Kello on 9.02 tiistaiaamuna. Osoitteeseen comercial@ saapuu viesti: yritys, jolle kirjoititte viime viikolla, kysyy, voitteko esitellä sille alustan torstaina. Kolme tiimin jäsentä näkee ilmoituksen samaan aikaan. Yksi heistä avaa NAiOS-chatin ja kirjoittaa: ”tee yhteenveto comercial@-osoitteen viimeisimmästä viestistä ja valmistele minulle vastaus, jossa ehdotetaan torstaita kello 11”. Hän lukee luonnoksen, muuttaa yhden lauseen ja vahvistaa. Kello 9.06 vastaus on lähtenyt osoitteesta comercial@, keskustelu jää postilaatikkoon kahden muun nähtäväksi, ja sekvenssi, joka lähetti kyseiselle yritykselle seurantaviestin, on pysähtynyt itsestään. Kukaan ei ole jakanut salasanaa WhatsAppissa. Tämä on yrityksen postilaatikko NAiOS Mailissa.
Vanha ongelma info@- ja comercial@-osoitteiden kanssa
Lähes jokaisella pienyrityksellä on comercial@-, info@- tai soporte@-osoite. Ja lähes kaikki hoitavat sitä samalla tavalla: salasana kiertää viesteissä, osoitetta lukee vain yksi ihminen, josta tulee pullonkaula, tai sitä lukee kolme ihmistä tietämättä, kuka on vastannut mihinkin. Kun tämä ihminen on lomalla, postilaatikko on käytännössä pois käytöstä. Kun hän lähtee yrityksestä, salasana pitää vaihtaa ja kaikille pitää ilmoittaa.
NAiOS Mailissa postilaatikko on jo voinut olla sinun omasi. Nyt se voi olla myös yrityksen: yksi ihminen yhdistää sen, kaikki tarvittavat käyttävät sitä, ja jokaisella on omat oikeutensa. Koska kyseessä on NAiOS-postilaatikko, se perii kaiken, mitä Mail osaa tehdä.
Yhdistä yrityksen käyttöön minuutissa
Kohdassa Tilit → Lisää tili yrityksen Yritykset-osiossa ylläpitäjänä toimiva näkee uuden vaihtoehdon: ”Postilaatikon omistaja: yritys”. Kelpaa mikä tahansa palveluntarjoaja, joka tukee IMAP- ja SMTP-protokollia: Gmail, Outlook, IONOS tai oman verkkotunnuksesi sähköposti. Tunnistetiedot tallennetaan salattuina, ja ne näkee vain se, joka ne syötti. Muu tiimi näkee kortin, jossa on tunniste ”yritys · Nimi”, eikä muuta. Jos tämä henkilö lähtee, yrityksen ylläpitäjä vaihtaa tunnistetiedot, eikä tiimi huomaa mitään.
Jokaisella omat oikeutensa, postilaatikkoon koskematta
Käyttöoikeudet määrää yritys, ei postilaatikko. Kohdassa Yritykset → Jäsenet kunkin henkilön profiilissa määritetään, mitä hän voi tehdä sähköpostilla: Hallinta-oikeudella hän lukee, vastaa ja lähettää viestejä kyseisenä postilaatikkona; Vain luku -oikeudella hän vain lukee. Tilin muokkaaminen, allekirjoituksen vaihtaminen ja tilin irrottaminen kuuluvat ylläpitäjälle. Kyseessä on sama oikeusmatriisi, jota käyttävät jo CRM, ERP ja muut moduulit. Kun yritykseen lisätään uusi henkilö, postilaatikko avautuu hänelle ilman lisävaiheita, ja kun hänet poistetaan, se sulkeutuu.
Mitä yrityksen postilaatikko perii Maililta
Tässä on ero webmailin salasanan jakamiseen. Jaettu postilaatikko ei ole mikä tahansa kansio: se on NAiOS Mail -tili, ja kaikki mitä Mail tekee sähköpostillesi, se tekee myös osoitteelle myynti@.
Täydellinen postilaatikko. Lukeminen lähettäjän oikein hahmotellulla HTML:llä, muotoiltuna kirjoittaminen, kopio ja piilokopio, liitteet, luonnokset, kansiot ja edelleenlähetykset. Vastaanottajat täydennetään automaattisesti sen perusteella, mitä postilaatikko on oppinut, ja heidät tunnistaa yhdellä silmäyksellä valokuvasta tai monogrammista.
Tekoälyanalyysi, joka todella lukee. ”Mitä tämä sähköposti pyytää minulta?” ottaa huomioon koko ketjun ja liitteet: tarjous-PDF:n, tiedot sisältävän taulukon, vikatilanteen valokuvan. Tarvittaessa se ehdottaa verkkohaun laajentamista, ja sinä päätät, tehdäänkö se.
Hallinta keskustelun ja agenttien kautta. Lukeminen, haku, tiivistäminen, vastaaminen, lähettäminen ja edelleenlähetys luonnollisella kielellä avaamatta postilaatikkoa. Agentti voi tarkkailla osoitetta myynti@ ja valmistella sinulle joka aamu yhteenvedon saapuneista viesteistä. Ja ehdoton sääntö: vastaaminen, lähettäminen ja edelleenlähetys vaativat aina hyväksyntäsi, myös silloin, kun agentti ehdottaa sitä.
