppt die Validierung und die Datei bleibt in Quarantäne.
Was dein Kunde sieht, entscheidest du, Block für Block
Jeder Statusblock wird absichtlich und separat aktiviert. Und jeder hat seine eigene rote Linie.
- Steuerampel: grün, amber oder rot, nächste Präsentation und zuletzt präsentierte. Niemals Beträge, Honorare, Notizen oder zugewiesene Bearbeiter.
- Akten: Referenz, Titel, Status und Daten. Die eingeschränkten erscheinen niemals, selbst wenn sie existieren. Weder Stunden, noch Tarife, noch Maßnahmen, noch interne Notizen.
- Rechnungen: Nummer, Datum, Status und Gesamtbetrag der ausgestellten Rechnungen seit dem ERP. Ohne Kosten, Margen oder Entwürfe.
- Unterschriften: nur der Zähler der ausstehenden von Unterschrift. Die Unterschriftslinks werden per E-Mail gesendet.
- Termine: der Reservierungslink, den der Fachmann angibt.
Die Lesungen erfolgen mit dem Zugang des Fachmanns. Wenn ihm in der Kanzlei oder im Büro die Berechtigung entzogen wird, bleiben diese Blöcke automatisch leer für den Kunden. Das Berufsgeheimnis hängt nicht davon ab, dass sich jemand daran erinnert, etwas auszuschalten.
Benachrichtigungen in beide Richtungen
Neue Anfrage, Dokument hochgeladen, validiert oder abgelehnt: jeder Schritt benachrichtigt per E-Mail und durch die Glocke von NAiOS, wer dran ist. Der Fachmann überwacht kein Postfach; der Kunde fragt nicht, ob es bereits gesehen wurde.
Die Tür zu seinem eigenen Unternehmen
Das Konto, das der Kunde eröffnet, gehört ihm. Vom selben Portal aus kann er die Module seines eigenen Geschäfts aktivieren, wann immer er möchte, Rechnungsstellung, Kassenwesen, Buchhaltung, was er braucht. Und diese Akquisition zählt für seinen Fachmann. Ein Büro mit hundert Kunden im Portal hat hundert Unternehmen, die mit einem Klick in NAiOS mit ihm arbeiten können.
Drei Möglichkeiten, es zu nutzen
Die Kanzlei am Ende des Quartals. Achtzig Kunden, achtzig Portale. Die Kanzlei sendet die gleiche Anfrage an alle: „Rechnungen, die im Quartal eingegangen sind“. Jeder Kunde lädt seine eigenen hoch, was falsch ankommt, wird mit einem Grund abgelehnt, und die Steuerampel in grün sagt dem Kunden, dass es bereits eingereicht wurde, ohne Anrufe.
Die Anwaltskanzlei mit einem aktiven Akten. Der Anwalt fordert die Dokumentation des Falls über die Kundenakte an und markiert das Zielakten. Das Validierte landet in der Akte, der Kunde sieht den Status und die Daten und sieht niemals die Stunden, die Tarife oder die eingeschränkten Akten.
Der Kunde, der wächst. Ein Kunde, der gekommen ist, um seine IAE hochzuladen, aktiviert das ERP zur Rechnungsstellung und das Kassenwesen zur Abstimmung. Seine Beratung sieht alles von der Kanzlei aus, und die Akquisition wird demjenigen zugeschrieben, der ihn eingeladen hat.
Was es noch nicht tut
In dieser Version wird das Portal von dem verwaltet, der es erstellt hat, und die Zustände werden mit seinem Zugang gelesen; die Delegation an ein anderes Mitglied der Kanzlei wird später kommen. Ein Portal zu schließen bedeutet, dass es dem Kunden nicht mehr angezeigt wird, aber die übergebenen Dokumente bleiben erhalten: die validierten leben bereits in der Akte.
Der Start dauert fünf Minuten
Öffne die Akte eines Kunden in der Kanzlei oder im Büro, klicke auf „Kundenportal“ und lade ihn ein. Erstelle eine erste Anfrage und aktiviere den Block, den du ihm zeigen möchtest. Wenn du das Portal im gesamten Zyklus einer Beratung sehen möchtest, hier ist der gesamte Zyklus.
