Es ist 9:02 an einem Dienstag. Eine E-Mail kommt bei comercial@ an: ein Unternehmen, dem ihr letzte Woche geschrieben habt, fragt, ob ihr ihnen die Plattform am Donnerstag zeigen könnt. Drei Personen im Team sehen die Benachrichtigung gleichzeitig. Eine von ihnen öffnet den NAiOS-Chat und schreibt: „Fasse mir die letzte E-Mail von comercial@ zusammen und bereite mir eine Antwort vor, in der ich Donnerstag um 11 Uhr vorschlage.“ Sie liest den Entwurf, ändert einen Satz, bestätigt. Um 9:06 Uhr ist die Antwort von comercial@ verschickt, der Thread bleibt im Posteingang für die anderen beiden, und die Sequenz, die eine Nachverfolgung an dieses Unternehmen gesendet hat, hat sich von selbst gestoppt. Niemand hat ein Passwort über WhatsApp geteilt. Das ist ein Unternehmenspostfach in NAiOS Mail.
Das alte Problem mit info@ und comercial@
Fast alle kleinen Unternehmen haben ein comercial@, ein info@ oder ein support@. Und fast alle verwalten es gleich: Das Passwort zirkuliert über Nachrichten, es liest eine einzige Person, die zum Flaschenhals wird, oder es lesen drei, ohne zu wissen, wer was beantwortet hat. Wenn diese Person im Urlaub ist, wird das Postfach deaktiviert. Wenn sie das Unternehmen verlässt, muss das Passwort geändert und alle informiert werden.
In NAiOS Mail konnte ein Postfach bereits dein eigenes sein. Jetzt kann es auch das der Firma sein: Es wird von einer Person verbunden, es nutzen alle, die es müssen, und jeder mit seiner Erlaubnis. Und da es ein Postfach von NAiOS ist, erbt es alles, was Mail kann.
Für die Firma verbinden, in einer Minute
In Konten → Konto hinzufügen sieht derjenige, der ein Unternehmen in Unternehmen verwaltet, eine neue Option: „Postfach von: der Firma“. Es funktioniert mit jedem Anbieter, der IMAP und SMTP unterstützt, Gmail, Outlook, IONOS oder der E-Mail deiner Domain. Die Anmeldedaten werden verschlüsselt gespeichert und sieht nur, wer sie eingegeben hat; der Rest des Teams sieht die Karte mit dem Etikett „Firma · Name“ und sonst nichts. Wenn diese Person geht, ändert derjenige, der das Unternehmen verwaltet, die Anmeldedaten und das Team bekommt nichts mit.
Jeder mit seiner Erlaubnis, ohne das Postfach zu berühren
Der Zugang wird vom Unternehmen entschieden, nicht vom Postfach. In Unternehmen → Mitglieder sagt das Profil jeder Person, was sie mit der E-Mail tun kann: mit Verwaltung liest, antwortet und sendet wie dieses Postfach; mit Nur lesen liest sie nur; das Bearbeiten des Kontos, das Ändern der Signatur oder das Trennen bleibt demjenigen vorbehalten, der verwaltet. Es ist dasselbe Berechtigungsmatrix, das bereits im CRM, ERP und den anderen Modulen verwendet wird, sodass das Hinzufügen einer neuen Person im Unternehmen das Postfach ohne weitere Schritte öffnet und das Entfernen es schließt.
Was ein Unternehmenspostfach von Mail erbt
Hier liegt der Unterschied zu „das Passwort des Webmail zu teilen“. Das gemeinsame Postfach ist kein weiteres Postfach: es ist ein Konto von NAiOS Mail, und alles, was Mail mit deiner E-Mail macht, macht es auch mit kommerziell@.
Ein vollständiges Postfach. Lesen mit dem gut gestalteten HTML des Absenders, formatieren, Kopie und Blindkopie, Anhänge, Entwürfe, Ordner und Weiterleitungen. Die Empfänger werden automatisch vervollständigt mit dem, was das Postfach selbst gelernt hat, mit Foto oder Monogramm, um sie auf einen Blick zu erkennen.
Analyse mit KI, die wirklich liest. „Was verlangt diese E-Mail von mir?“ berücksichtigt den gesamten Thread und die Anhänge: das PDF des Angebots, das Blatt mit den Daten, das Foto des Schadens. Falls nötig, schlägt es vor, mit einer Websuche zu erweitern, und du entscheidest, ob du das machst.
Verwaltung über den Chat und die Agenten. Lesen, suchen, zusammenfassen, antworten, senden und weiterleiten in natürlicher Sprache, ohne das Postfach zu öffnen. Ein Agent kann kommerziell@ überwachen und dir jeden Morgen eine Zusammenfassung dessen geben, was eingegangen ist. Und eine Regel, die nicht verhandelbar ist: Antworten, Senden oder Weiterleiten erfolgt immer mit deiner Bestätigung, auch wenn es ein Agent vorschlägt.
Benachrichtigungen über das, was wichtig ist. Jede neue E-Mail im Unternehmenspostfach benachrichtigt alle, die es teilen, einmal per E-Mail, und mit einem Relevanzfilter durch KI, der den Vorschlag eines Kunden vom Newsletter eines Anbieters trennt.
Dein Wissen, in der Wissensdatenbank. Ein wichtiger Thread wird mit einem Klick in der Knowledge Base gespeichert und von dort aus zusammen mit dem Rest deiner Dokumentation gesucht: „Was haben wir diesem Unternehmen im Juli versprochen?“ beantwortet sich von selbst.
