Melkein kaikki pk-yritykset hoitavat kirjanpitonsa samalla tavalla: laskut kootaan kansioon, ne toimitetaan kirjanpitäjälle kerran kuukaudessa, ja hän naputtelee ne ohjelmaansa. Kirjanpito perustuu yksinkertaiseen huomioon: NAiOS-ohjelmistopaketti tietää jo, mitä olet laskuttanut, mitä olet kuluttanut ja mitä maksuja pankkitilille on tullut. Tämän ansiosta päiväkirja voi kirjoittautua itsestään. Se ei kuitenkaan kirjaa mitään ilman sinua: jokainen kirjaus syntyy ehdotuksena, jonka sinä kirjaat. Se on talon oma A3 tai ContaPlus, joka on saatavilla tänään kaikissa tilauksissa ja jokaisessa ERP:n yrityksessä.
Laskusta kirjanpitovienniksi ilman näppäilyä
”Luo viennit” -painike lukee yrityksesi uudet tiedot ja muuntaa ne pk-yritysten tilikartan mukaisiksi vienneiksi. Lähetetty lasku muodostuu asiakkaan alitilille, myyntiin, arvonlisäveroon kannettuna verokannoittain, mahdollisen oma-aloitteisen veron tai arvonlisäveron alarajahuojennuksen kanssa sekä ennakonpidätyksellä, jos sellainen on tehty. Hyvityslasku muodostuu käänteisillä summilla. Mitätöity lasku luo vastakirjauksen, sillä täällä ei poisteta mitään. Kulut menevät omalle tililleen, jota voi mukauttaa toimittajakohtaisesti, vähennettävän arvonlisäveron ja toimittajan alitilin kera. Jokainen Kassanhallinnassa täsmäytetty maksu tai suoritus tekee kirjauksen sen todellisen pankkitilin alitiliä vastaan, jonka kautta se tuli, osasuoritukset mukaan lukien.
Generaattori suorittaa myös ajon itsenäisesti kerran tunnissa ja on idempotentti: sen toistaminen ei koskaan kahdenna kirjausta. ERP:n luonnokset eivät merkitse mitään; vain todella emittoidut tiedot otetaan huomioon. Todistus siitä, että luvut täsmäävät: ERP:n neljännesvuosiyhteenvedon arvonlisävero kannettuna vastaa tilejä 477 sentilleen.
Sinä kirjaat: ehdotuksesta kirjatuksi
Talon sääntö: mikään ei kirjaudu itsestään. Jokainen kirjaus syntyy ehdotuksena. Avaat sen, näet sen debet- ja kredit-rivit ja kirjaat sen – joko yksitellen tai valitsemalla ”Kirjaa kaikki”. Kirjattaessa se saa tilikauden kirjanpitonumeron ja muuttuu muuttumattomaksi. Korjaus tehdään vastakirjauksella, ei koskaan muokkaamalla tai poistamalla. Ei-toivottu ehdotus hylätään, eikä se palaudu ehdotukseksi uudestaan.
Alitilit luodaan automaattisesti ensimmäisen kirjauksen yhteydessä: 4300 ja sitä seuraavat asiakaskohtaisesti, 4000 toimittajakohtaisesti ja 5720 pankkikohtaisesti nimineen, eikä niitä koskaan määritetä uudelleen. Kalenterivuoden tilikaudet ja niiden kaksitoista tilikautta luodaan niin ikään automaattisesti. Kuukauden sulkeminen estää kirjaukset sille, ja tilikauden uudelleennumerointi järjestää numerot uudelleen päivämäärän mukaan ilmoituksella, jos olet jo vienyt tiedot.
Mikään ei piiloudu: virheilmoitusten ja poikkeuksien hallinta
Kun jotain ei voida kirjata, vajaa kirjaus ei synny. Lähdetietojen epätäsmäävyys, tilikaudeton päivämäärä, suljettu kaji, puuttuva kohdistus tai lasku, jota on muutettu kirjaamisen jälkeen, näkyvät poikkeuksien hallinnassa syineen toimitettuna. Ne merkitään ratkaistuiksi, kun korjaat asian. Haluamme mieluummin näyttää sinulle ongelman kuin piilottaa sen taseeseen, joka ei täsmää.
Taseet, pääkirja ja tilinpäätös luonnoksena
Taseet-välilehti tuo mukanaan kolme perinteistä kirjanpitoraporttia, joihin voi sisältaa ehdotetut kirjaukset luonnoksena: saldolaskelman täsmäytysosalla ja mahdollisuudella avata minkä tahansa alatilin pääkirja juoksevalla saldolla yhdellä napsautuksella, tuloslaskelman erien mukaan sekä taseen, jossa 47x-tilit on luokiteltu niiden saldon etumerkin mukaisesti, kuten kuuluukin. Jos se ei täsmää, se ilmoitetaan punaisella. Kaikki voidaan viedä Office-taulukkolaskentaan yhdellä napsautuksella.
Ohjelma luo myös pk-yritysten tilinpäätöksen, taseen ja tuloslaskelman erineen taulukkolaskentatiedostoon, joka on merkitty luonnokseksi, jotta voit tarkistaa sen tilitoimistosi kanssa ennen virallista ilmoittamista. Kaupparekisterin virallinen muoto on jätetty pois tarkoituksella: rehellinen luonnos on enemmän arvoinen kuin sokea ilmoitus.
