Fast alle KMU führen die Buchhaltung gleich: Sie sammeln Rechnungen in einem Ordner, reichen sie einmal im Monat an den Buchhalter weiter und dieser tippt sie in sein Programm ein. Buchhaltung basiert auf einer einfachen Beobachtung: Die NAiOS-Suite weiß bereits, was du fakturiert hast, was du ausgegeben hast und welche Zahlungen auf deinem Bankkonto eingegangen sind. Damit kann das Journal automatisch erstellt werden. Was es nicht tut, ist, ohne dich etwas zu buchen: Jeder Buchungssatz wird vorgeschlagen und du buchst ihn. Es ist das A3 oder das ContaPlus des Hauses, heute in allen Plänen und in jedem Unternehmen des ERP verfügbar.
Von der Rechnung zum Buchungssatz ohne Tippen
Der Button „Buchungssätze generieren“ liest die Neuigkeiten deines Unternehmens und wandelt sie in Buchungssätze des Allgemeinen Kontenplans für KMU um. Eine ausgestellte Rechnung erscheint mit dem Unterkonto deines Kunden, dem Verkauf, der Umsatzsteuer nach Sätzen, mit einem Äquivalenzzuschlag, falls vorhanden, und der Einbehaltung, falls sie dir abgezogen wird. Eine berichtigende Rechnung erscheint mit umgekehrten Seiten. Eine stornierte Rechnung erzeugt ihren umgekehrten Buchungssatz, denn hier wird nichts gelöscht. Die Ausgaben gehen auf ihr Konto, das nach Anbieter anpassbar ist, mit der getragenen Umsatzsteuer und dem Unterkonto des Anbieters. Und jede Zahlung oder Einnahme, die in der Kasse abgestimmt ist, macht ihren Buchungssatz gegen das Unterkonto der realen Bank, über die sie eingegangen ist, einschließlich Teilzahlungen.
Der Generator läuft auch jede Stunde automatisch und ist idempotent: Eine Wiederholung dupliziert niemals einen Buchungssatz. Die Entwürfe des ERP zählen nicht; nur das, was wirklich ausgegeben wurde. Und ein Beweis, dass es stimmt: Die Umsatzsteuer aus der vierteljährlichen Zusammenfassung des ERP stimmt mit den Salden der Konten 477 bis auf den Cent überein.
Du buchst: von vorgeschlagen zu gebucht
Regel des Hauses: Nichts wird automatisch gebucht. Jeder Buchungssatz wird vorgeschlagen. Du öffnest ihn, siehst seine Soll- und Habenlinien und buchst ihn, einzeln oder mit „Alles buchen“. Beim Buchen erhält er seine Buchungsnummer des Geschäftsjahres und wird unveränderlich. Korrigieren ist ein umgekehrter Buchungssatz, niemals bearbeiten oder löschen. Ein Vorschlag, den du nicht möchtest, wird zurückgezogen und nicht erneut vorgeschlagen.
Die Unterkonten werden beim ersten Buchungssatz automatisch erstellt: 4300 und folgende für Kunden, 4000 für Anbieter, 5720 für Banken, mit ihrem Namen, und sie werden niemals neu zugewiesen. Die Geschäftsjahre und ihre zwölf Perioden werden ebenfalls automatisch erstellt. Einen Monat zu sperren verhindert das Buchen darin, und die Nummerierung eines Geschäftsjahres ordnet die Zahlen nach Datum neu, mit einer Warnung, falls du bereits exportiert hast.
Nichts wird verborgen: der Vorfallordner
Wenn etwas nicht gebucht werden kann, wird kein fehlerhafter Buchungssatz erstellt. Eine Diskrepanz in den Quelldaten, ein Datum ohne Geschäftsjahr, eine gesperrte Periode, eine fehlende Zuordnung oder eine Rechnung, die sich nach der Buchung geändert hat, erscheinen im Vorfallordner mit ihrem Grund. Sie werden als gelöst markiert, wenn du das Problem behebst. Wir ziehen es vor, dir das Problem zu zeigen, als es in einer Bilanz zu verstecken, die nicht stimmt.
Bilanzen, Hauptbuch und Jahresabschlüsse im Entwurf
Der Tab Bilanzen bringt die drei klassischen Berichte über das Buchhalterische, mit der Option, Vorschläge als Entwurf einzuschließen: Summen und Salden mit Fußzeile zur Abstimmung und Klick auf jedes Unterkonto, um sein Hauptbuch mit laufendem Saldo zu öffnen, Gewinn und Verlust nach Kategorien, und Bilanz mit den Konten 47x, klassifiziert nach dem Zeichen ihres Saldos, wie es sein muss. Wenn es nicht übereinstimmt, wird es rot angezeigt. Alles wird mit einem Klick in ein Office exportiert.
Es erstellt auch die Jahresabschlüsse von KMU, Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung mit Kategorien, in einem Blatt als Entwurf markiert, um es mit deinem Berater vor der Einreichung zu überprüfen. Das offizielle Format des Registers bleibt absichtlich außen vor: Ein ehrlicher Entwurf ist mehr wert als eine blind abgegebene Einreichung.
