Entre una asesoría y sus clientes hay un correo eterno: «mándame la escritura», «te falta el IAE», «¿ya está presentado el trimestre?». Portal lo sustituye por una página del cliente, creada desde la ficha de Gestoría o de Despacho, donde el profesional pide documentación y decide qué estado enseña. Y con una regla fija: nada es visible por defecto. Disponible hoy en todos los planes.
Invitar es dar de alta
El profesional abre la ficha del cliente, pulsa «Portal del cliente» y el portal toma su nombre, email y NIF. «Invitar al cliente» envía un enlace personal que caduca a los catorce días, reenviable y revocable. Si el cliente no tiene cuenta, la estrena en esa misma página, gratuita, sin registros aparte ni contraseñas por teléfono. Si ya la tiene con ese email, entra con ella y el portal se vincula solo. El email debe coincidir: si entra con otra cuenta, se rechaza.
Un mismo cliente que esté en Gestoría y en Despacho comparte un único portal: se crea desde ambas fichas con el mismo email y se fusionan. Y cada reenvío emite un enlace nuevo que mata el anterior.
«Súbeme el IAE y la escritura»: peticiones con cuarentena
Una petición tiene título, detalle opcional y, si el cliente es de Despacho, el expediente donde debe acabar el documento. El cliente sube el fichero, PDF, imagen, comprimido u ofimático hasta 15 MB, y queda en cuarentena: nadie más lo ve hasta que el profesional lo revisa. Validar lo da por bueno y, si tenía expediente destino, aterriza solo en los ficheros de ese expediente de Despacho, sin reenviar correos ni duplicar carpetas. Rechazar exige motivo: el cliente lo recibe y vuelve a subir.
El cliente no descarga lo que subió: ve nombre y tamaño y puede re-subir mientras no esté validado. Y si el profesional ha perdido acceso al expediente destino, la validación se detiene y el fichero sigue en cuarentena.
Lo que ve tu cliente lo decides tú, bloque a bloque
Cada bloque de estado se enciende a propósito y por separado. Y cada uno tiene su línea roja de serie.
- Semáforo fiscal: verde, ámbar o rojo, próxima presentación y última presentada. Jamás importes, honorarios, notas ni gestor asignado.
- Expedientes: referencia, título, estado y fechas. Los restringidos no salen nunca, ni siquiera existiendo. Ni horas, ni tarifas, ni actuaciones, ni notas internas.
- Facturas: número, fecha, estado y total de las emitidas desde el ERP. Sin costes, márgenes ni borradores.
- Firmas: solo el contador de pendientes de Firma. Los enlaces de firma van por email.
- Citas: el enlace de reserva que el profesional ponga.
Las lecturas se hacen con el acceso del profesional. Si le revocan en Gestoría o en Despacho, esos bloques quedan vacíos para el cliente automáticamente. El secreto profesional no depende de que alguien se acuerde de apagar algo.
Avisos en los dos sentidos
Petición nueva, documento subido, validado o rechazado: cada paso avisa por email y por la campana de NAiOS a quien le toca. El profesional no vigila una bandeja; el cliente no pregunta si ya lo han visto.
La puerta a su propia empresa
La cuenta que estrena el asesorado es suya. Desde el mismo portal puede activar los módulos de su propio negocio cuando quiera, facturación, tesorería, contabilidad, lo que necesite. Y esa captación computa a su profesional. Un despacho con cien clientes en el portal tiene cien empresas a un clic de trabajar en NAiOS con él.
Tres maneras de usarlo
La gestoría en cierre de trimestre. Ochenta clientes, ochenta portales. La gestoría lanza la misma petición a todos: «facturas recibidas del trimestre». Cada cliente sube lo suyo, lo que llega mal se rechaza con motivo, y el semáforo fiscal en verde le dice al cliente que ya está presentado, sin llamadas.
El despacho de abogados con un expediente vivo. El abogado pide la documentación del caso desde la ficha del cliente y marca el expediente destino. Lo validado aterriza en el expediente, el cliente ve el estado y las fechas, y jamás ve las horas, la tarifa ni los expedientes restringidos.
El cliente que crece. Un asesorado que entró para subir su IAE activa el ERP para facturar y Tesorería para conciliar. Su asesoría lo ve todo desde Gestoría, y la captación queda atribuida a quien le invitó.
Lo que no hace, todavía
En esta versión el portal lo gestiona quien lo creó, y los estados se leen con su acceso; la delegación a otro miembro del despacho vendrá después. Cerrar un portal deja de mostrárselo al cliente, pero los documentos entregados se conservan: los validados ya viven en el expediente.
Empezar lleva cinco minutos
Abre la ficha de un cliente en Gestoría o en Despacho, pulsa «Portal del cliente» e invítale. Crea una primera petición y enciende el bloque que quieras que vea. Si quieres ver el portal dentro del ciclo completo de una asesoría, aquí está el ciclo completo.
