Un cabinet gère la vie fiscale de dizaines d'entreprises avec un mosaïque d'outils : le programme de comptabilité d'un côté, celui des paies de l'autre, le calendrier fiscal dans un tableur, la documentation des clients arrivant par email et WhatsApp, et les dossiers dans des dossiers réseau. Chaque pièce fonctionne ; ce qui ne fonctionne pas, c'est l'entre : clarifier, poursuivre des papiers, équilibrer à la main. Chez NAiOS, nous avons construit autre chose : le cycle complet du cabinet professionnel dans un seul système — avec le client à l'intérieur.
La tour de contrôle : le portefeuille et le calendrier qui travaille tout seul
Tout commence dans NAiOS Gestoría : chaque client avec son profil fiscal (TVA trimestrielle ou mensuelle ; 303, 130, 111, 115, 347, 390, 200) et un calendrier qui génère automatiquement les déclarations de chaque période, avec un feu tricolore de portefeuille, des avis une semaine et un jour avant, des justificatifs archivés pour toujours et des clients assignés par collaborateur.
Et à partir de maintenant, les cases : pour les modèles habituels, le bouton AEAT ouvre les cases calculées à partir des chiffres réels du client — bases et quotas par type, surtaxe d'équivalence, déductible, résultat — révisables et éditables à l'écran, avec le fichier de déclaration prêt pour le siège. La déclaration télématique directe en tant que collaborateur social est déjà installée, avec la philosophie de la maison gravée dans le produit : elle est lancée en mode test, et le mode réel ne se débloque qu'avec une déclaration acceptée dans l'environnement de test. Sans confirmation explicite du conseiller, il n'y a pas d'envoi, jamais, et chaque tentative reste dans un registre qui ne peut pas être réécrit.
Le cycle de travail du mois, vraiment clôturé
Si le client utilise son équipe sur NAiOS RRHH (avec son enregistrement horaire inclus), le mois se clôt en quatre étapes : les variations (embauches, licenciements, absences, heures) arrivent toutes seules le 25 ; la paie est traitée dans le logiciel de travail habituel — ici nous ne calculons pas les paies, et nous le disons haut et fort — ; le lot de PDFs est distribué à chaque employé avec accusé de réception ; et la nouveauté : un CSV avec les montants (brut, net, SS de l'entreprise, IRPF) qui en une minute met le coût entreprise du mois dans le dossier de chaque client et la ligne « Paie » dans sa prévision de trésorerie.
Et le calcul propre ? Voici la partie que nous aimons raconter : au sein des RH, un moteur de paie en arrière-plan fonctionne déjà. Il n'émet rien — il calcule en parallèle et se compare aux montants réels du logiciel de travail, concept par concept, avec une série de mois qui s'équilibrent et un objectif en six. Ce n'est que si cela s'équilibre pendant six mois consécutifs sur des paies réelles que nous envisagerons la prochaine étape. Nous préférons un moteur qui gagne la confiance à un qui la demande.
La comptabilité qui s'écrit toute seule
La pièce manquante : un module de Comptabilité complet, du Plan Comptable Général, où le journal se génère. Chaque facture émise, chaque dépense et chaque encaissement concilié dans Trésorerie se transforme en son écriture, avec les sous-comptes de client et fournisseur créés automatiquement. Les écritures naissent proposées et sont comptabilisées en lot après révision ; comptabilisé est immuable, et corriger est écriture inverse — comme cela doit être.
- Grand livre avec solde courant, somme et soldes, PyG et bilan de situation, à l'écran ou exportés vers une feuille.
- Clôture de l'exercice guidée : régularisation, clôture et ouverture de l'année suivante, avec des préconditions qui ne laissent pas de détails non réglés.
- Analytique par dimensions avec les dépenses auto-étiquetées par fournisseur, et immobilisations avec amortissement mensuel exact.
- Export A3 / ContaPlus pour coexister avec le programme habituel pendant la transition.
Notre test de référence préféré : le solde du compte de TVA collectée contre le résumé du trimestre de Gestion. Il correspond au centime près par construction — car les deux lisent les mêmes chiffres, pas deux copies.
Le portail du conseillé : le client, enfin à l'intérieur
C'était la pièce la plus demandée et cela change toute la relation. Dans la fiche de n'importe quel client, il y a un bouton « Portail du client » : tu l'invites par email et il ouvre son compte gratuit sur cette même page, en deux clics — sans enregistrements séparés. À partir de ce moment :
- Tu lui demandes des documents et il les télécharge depuis son mobile. Chaque fichier reste en quarantaine jusqu'à ce que quelqu'un du cabinet le valide ; si tu le rejettes, il reçoit le motif et le télécharge à nouveau. Un document validé atterrit uniquement dans les fichiers du dossier.
- Il voit l'état de ses affaires — seulement ce que tu allumes, interrupteur par interrupteur : le feu tricolore de ses impôts (jamais de montants ni d'honoraires), la phase de ses dossiers (jamais les restreints, ni heures, ni tarifs), ses factures, ses signatures en attente et ton lien de rendez-vous.
- Rien n'est visible par défaut, et si un accès est révoqué, ses blocs s'éteignent automatiquement. Le secret professionnel est dans le design, pas dans la confiance.
Dossiers, délais et notes — et encaisser le tout
Pour le cabinet qui gère également des affaires, NAiOS Cabinet met les dossiers avec procès-verbal immuable, les délai avec double clé (le moteur calcule les jours ouvrables et montre le détail ; rien n'avertit jusqu'à ce qu'un humain confirme), le contrôle des conflits d'intérêts et la minutation qui laisse le brouillon de facture dans l'ERP. Et l'argent boucle la boucle : facturation avec VeriFactu en standard, facture électronique de la Loi Crée et Croît signée, FACe optionnel pour ceux qui facturent aux administrations (codes DIR3 dans la fiche et Facturae signée obligatoire), et la trésorerie conciliée avec prévision à 30/60/90 jours.
Trois façons de l'utiliser
Le conseil fiscal-comptable enregistre son portefeuille, laisse le calendrier générer les périodes, présente avec les cases calculées comme référence et remet à chaque client son portail pour la documentation récurrente. La comptabilité de ses propres clients avec ERP se génère automatiquement.
La gestion du personnel reçoit les variations le 25, distribue le lot de bulletins de salaire avec accusé, importe les montants en une minute et voit le coût entreprise de chaque client — tandis que le moteur en arrière-plan accumule des mois de parallèle.
Le cabinet juridique-économique gère les procédures collectives et les successions dans des dossiers avec délais confirmés et restrictions d'accès, demande la documentation par le portail (la liste d'une succession, convertie en demandes), note depuis le dossier et facture avec sa série.
La lettre qui nous définit
Tout ce qui est délicat partage trois règles : rien ne sort sans révision humaine (présentations, envois, émissions — toujours avec confirmation explicite) ; les étapes sensibles s'ouvrent avec des verrous mesurés (mode test avant mode réel, parallèle avant émission) ; et ce qui n'est pas encore fait, le dit — les étiquettes BETA et les avis honnêtes font partie du produit. C'est ainsi qu'une plateforme se gagne un cabinet : sans fumée.
Commencer prend cinq minutes
Le portefeuille est enregistré en une après-midi, le calendrier fiscal se génère tout seul et le premier portail client est envoyé en deux minutes. Si vous voulez voir le tableau complet de la plateforme, commencez par pourquoi NAiOS — et si votre domaine est un conseil ou un cabinet, écrivez-nous : cette suite se construit avec des cabinets réels, et cela se ressent.
