Tilitoimiston ja sen asiakkaiden välillä on ikuinen sähköpostirumba: ”lähetä minulle kauppakirja”, ”sinulta puuttuu elinkeinonharjoittajan tiedot”, ”onko tilikausi jo ilmoitettu?”. Portal korvaa tämän asiakassivulla, joka luodaan Gestorían tai Despachon kortilta käsin ja jossa ammattilainen pyytää asiakirjoja sekä päättää, mitä tilaa näytetään. Säännönmukaisesti mitään ei näytetä oletusarvoisesti. Saatavilla tänään kaikissa tilauksissa.
Kutsuminen on käyttöönotto
Ammattilainen avaa asiakaskortin, napsauttaa ”Asiakasportaali” (Portal del cliente), jolloin portaali ottaa käyttöön asiakkaan nimen, sähköpostiosoitteen ja y-tunnuksen / verotunnisteen (NIF). ”Kutsu asiakas” lähettää henkilökohtaisen linkin, joka vanhenee kahdessa viikossa, on uudelleenlähetettävissä ja peruttavissa. Jos asiakkaalla ei ole tiliä, hän luo sen samalla sivulla maksutta ilman erillistä rekisteröintiä tai puhelinsalasanoja. Jos hänellä on jo kyseisellä sähköpostiosoitteella tili, hän kirjautuu sillä sisään ja portaali linkittyy automaattisesti. Sähköpostiosoitteen on täsmättävä: jos hän kirjautuu toisella tilillä, kirjautuminen hylätään.
Sama asiakas, joka on sekä Gestoriassa että Despachossa, jakaa yhden ainoan portaalin: se luodaan molemmilta korteilta samalla sähköpostiosoitteella, jolloin ne yhdistetään. Jokainen uudelleenlähetys luo uuden linkin, joka mitätöi edellisen.
”Lataa minulle IAE ja kauppakirja”: karanteenissa olevat pyynnöt
Pyynnöllä on otsikko, valinnainen kuvaus ja, jos asiakas kuuluu Despachoon, se tapaus (expediente), johon asiakirjan on päädyttävä. Asiakas lataa tiedoston – PDF-tiedoston, kuvan, pakatun tiedoston tai toimistoasiakirjan – aina 15 Mt asti, ja se asetetaan karanteeniin: kukaan muu ei näe sitä ennen kuin ammattilainen tarkistaa sen. Hyväksyminen hyväksyy tiedoston, ja jos sillä oli kohdetapaus, se siirtyy suoraan kyseisen Despacho-tapauksen tiedostoihin ilman sähköpostien edelleenlähetystä tai kansioiden kahdentamista. Hylkääminen vaatii syyn: asiakas saa sen ja lataa tiedoston uudelleen.
Asiakas ei voi ladata lataamaansa tiedostoa takaisin: hän näkee nimen ja koon ja voi ladata sen uudelleen niin kauan kuin sitä ei ole hyväksytty. Jos ammattilainen on menettänyt pääsyn kohdetapaukseen, hyväksyminen keskeytetään ja tiedosto pysyy karanteenissa.
Päätät itse lohko loholta siitä, mitä asiakkaasi näkee
Jokainen tilalohko otetaan käyttöön tarkoituksella ja erikseen. Jokaisella niistä on myös oletuksena omat tiukat rajansa.
- Veron tila: vihreä, keltainen tai punainen, seuraava ja viimeisin ilmoitus. Ei koskaan summia, palkkioita, muistiinpanoja tai määritettyä vastuuhenkilöä.
- Asiat: viite, otsikko, tila ja päivämäärät. Salassa pidettävät eivät näy koskaan, eivät edes olemassa olevina. Ei tunteja, ei hintoja, ei toimenpiteitä eikä sisäisiä muistiinpanoja.
- Laskut: ERP-järjestelmästä luotujen laskujen numero, päivämäärä, tila ja loppusumma. Ei kuluja, katteita eikä luonnoksia.
- Allekirjoitukset: vain Firma-toiminnon odottavien laskuri. Allekirjoituslinkit lähetetään sähköpostitse.
- Ajanvaraukset: asiantuntijan määrittämä varauslinkki.
Tiedot haetaan asiantuntijan käyttöoikeuksilla. Jos käyttöoikeus peruutetaan taloushallinnossa tai toimistossa, kyseiset lohkot tyhjenevät asiakkaan näkymässä automaattisesti. Vaitiolovelvollisuus ei ole kiinni siitä, muistaako joku sammuttaa jonkin asian.
Ilmoitukset molempiin suuntiin
Uusi pyyntö, ladattu, hyväksytty tai hylätty asiakirja: jokaisesta vaihteesta ilmoitetaan sähköpostitse ja NAiOS-kellon kautta sille, kenelle kuuluu. Asiantuntija ei päivystä postilaatikkoa; asiakas ei kysele, onko asiaa jo katsottu.
Ovi omaan yritykseen
Neuvolaseurantaa tai -neuvontaa saavan asiakkaan uusi tili on hänen omansa. Hän voi aktivoida oman yrityksensä moduulit suoraan portaalista milloin haluaa – laskutuksen, kassavirran, kirjanpidon tai mitä ikinä tarvitseekaan. Tämä asiakashankinta lasketaan mukaan asiantuntijan tilastoihin. Tilitoimistolla, jolla on sata asiakasta portaalissa, on sata yritystä vain napsautuksen päässä NAiOS-yhteistyöstä.
Kolme käyttötapaa
Tilitoimisto neljännesvuositilinpäätöksessä. Kahdeksankymmentä asiakasta, kahdeksankymmentä portaalia. Tilitoimisto lähettää saman pyynnön kaikille: ”vuosineljänneksen saapuneet laskut”. Jokainen asiakas lataa omat laskunsa, virheelliset hylätään perustelujen kera, ja vihreä veron tila kertoo asiakkaalle ilman puheluita, että ilmoitus on tehty.
Asianajotoimisto ja aktiivinen toimeksianto. Asianajaja pyytää tapauksen asiakirjoja asiakkaan tiedoista ja merkitsee kohdeasian. Hyväksytyt asiakirjat tallentuvat asiaan, asiakas näkee tilan ja päivämäärät eikä näe koskaan tunteja, hintaa tai salassa pidettäviä asioita.
Kasvava asiakas. Asiakas, joka tuli mukaan hoitamaan elinkeinonharjoittajan veroilmoituksia, ottaa käyttöön ERP-järjestelmän laskutusta varten ja kassavirran hallinnan täsmäytystä varten. Hänen tilitoimistonsa näkee kaiken Gestoría-näkymän kautta, ja asiakashankinta merkitään sille, joka hänet kutsui.
Mitä se ei vielä tee
Tässä versiossa portaalia hallinnoi sen luonut henkilö, ja tilat luetaan kyseisen käyttäjän oikeuksilla; tehtävien siirto toiselle toimiston jäsenelle tulee myöhemmin. Portaalin sulkeminen poistaa sen asiakkaan näkyviltä, mutta toimitetut asiakirjat säilytetään: validoidut ovat jo tallessa asiakirjavihkossa.
Alkuun pääsy vie viisi minuuttia
Avaa asiakkaan tiedot Gestoriassa tai Despachossa, napsauta ”Asiakasportaali” ja kutsu hänet mukaan. Luo ensimmäinen pyyntö ja ota käyttöön lohko, jonka haluat hänen näkevän. Jos haluat nähdä portaalin osana tilitoimiston koko elinkaarta, tässä on koko elinkaari.
