Tilitoimisto hoitaa kymmenien yritysten verotusta useilla työkaluilla: kirjanpito-ohjelma toisaalla, palkkaohjelma toisaalla, verokalenteri taulukkolaskennassa, asiakkaiden asiakirjat sähköpostitse ja WhatsAppissa ja toimeksiannot verkkolevyillä. Jokainen osa toimii, mutta välissä ei toimi mikään: uudelleen näppäileminen, paperien perässä juokseminen, lukujen täsmäyttäminen käsin. NAiOS on rakentanut toisenlaisen ratkaisun: ammattitoimiston koko työkierto yhdessä järjestelmässä, asiakas mukana.
Ohjauskeskus: asiakassalkku ja kalenteri, joka toimii itsekseen
Kaikki alkaa NAiOS Gestoríasta: jokaisella asiakkaalla on oma veroprofiilinsa (ALV neljännesvuosittain tai kuukausittain; 303, 130, 111, 115, 347, 390, 200) ja kalenteri, joka luo jokaisen jakson ilmoitukset itse. Mukana ovat salkun liikennevalo, muistutukset viikkoa ja päivää ennen, ikuisesti arkistoidut tositteet sekä asiakkaat kullekin työntekijälle erikseen.
Ja nyt mukana ovat myös lomakkeiden ruudut. Yleisissä malleissa AEAT-painike avaa ruudut, jotka on laskettu asiakkaan todellisista luvuista: kannat ja verot tyypeittäin, vastaavuusvero, vähennyskelpoinen osuus ja tulos. Ruudut voi tarkistaa ja muokata näytöllä, ja ilmoitustiedosto on valmis lähetettäväksi sähköiseen toimipaikkaan. Suora sähköinen ilmoittaminen yhteistyökumppanina (colaborador social) on jo käytössä, ja talon periaate on kirjattu tuotteeseen: järjestelmä käynnistyy testitilassa, ja oikea tila avautuu vasta, kun testiympäristössä on hyväksytty ilmoitus. Ilman asiantuntijan nimenomaista vahvistusta ei lähetetä koskaan, ja jokainen lähetysyritys jää rekisteriin, jota ei voi kirjoittaa uudelleen.
El ciclo laboral del mes, cerrado de verdad
Jos asiakas käyttää NAiOS RRHH:ta (sisältäen työajanseurannan), kuukausi sulkeutuu neljässä vaiheessa: muutokset (aloitukset, päättymiset, poissaolot, tunnit) tulevat itsestään 25. päivä; palkanlaskenta tehdään siinä työelämäohjelmistossa, jota käytät jo — me emme laske palkkoja täällä, ja sanomme sen ääneen; PDF-erä jaetaan jokaiselle työntekijälle kuittauksella; ja uutuus: CSV-tiedosto summilla (bruttopalkka, nettopalkka, työnantajan sosiaaliturvamaksut, ennakonpidätys), joka minuutissa siirtää kuukauden työnantajan kokonaiskustannuksen jokaisen asiakkaan korttiin ja rivin ”Palkat” kassaennusteeseen.
Entä oma laskenta? Siitä kerromme mielellämme: RRHH:n sisällä toimii jo varjopalkkamoottori. Se ei julkaise mitään — se laskee rinnakkain ja vertaa tuloksia todellisiin työelämäohjelmiston summiin käsite kerrallaan, tavoitteena kuuden kuukauden putki, jolla kaikki täsmää. Vasta jos täsmäys pitää puoli vuotta peräkkäin oikeita palkkoja vastaan, harkitsemme seuraavaa askelta. Suosimme moottoria, joka ansaitsee luottamuksen, kuin moottoria, joka sitä vaatii.
Accounting that writes itself
The missing piece: a complete Accounting module, based on the Spanish General Chart of Accounts (Plan General Contable), where the journal generates itself. Every issued invoice, every expense and every payment reconciled in Tesorería becomes its journal entry, with customer and supplier sub-accounts created automatically. Entries are born proposed and are posted in batches after review; posted entries are immutable, and corrections are made with a reversing entry — as it should be.
- General ledger with running balance, trial balance, income statement (PyG) and balance sheet, on screen or exported to a spreadsheet.
- Guided year-end close: adjustments, closing and opening of the following year, with preconditions that won't let you close with loose ends.
