Una botiga de roba amb vuit-centes referències en un Excel. Una ferreteria que les famílies porten de cap. Un distribuïdor on el TPV i el programa de facturació tenen cadascun la seva llista de categories, i cap coincideix. Muntar un catàleg de veritat sempre ha estat la part avorrida de començar amb un ERP. El cap de setmana passat l' ERP de NAiOS i el TPV van rebre quatre entregues seguides que van justament d'això: famílies compartides, importació des del teu full de càlcul, variants de talla i color, i el TPV que les entén. Amb tot això, muntar el catàleg és qüestió d'una tarda.
Primera hora: famílies i subfamílies
Els articles s'agrupen ara en famílies i subfamílies, dos nivells, i són les mateixes per a l' ERP i per al TPV: un sol mestre. A Catàleg, l'arbre de l'esquerra filtra; el gestor de famílies els posa icona, color i ordre, i arxiva les que ja no facis servir; la fitxa de l'article tria la família amb un cercador; i marcant diversos articles apareix Moure a la família per reordenar el catàleg en bloc.
Si ja tenies catàleg, no cal refer res: l'antiga «categoria» de text es va convertir sola en famílies, i les categories que tenies al TPV es van unificar amb les de l'ERP. Quan hi va haver conflicte va guanyar la del TPV, i va quedar anotat. I a Informes apareix Vendes per família.
Segona hora: importar l'Excel
A Catàleg → Importar / exportar puges un CSV o un XLSX, tries un full de NAiOS Office o un fitxer de Coneixement. L'ERP reconeix les columnes tot sol (nom, SKU, EAN, preu, impost, família, proveïdor…) i, abans de tocar res, et mostra fila per fila què passarà: quins articles són nous, quins s'actualitzen perquè ja existien amb aquest SKU o aquest EAN, i quins tenen un error que convé corregir al full. Les famílies i els proveïdors que faltin es creen sols.
Confirmes, i si alguna cosa no era el que esperaves, qualsevol importació es pot revertir. Per al dia a dia, la plantilla CSV i l'exportació del catàleg tenen les mateixes columnes: exportes, edites a fora amb calma, tornes a importar, i només canvia el que hagis modificat.
Tercera hora: variants de talla i color
Una samarreta de quatre talles i tres colors no són dotze articles solts: és un article amb dotze variants. A Catàleg → Atributs defines els atributs i els seus valors (Talla: S, M, L, XL; Color: vermell, blau, negre). A la fitxa de l'article, Convertir en article amb variants i després Generar variants: marques els valors i es creen totes les combinacions amb un SKU automàtic.
Cada variant és un article normal, amb el seu preu, el seu estoc i el seu EAN, i hereta del pare la família, el tipus, els impostos, el proveïdor i la descripció. El pare no es ven: als documents i al TPV es trien les seves variants. Al catàleg el pare es plega i mostra el nombre de variants i l'estoc total; la seva fitxa mostra les variants i les vendes de l'any, i a Informes hi ha Vendes per variant. La importació també ho entén: amb les columnes «Article pare» més «Talla», «Color»… crea els pares, els atributs i les variants que faltin, de cop.
Quarta hora: el TPV ja ho sap
Les categories del TPV ara són les famílies de l'ERP. La primera vegada es migren soles, amb l'emoji i la classificació de cada article, i crear o editar una categoria al TPV la crea o edita a l'ERP. En pantalla, xips de famílies i, en triar-ne una amb subfamílies, una segona fila amb aquestes.
Un article amb variants és una sola targeta, amb el nombre de variants i el preu «des de». En tocar-la es tria la combinació amb xips per atribut, amb l'estoc de cada combinació a la vista i les exhaurides atenuades. Buscar pel SKU o l'EAN d'una variant, o passar el lector de codis, l'afegeix al tiquet directament, sense passar pel selector. L'emoji, el preferit i la foto del pare serveixen per a totes les seves variants.
El recorregut d'una tarda
- Famílies: crea l'arbre al gestor, amb icona i color. Cinc minuts si són poques; la resta es crearan soles en importar.
- Importació: descarrega la plantilla CSV, aboca-hi el teu full o puja el teu Excel tal com està, revisa la previsualització i confirma. Els articles amb talla i color van amb les columnes «Article pare» i els seus atributs.
- Revisió: recorre el catàleg per famílies, plega els pares, corregeix el preu o l'estoc d' alguna variant solta.
- TPV: obre la caixa i comprova els xips de famílies i les targetes amb «des de». Passa un codi de barres i mira que caigui al tiquet.
Què no canvia
- L'estoc, los preus i els impostos continuen vivint a cada article; les variants són articles.
- Emetre, cobrar i Verifactu no es tocan: el catàleg només és l'origen de les línies.
- Si no fas servir variants ni famílies, el catàleg continua sent la llista de sempre.
Tot això ja és a l'ERP i al TPV. Si el teu catàleg és gran, comença per la plantilla CSV: és la manera més ràpida de tenir-lo sencer, amb famílies i variants, abans de tancar la tarda.