Entwürfe, die aus anderen Modulen kommen. Das CRM, das ERP oder Kampagnen hinterlassen im Postfach eine vorbereitete E-Mail, mit der Rechnung oder dem Vorschlag im Anhang, damit jemand aus dem Team sie überprüft und von kommerziell@ sendet.
Akquise aus dem kommerziellen Postfach
Es ist der Grund, warum wir es gebaut haben. Wenn ein Team mit Kampagnen akquiriert, ist die unmittelbare Frage, von welcher E-Mail die Sequenzen gesendet werden. Wenn jeder Verkäufer von seiner eigenen E-Mail sendet, verstreuen sich die Antworten, der Ruf der Domain hängt von drei verschiedenen Postfächern ab und niemand sieht das Ganze. Mit einem Unternehmenspostfach, in einem Bereich des CRM, der mit dem Unternehmen verbunden ist, werden die Sequenzen standardmäßig von commercial@ gesendet, und wenn jemand antwortet, erhält jeder, der das Postfach teilt, die Benachrichtigung. Derjenige, der frei ist, antwortet von demselben Postfach, und das Gespräch bleibt dort, wo es jeder sehen kann.
Eine bestimmte Sequenz kann weiterhin von einem persönlichen Konto gesendet werden, wenn dies manuell ausgewählt wird. Wer nur Lesezugriff auf das Postfach hat, kann es nicht zum Senden verwenden: Kampagnen bieten dies nicht an. Und die Stoppzahlen pro Stunde und pro Tag bleiben vom Postfach, sodass drei Personen das Tempo nicht verdoppeln.
Variablen des Unternehmens des Kontakts
Übrigens haben die Vorlagen von Kampagnen etwas gewonnen, das die B2B-Teams gefordert haben: die benutzerdefinierten Felder des Unternehmens des Kontakts, nicht nur die des Kontakts. Wenn du eine Liste von Unternehmen mit ihrer Provinz, ihren Dienstleistungen oder einem einleitenden Absatz für jedes importiert hast, kann jeder Kontakt dieses Unternehmens es in seiner E-Mail mit einer Variablen verwenden. Und die Segmente von Kontakten filtern nach denselben Feldern: „Kontakte von Unternehmen aus Madrid, die künstliche Intelligenz anbieten“ sind zwei Bedingungen.
Drei Möglichkeiten, es zu nutzen
Eine Beratungsfirma, die akquiriert. Fünf Personen, commercial@ verbunden als Unternehmenspostfach. Zwei Verkäufer mit Verwaltung, der Rest hat Lesezugriff. Sie importieren eine Liste von Unternehmen ins CRM, speichern Segmente nach Provinz und Dienstleistung und starten die erste Sequenz von commercial@ mit dem Text, den sie bereits für jedes Unternehmen hatten. Jede Antwort benachrichtigt die beiden; derjenige, der frei ist, antwortet; die Leitung sieht den Funnel, ohne in das Postfach von jemandem einzutreten.
Eine Werkstatt mit info@. Die Kunden senden Fotos des Schadens und das Budget der Versicherung per E-Mail. Das Postfach gehört dem Unternehmen: die Empfangskraft liest es, der Werkstattleiter fragt im Chat „Was hat das Auto aus der E-Mail von heute Morgen?“ und die KI erzählt es basierend auf den Fotos und dem PDF. Die Antwort mit dem Termin wird von info@ gesendet, und der Verlauf wird in der Kundenakte des CRM gespeichert.
Ein Büro mit support@. Jede Anfrage eines Kunden kommt über support@ und wird vom gesamten Team gesehen. Wer sie aufnimmt, beantwortet sie von demselben Postfach, archiviert sie im Wissensordner dieses Kunden und, falls nötig, erstellt die Aufgabe mit „Gib das am Donnerstag an die Aufgaben weiter“. Wenn der Kunde drei Monate später wieder schreibt, erinnert sich der Chat daran, was ihm gesagt wurde.
Sätze, die man dem Chat stellen kann
- „Was ist heute in comercial@ eingegangen, das eine Antwort verdient?“
- „Fasse den Thread mit diesem Unternehmen zusammen und sag mir, was offen geblieben ist.“
- „Antworte von comercial@ und schlage Donnerstag um 11 Uhr vor.“ Der Chat bereitet vor; du bestätigst.
- „Leite das Angebot aus der E-Mail von gestern an den Werkstattleiter weiter.“
- „Speichere diesen Thread in der Wissensdatenbank des Kunden.“
- „Wie laufen die Antworten der Sequenz aus Madrid?“
Was sich nicht ändert
- Die persönlichen Konten bleiben persönlich. Nichts davon berührt sie.
- Wer das Postfach verbunden hat, bleibt dessen Eigentümer: er kann es trennen oder die Anmeldedaten ändern.
- Nichts wird ohne eine Person dahinter gesendet: weder der Chat, noch ein Agent, noch eine Sequenz sendet ohne Bestätigung oder Genehmigung.
- Was jeder liest oder ungelesen lässt, gehört ihm: Eine E-Mail zu öffnen, markiert sie nicht für die anderen als gelesen.
Der Start dauert fünf Minuten
Verbinde comercial@ oder info@ als Unternehmenspostfach, verteile die Profile in Unternehmen → Mitglieder und aktiviere die Benachrichtigungen. Damit kann das Team bereits lesen, antworten und von demselben Ort aus senden. Wenn ihr außerdem prospektieren wollt, ist der nächste Schritt ein Bereich im CRM, der mit dem Unternehmen verknüpft ist, und eine Sequenz von comercial@. Und wenn ihr lieber vorher fragen wollt, bevor ihr etwas anfasst, antwortet der Chat: „Was kann ich mit einem Unternehmenspostfach machen?“.
