Ein Unternehmen mit dreitausend Datensätzen im CRM beschließt, mit externen Vertriebsmitarbeitern zu arbeiten, einen pro Region. Die Frage kommt am ersten Tag: „Wird jeder alle unsere Kunden sehen?“ Bis jetzt war die ehrliche Antwort ja, oder ein separates CRM für jeden einzurichten. Ab heute gibt es eine dritte Option: jeden Vertriebsmitarbeiter mit der Vorlage Vertriebspartner einladen, das Portfolio in Blöcken zu verteilen und jedem zu erlauben, im selben CRM nur seine Kunden zu sehen.
Das Problem, das CRM für externe Personen zu öffnen
Ein Vertriebsnetz wächst mit Agenten, Händlern oder provisionsbasierten Vertriebsmitarbeitern. Alle benötigen ein CRM: Anrufe protokollieren, Chancen bewegen, den nächsten Schritt festhalten. Aber fast kein Unternehmen möchte, dass ein externer Mitarbeiter das gesamte Portfolio sieht, es in eine Tabelle exportiert oder versehentlich tausend Datensätze importiert. Also endet man in einer von zwei Situationen: Der Mitarbeiter führt seine Kunden in seiner eigenen Excel-Datei, und das Unternehmen verliert die Sichtbarkeit, oder er erhält Zugang zu allem und drückt die Daumen.
In NAiOS wurde das CRM eines Unternehmens bereits mit dem Team seit Unternehmen geteilt, mit einem Level pro Modul: ansehen, bearbeiten oder verwalten. Was fehlte, war zu sagen über welche Datensätze. Das ist es, was jetzt kommt: der Umfang.
Was „nur das Eigene“ ist
Mit dem Umfang „nur das Eigene“ sieht eine Person im CRM des Unternehmens:
- Die Unternehmen, für die sie verantwortlich ist.
- Die Kontakte dieser Unternehmen und die Kontakte, für die sie verantwortlich ist.
- Ihre Chancen.
- Die Aktivitäten, Links und den Verlauf von allem Vorherigen.
Und die Regel, die es einfach macht: Was keinen Verantwortlichen hat, wird nicht angezeigt. Was der Mitarbeiter erstellt, bleibt immer unter seinem Namen; er kann niemanden als Verantwortlichen einsetzen und keine verwaiste Datensätze hinterlassen. Das Übertragen von Datensätzen ist Sache des Administrators.
Der Filter ist nicht nur in der Kundenliste. Er wird bei der Suche, im Datensatz (ein fremder Datensatz antwortet mit „Nicht gefunden“, ohne zu bestätigen, dass er existiert), im Pipeline und in der Prognose, in den Segmenten und deren Zählungen, in der Bewertung, im Dashboard, in Mein Tag, in den Massenaktionen und im CopilotKI-CopilotIn Arbeitswerkzeuge integrierte KI-Assistenz angewendet. Wenn der Mitarbeiter den Chat fragt: „Was habe ich diese Woche noch zu erledigen?“, kommt die Antwort nur aus seinen Datensätzen. Und wenn beim Erstellen eines Kontakts Duplikate außerhalb seines Zugriffs vorhanden sind, wird er darüber informiert, wie viele es gibt, aber niemals, welche.
Vorlagen: Einladen ohne Modul für Modul zu konfigurieren
Niemand möchte für jede Person Kästchen ankreuzen. Deshalb werden die Zugänge eines Unternehmens mit Vorlagen vergeben: Administrator, Management, Nur Lesen und seit heute Vertriebspartner. Letztere bietet genau eine Sache: das CRM, mit Bearbeitungsniveau und Reichweite „nur das eigene“. Ohne Export, ohne Import, ohne Änderungsprotokoll und ohne Kampagnen, die auf Segmenten des gesamten Raums arbeiten.
Die Vorlagen sind verknüpft: Wenn sich die Vorlage ändert, ändert sich der Zugang aller Personen, die sie verwenden, gleichzeitig, und wird im Unternehmensprotokoll vermerkt. Wenn eine Person etwas anderes benötigt, hat ihr Panel eine erweiterte Ansicht mit der Matrix Modul für Modul: Niveau, Reichweite und Einzelaktionen wie Exportieren, Importieren oder Massenänderungen. Wenn sie darauf zugreift, wechselt diese Person zu „Maßgeschneidert“ und folgt nicht mehr der Vorlage.
Ein Sicherheitsdetail, das wichtig ist, wenn das Unternehmen mehrere Administratoren hat: Wer verwaltet, ohne der Eigentümer zu sein, kann nur das geben, was er selbst hat. Er benennt keine Administratoren, gibt kein höheres Niveau als sein eigenes und gibt nicht „den gesamten Raum“ frei, wenn er nur das eigene sieht.
Das Portfolio auf einen Schlag verteilen
Da das, was keinen Verantwortlichen hat, nicht sichtbar ist, besteht der vorherige Schritt darin, es zu verteilen. Wenn du deine Datenbank aus einer Excel-Datei importiert hast, ist es normal, dass die meisten Datensätze noch keinen Verantwortlichen haben. Es gibt zwei Möglichkeiten, sie zuzuweisen:
- Durch Auswahl: in Kunden wählst du die Datensätze aus und verwendest die Aktion Verantwortlicher.
- Durch Segment: Wer verwaltet, speichert ein Segment, zum Beispiel „Unternehmen aus einer Provinz“, und weist alle seine Datensätze auf einmal einer Person zu, auch wenn es Hunderte sind.