Tilikauden päätös ehdollisineen
Tilikauden sulkeminen tekee kolme tuttua kirjausta: ryhmien 6 ja 7 jaksotuksen tilille 129, tilinpäätössiirron, joka nollaa taseen, sekä vastakkaisen avauksen seuraavan tilikauden ensimmäiseksi tositteeksi, joka luodaan automaattisesti. Se vaatii poikkeuksetta kolme asiaa: kaikki jaksot on lukittu, nolla ehdotusta ja nolla virhettä. Suljettu tilikausi on täysin muuttumaton. Ja jos sulkeminen keskeytyy kesken kaiken, sen käynnistäminen uudelleen saattaa sen valmiiksi mitään kahdentamatta.
Kustannuspaikkakirjanpito ja käyttöomaisuus
Luo ulottuvuuksia, kuten osasto, projekti tai myymälä, ja merkitse tulo- ja menokirjaukset niillä, kun tositetta vasta ehdotetaan. Menot merkitään automaattisesti, jos määrität ulottuvuuden kullekin toimittajalle, ja jokainen käyttöomaisuus poistaa omallaan. Kustannuspaikkanäkymä näyttää tuloksen ulottuvuuksittain, ja saldolaskelma sekä pääkirja tukevat suodatinta.
Käyttöomaisuuspuolella aktivoit hyödykkeen sen tyypillä, johon on esitäytetty käyttöomais-, poisto- ja menotilit, arvonlisäveroton summa sekä taloudellinen pitoaika kuukausina. Kuukausittainen tasapoisto ehdotetaan automaattisesti siten, että viimeisen erän senttipyöristys huomioidaan, jotta summa on täsmällinen. Poisto lopettaa poistot ja muistuttaa, että myynti- tai tappiokirjaus on tehtävä itse manuaalisella tositteella.
Tilintarkastajallesi tai tilitoimistollesi
Vienti lataa kirjatun kirjanpidon kahdessa muodossa. Kirjanpidon CSV, yksi rivi kirjausta kohden alitilillä, debetillä ja kreditillä, tositteella, perusteella, arvonlisäverokannalla ja Y-tunnuksella, voidaan tuoda mihin tahansa suomalaiseen taloushallinnon ohjelmaan. ContaPlus-muoto on beetaversiossa: tarkista ensimmäinen tuonti oman versiosi kanssa ennen kuin luotat siihen, sillä tarkka muoto vaihtelee ja kerromme sen mielellämme suoraan. Ja jos tilitoimistosi työskentelee jo NAiOSissa Gestorían kanssa, mitään ei tarvitse viedä: se, joka näkee toiminnanohjausjärjestelmäsi, näkee kirjanpitosi, ja se, joka muokkaa, kirjaa.
Kolme tapaa käyttää sitä
Pk-yritys, jolla on ulkoinen kirjanpitäjä. Korjaamo laskuttaa toiminnanohjausjärjestelmästä ja täsmäyttää pankin Kassanhallinnassa. Joka maanantai omistaja avaa Kirjanpidon, tarkistaa viikon ehdotukset ja kirjaa ne eränä. Joka kuudes päivä hän vie CSV-tiedoston ja lähettää sen kirjanpitäjälle. Nolla uudelleen näppäiltyä laskua, nolla ”toimittajan X lasku puuttuu” -tilannetta.
Tilitoimisto, jolla on neljäkymmentä yritystä. Jokaisella asiakkaalla on oma yrityksensä toiminnanohjausjärjestelmässä ja sen kirjanpito siinä päällä. Tilitoimisto kirjautuu sisään, tarkistaa poikkeamat, kirjaa ja tulostaa tulos- ja tasekoosteet asiakaskohtaisesti siirtämättä mitään toiseen ohjelmaan. Tilinpäätös tehdään yritys yritykseltä tiukoilla ehdoilla, jotka estävät tilinpäätöksen tekemisen keskeneräisillä tiedoilla.
Yritys, jolla on kolme myymälää. Kolme dimensiota, yksi per myymälä, ja jokainen toimittaja kohdistettuna omaansa. Kulut merkitään automatsesti, tuloslaskelma saadaan myymäläkohtaisesti, ja kunkin toimipisteen käyttöomaisuus poistetaan sen omaa dimensiota vasten. Johto näkee erillistä taulukkolaskentaohjelmaa käyttämättä, mikä myymälä tekee voittoa.
Mitä se ei tee, suoraan sanottuna
Se ei tee ilmoituksia Verohallinnolle eikä korvaa kirjanpitäjääsi: se tekee työt valmiiksi. Virallinen tilinpäätöksen rekisteröinti ja päiväkohtaiseen pro rata -laskentaan perustuvat poistot jäävät ulkopuolelle. Luokittelemattomia pankkitapahtumia ehdotetaan vain, jos otat sen käyttöön, ne kohdistetaan 555-tilille ja ne vaativat uudelleenluokittelua ennen kirjaamista. Ja chatista voi vain tehdä hakuja: saldo- ja avoimet erät -työkalut ovat vain luku -muodossa, koska agentti ei voi allekirjoittaa kirjausta.
Aloittaminen vie viisi minuuttia
Avaa Kirjanpito yrityksesi toiminnanohjausjärjestelmästä, napsauta ”Luo kirjaukset” ja katso, mitä se ehdottaa. Jos sinulla on täsmäytettyjä maksuja Kassanhallinnassa, näet pankkikirjaukset oikealla alitilillä. Kirjaa erä, avaa tulos- ja tasekooste ja tarkista, että se täsmää. Jos haluat nähdä, miten se sopii yhteen tilitoimiston muun prosessin kanssa, tässä on koko prosessi.