- Analytics by dimension with expenses auto-tagged by supplier, and fixed assets with exact monthly depreciation.
- A3 / ContaPlus export so you can coexist with your long-standing software during the transition.
Our favourite litmus test: the balance of the output VAT account against the quarterly summary from your tax advisory firm. It reconciles to the cent by design — because both read the same numbers, not two copies.
The client portal: the client, finally inside
It was the most requested feature and it changes the entire relationship. On any client's record there is a "Client portal" button: you invite them by email and they activate their free account on that same page, in two clicks — with no separate sign-ups. From that moment:
- You request documentation and they upload it from their phone. Each file is quarantined until someone at the firm validates it; if you reject it, they receive the reason and upload again. A validated document with a destination lands only in the case file's files.
- They see the status of their matters — only what you switch on, toggle by toggle: the traffic light for their taxes (never amounts or fees), the phase of their cases (never restricted ones, nor hours or rates), their invoices, their pending signatures and your appointment link.
- Nothing is visible by default, and if access is revoked, their blocks switch off automatically. Professional secrecy is built into the design, not left to trust.
Asiakirjat, määräajat ja muistiot – ja laskutus kaikki yhdessä
Toimistolle, joka hoitaa myös asioita, NAiOS Despacho tarjoaa asiakirjat muuttumattomalla pöytäkirjalla, määräajat kaksoisavaimella (moottori laskee arkipäivät ja näyttää erittelyn; mikään ei hälytä ennen kuin ihminen vahvistaa), eturistiriitojen valvonnan sekä muistiolaskutuksen, joka jättää laskuluonnoksen ERP-järjestelmään. Raha sulkee kehän: VeriFactu-laskutus vakiona, Crea y Crece -lain mukainen sähköinen lasku allekirjoitettuna, FACe valinnainen julkishallinnolle laskuttavalle (DIR3-koodit asiakastietoihin ja pakollinen allekirjoitettu Facturae) sekä täsmäytetty kassanhallinta 30/60/90 päivän ennusteella.
Kolme tapaa käyttää sitä
Veroneuvonta- ja kirjanpitotoimisto rekisteröi asiakaskantansa, antaa kalenterin luoda kausittain ilmoitukset, jättää ilmoitukset laskettujen ruutujen viitteellä ja antaa jokaiselle asiakkaalle oman portaalin toistuvaa dokumentaatiota varten. Omien ERP-asiakkaidensa kirjanpito muodostuu itsestään.
Palkkahallinto saa muutokset 25. päivä, jakaa palkkalaskelmaerän kuittauksella, tuo summat minuutissa ja näkee kunkin asiakkaan työnantajakustannuksen – samalla varjomoottori kerää rinnakkaisajoa kuukausi kerrallaan.
Oikeudellis-taloudellinen toimisto hoitaa konkurssi- ja perintöasiat asiakirjoina vahvistetuilla määräajoilla ja pääsyrajoituksilla, pyytää dokumentaatiota portaalin kautta (perinnön luettelo muutettuna pyynnöiksi), laatii muistiot asiakirjasta ja laskuttaa omalla sarjallaan.
Kirjain, joka meidät määrittelee
Kaikkia arkaluonteisia asioita yhdistävät kolme sääntöä: mikään ei lähde ilman ihmisen tarkistusta (ilmoitukset, lähetykset, laskujen lähetys – aina nimenomaisella vahvistuksella); herkät vaiheet otetaan käyttöön mitatuin turvaraajoin (testitila ennen todellista tilaa, rinnakkaisajo ennen laskutusta); ja se, mitä se ei vielä tee, sanotaan suoraan – BETA-merkinnät ja rehelliset varoitukset ovat osa tuotetta. Näin alusta ansaitsee toimiston luottamuksen: ilman liioittelua.
Aloittaminen vie viisi minuuttia
Asiakaskanta rekisteröidään yhdessä iltapäivässä, verokalenteri muodostuu itsestään ja ensimmäinen asiakasportaali lähetetään kahdessa minuutissa. Jos haluat nähdä koko alustan kokonaisuuden, aloita miksi NAiOS -sivulta – ja jos kyseessä on veroneuvontatoimisto tai asianajotoimisto, ota yhteyttä: tätä sviittiä rakennetaan todellisten toimistojen kanssa, ja se näkyy.