Die Kontakte eines Unternehmens folgen ihrem Unternehmen: Wenn du das Unternehmen zuweist, sieht der Mitarbeiter auch seine Leute. Die Chancen hingegen haben ihren eigenen Verantwortlichen, und dieser hat das Sagen. Wenn eine andere Person eine Chance in einem Unternehmen des Mitarbeiters hat, sieht er sie nicht. Deshalb kann seine Prognose von der des Administrators abweichen, und das ist in Ordnung so.
„Warum sieht er das nicht?“
Die am häufigsten gestellte Frage, wenn es eingeschränkte Zugänge gibt, ist, warum jemand einen Datensatz nicht findet. Im Panel jeder Person gibt es zwei Hilfen:
Was er sehen wird fasst zusammen, was diese Person beim Betreten finden wird: im CRM, wie viele Unternehmen, Kontakte und Chancen.
Warum sieht er nichts? Gehe die Schritte eins nach dem anderen durch: ob er die Einladung angenommen hat, ob er das Modul hat, ob sein Plan es beinhaltet, ob der Raum mit dem Unternehmen verbunden ist. Und wenn du ihm eine konkrete Karte gibst, erklärt er dir den Grund, zum Beispiel „das Unternehmen hat keinen Verantwortlichen“, und bietet dir an, ihn verantwortlich zu machen – gleich dort.
Alles bleibt im Register
Der Reiter Unternehmensregister zeigt, wer was mit den Zugängen gemacht hat: Einladungen, Annahmen, Änderungen von Vorlagen oder Matrizen, Widerrufe und Änderungen an einer Vorlage, die deine Leute betroffen haben. Es wird 24 Monate lang aufbewahrt.
Und wenn eine Zusammenarbeit endet, widerrufen entfernt die Person sofort aus dem gesamten Unternehmen, schließt ihre offenen Verbindungen und fragt, an wen die Karten weitergegeben werden sollen, falls sie welche hatte. Die Karte bleibt bei niemandem.
Und die Provisionen, wenn es ein ERP gibt
Wenn das Unternehmen mit dem ERP von NAiOS rechnet und seine Vertriebsmitarbeiter registriert hat, kann es für jeden Mitarbeiter die Aktion Seine Provisionen ansehen aktivieren. In seinem CRM erscheint dann „Meine Provisionen“: seine, Monat für Monat, mit der Basis, dem Prozentsatz, dem Betrag und ob sie abgewickelt ist, ohne ins ERP einsteigen zu müssen. Abwickeln und neu berechnen bleibt Sache des Unternehmens. Keine Vorlage bringt das: es wird manuell, von Person zu Person aktiviert.
Drei Möglichkeiten, es zu nutzen
Ein Dienstleistungsunternehmen mit Agenten pro Provinz. Es importiert seine Unternehmensdaten, speichert ein Segment pro Provinz und weist jedes Segment seinem Agenten zu. Es lädt die Agenten als Handelsmitarbeiter ein. Jeder öffnet das CRM und findet seine Zone mit dem Hinweis „Nur deine Kunden“; die Geschäftsführung sieht die gesamte Pipeline und das Protokoll jeder Bewegung.
Ein Distributor mit Handelsvertretern auf Provision. Neben dem eingeschränkten CRM aktiviert es „Seine Provisionen ansehen“ für jeden Handelsvertreter. Die E-Mails am Ende des Monats, in denen gefragt wird, wie viel es gibt, sind vorbei: Jeder sieht es in seinem CRM, und das Unternehmen wickelt wie gewohnt über das ERP ab.
Eine Beratungsfirma, die einen zeitlich begrenzten Partner hinzufügt. Sie weist ihm drei konkrete Konten zu und lädt ihn ein. Wenn das Projekt endet, widerruft sie den Zugang und gibt die drei Konten an denjenigen zurück, der sie hatte. Im Register bleibt vermerkt, wann er eingetreten ist, was er gesehen hat und wann er gegangen ist.
Sätze, die man im Chat anfragen kann
- „Welche offenen Möglichkeiten habe ich und was ist der nächste Schritt für jede?“
- „Fasse die letzte Aktivität mit diesem Unternehmen zusammen.“
- „Erstelle einen neuen Kontakt in diesem Unternehmen mit dieser E-Mail.“ Steht auf deinen Namen.
- „Notiere, dass ich angerufen habe und am Dienstag erneut anrufen werde.“
- „Wie viele Kunden habe ich in der Angebotsphase?“
Was sich nicht ändert
- Wer bereits Zugang zum gesamten Bereich hatte, hat ihn weiterhin. Der Zugriff gilt nur für diejenigen, denen du ihn gibst.
- Ein Mitarbeiter behält sein eigenes persönliches CRM, wenn sein Plan dies umfasst; das der Firma ist separat.
- Tasks und Kalender filtern nicht nach Verantwortlichem: deshalb enthält die Vorlage „Vertriebspartner“ sie nicht.
- Nichts geschieht ohne eine Person dahinter: die Aktionen mit Wirkung erfordern weiterhin eine Bestätigung.
Der Start dauert fünf Minuten
Verteile das Portfolio mit der Aktion „Verantwortlicher“, entweder durch Auswahl oder nach Segment. Lade jeden Vertriebsmitarbeiter über Unternehmen → Personen mit der Vorlage „Vertriebspartner“ ein. Wenn er akzeptiert, öffne sein Panel und schaue „Was wird er sehen“, um zu überprüfen, ob er sieht, was er sehen sollte. Wenn etwas nicht passt, sagt dir „Warum sieht er etwas nicht?“ den Grund und wie du es beheben kannst.