Der Abschluss des Geschäftsjahres, mit seinen Bedingungen
Den Abschluss des Geschäftsjahres zu machen, führt die drei gewohnten Buchungen durch: die Regulierung der Gruppen 6 und 7 gegen die 129, die Abschlussbuchung, die die Bilanz auf null setzt, und die umgekehrte Eröffnung als Buchung Nummer eins des folgenden Geschäftsjahres, die automatisch erstellt wird. Es erfordert ohne Ausnahme drei Dinge: alle gesperrten Perioden, null Vorschläge und null Vorfälle. Der abgeschlossene Geschäftsjahr ist völlig unveränderlich. Und wenn ein Abschluss mitten im Prozess unterbrochen wird, vervollständigt das erneute Starten ihn, ohne etwas zu duplizieren.
Analytik und Anlagevermögen
Erstelle Dimensionen wie Abteilung, Projekt oder Geschäft und kennzeichne damit die Buchungen von Einnahmen und Ausgaben, während die Buchung vorgeschlagen wird. Die Ausgaben werden automatisch gekennzeichnet, wenn du jeder Lieferant eine Dimension zuweist, und jedes Vermögen amortisiert mit seiner eigenen. Die analytische Ansicht zeigt das Ergebnis nach Dimension, und Summen und Salden sowie das Hauptbuch akzeptieren den Filter.
Im Anlagevermögen meldest du das Vermögen mit seinem Typ an, das die Konten für Anlagevermögen, kumulierte Abschreibungen und Rückstellungen vorbeladen hat, den Betrag ohne MwSt. und die Nutzungsdauer in Monaten. Die monatliche lineare Abschreibung wird automatisch vorgeschlagen, mit dem Centbetrag in der letzten Rate, damit die Summe genau ist. Die Abmeldung stoppt die Abschreibung und erinnert dich, dass die Buchung des Verkaufs oder Verlusts dir gehört, seit der manuellen Buchung.
Für deinen Berater oder für deine Beratung
Exportieren lädt das verbuchte Journal in zwei Formaten herunter. Die buchhalterische CSV, eine Zeile pro Buchung mit Unterkonto, Soll und Haben, Dokument, Basis, Mehrwertsteuersatz und NIF, wird von jedem spanischen Buchhaltungsprogramm importiert. Das Format ContaPlus ist in der Beta-Phase: Überprüfe die erste Importierung mit deiner Version, bevor du dich darauf verlässt, denn das genaue Format variiert und wir ziehen es vor, dir das zu sagen. Und wenn deine Beratung bereits in NAiOS mit Gestoría arbeitet, ist es nicht nötig, etwas zu exportieren: Wer dein ERP sieht, sieht deine Buchhaltung, und wer bearbeitet, verbucht.
Drei Möglichkeiten, es zu nutzen
Die KMU mit externem Manager. Eine Werkstatt stellt über das ERP Rechnungen aus und gleicht die Bank in der Kasse ab. Jeden Montag öffnet der Besitzer die Buchhaltung, überprüft die Vorschläge der Woche und verbucht sie im Batch. Am 5. jedes Monats exportiert er die CSV und schickt sie dem Manager. Null Rechnungen neu eingegeben, null „ich brauche die von Anbieter X“.
Die Beratung, die vierzig Unternehmen betreut. Jeder Kunde hat sein Unternehmen im ERP und seine Buchhaltung darüber. Die Beratung tritt ein, überprüft die Vorfälle, verbucht und erstellt Summen und Salden pro Kunde, ohne etwas in ein anderes Programm zu übertragen. Der Abschluss des Geschäftsjahres erfolgt Unternehmen für Unternehmen, mit strengen Bedingungen, die verhindern, dass etwas offen bleibt.
Das Unternehmen mit drei Geschäften. Drei Dimensionen, eine pro Geschäft, und jeder Anbieter ist seiner zugeordnet. Die Ausgaben werden automatisch gekennzeichnet, die Gewinn- und Verlustrechnung erfolgt pro Geschäft, und das Anlagevermögen jedes Standorts amortisiert gegen seine Dimension. Die Geschäftsführung sieht, welches Geschäft Geld verdient, ohne ein separates Spreadsheet.
Was es nicht tut, klar gesagt
Es reicht nichts bei der AEAT ein und ersetzt deinen Berater nicht: es liefert die Arbeit fertig. Die offizielle Einreichung von Konten und die Amortisation mit Tagesproporz bleiben außen vor. Unklassifizierte Bankbewegungen werden nur vorgeschlagen, wenn du es aktivierst, sie gehen gegen das Konto 555 und erfordern eine Umklassifizierung, bevor sie verbucht werden. Und über den Chat wird nur konsultiert: Die Werkzeuge für Salden und offene Posten sind nur zur Einsicht, denn ein Buchungssatz wird nicht von einem Agenten unterschrieben.
Der Start dauert fünf Minuten
Öffne Buchhaltung von deinem Unternehmen im ERP, klicke auf „Buchungssätze generieren“ und sieh dir an, was vorgeschlagen wird. Wenn du in der Kasse abgeglichene Zahlungen hast, siehst du die Bankbuchungen mit dem tatsächlichen Unterkonto. Verbuche einen Batch, öffne Summen und Salden und überprüfe, ob alles übereinstimmt. Wenn du sehen möchtest, wie es mit dem Rest des Zyklus einer Beratung zusammenpasst, hier ist der komplette Zyklus.