Ilmoitukset tärkeistä asioista. Jokainen yrityksen postilaatikon uusi sähköposti ilmoittaa kaikille sen käyttäjille kerran sähköpostia kohden tekoälypohjaisen merkityssuodattimen avulla, joka erottaa asiakkaan tarjouksen toimittajan uutiskirjeestä.
Oma tietosi tietokannassa. Tärkeä ketju tallennetaan Knowledge Baseen yhdellä napsautuksella, ja sen jälkeen siitä voidaan hakea tietoa muun dokumentaation ohella: ”Mitä tälle yritykselle luvattiin heinäkuussa?” vastaa itse itselleen.
Muista moduuleista saapuvat luonnokset. CRM, ERP tai Kampanjat jättävät postilaatikkoon valmiin sähköpostin, johon on liitetty lasku tai tarjous, jotta joku tiimistä voi tarkistaa sen ja lähettää osoitteesta myynti@.
Prospektointi myyntipostilaatikosta
Juuri siksi loimme sen. Kun tiimi tekee liidinhankintaa Kampanjat-toiminnolla, ensimmäisenä herää kysymys siitä, mistä sähköpostiosoitteesta viestiketjut lähetetään. Jos jokainen myyjä lähettää viestit omasta osoitteestaan, vastaukset hajautuvat, verkkotunnuksen maine riippuu kolmesta eri postilaatikosta eikä kukaan näe kokonaiskuvaa. Yrityksen postilaatikon ja CRM:ssä yritykseen linkitetyn työtilan kautta viestiketjut lähetetään oletusarvoisesti osoitteesta myynti@, ja kun joku vastaa, ilmoitus saapuu kaikille postilaatikon jakajille. Se, jolla on aikaa, vastaa samasta postilaatikosta, ja keskustelu pysyy paikassa, jossa kaikki näkevät sen.
Yksittäinen viestiketju voidaan edelleen lähettää henkilökohtaiselta tililtä, jos se valitaan käsin. Henkilö, jolla on vain lukuusoikeus postilaatikkoon, ei voi käyttää sitä lähettämiseen: Kampanjat ei tarjoa sitä vaihtoehtoa. Tuntia ja päivää kohden asetetut rajat koskevat edelleen postilaatikkoa, joten kolme ihmistä eivät kolminkertaista tahtia.
Yhteyshenkilön yrityksen muuttujat
Samalla Kampanjat-mallipohjat saivat ominaisuuden, jota B2B-tiimit ovat pyytäneet: yhteyshenkilön yrityksen mukautetut kentät, eivät vain yhteyshenkilön omat kentät. Jos olet tuonut yrityslistan, joka sisältää yrityksen maakunnan, palvelut tai kullekin yritykselle kirjoitetun esittelykappaleen, kukin kyseisen yrityksen yhteyshenkilö voi käyttää niitä sähköpostissaan muuttujan kautta. Yhteyshenkilösegmentit suodattavat tulokset samojen kenttien perusteella: ”Madridissa toimivien tekoälyä tarjoavien yritysten yhteyshenkilöt” on kahden ehdon yhdistelmä.
Kolme käyttötapaa
Konsulttiyritys, joka tekee liidinhankintaa. Viisi henkeä, myynti@ yhdistettynä yrityksen postilaatikoksi. Kaksi myyjää hallintaoikeuksilla, loput lukuusoikeuksilla. He tuovat yrityslistan CRM:ään, tallentavat segmentit maakunnan ja palvelun mukaan ja käynnistävät ensimmäisen viestiketjun osoitteesta myynti@ käyttäen tekstiä, joka heillä oli jo valmiina kullekin yritykselle. Jokainen vastaus ilmoittaa asiasta molemmille; vapaana oleva vastaa; johto näkee myyntiputken menemättä kenenkään henkilökohtaiseen postilaatikkoon.
Autokorjaamo, jolla on info@-osoite. Asiakkaat lähettävät kuvia viasta ja vakuutusarvion sähköpostitse. Postilaatikko on yrityksen: vastaanotto lukee sen, korjaamopäällikkö kysyy chatilta ”mitä vikaa tämän aamun sähköpostin autossa on?” ja tekoäly kertoo sen kuvien ja PDF-tiedoston perusteella. Vastaus varauksesta lähetetään osoitteesta info@, ja viestiketju tallennetaan CRM:n asiakastietoihin.
Tilitoimisto, jolla on tuki@-osoite. Asiakkaan kysely saapuu osoitteeseen tuki@, ja koko tiimi näkee sen. Se, joka ottaa asian hoitaakseen, vastaa siitä samasta postilaatikosta, arkistoi sen kyseisen asiakkaan tietokansioon ja luo tarvittaessa tehtävän komennolla ”siirrä tämä tehtäviin torstaiksi”. Kun asiakas kirjoittaa uudelleen kolmen kuukauden kuluttua, chat muistaa, mitä hänelle sanottiin.
Lauseita, joita chatilta voi pyytää
- ”Mitä myynti@an on tullut tänään, johon kannattaa vastata?”
- ”Tiivistä tämän yrityksen sähköpostiketju ja kerro, mitä jäi kesken.”
- ”Vastaa osoitteesta myynti@ ja ehdota torstaita klo 11.” Keskusteluvalinta valmistelee; sinä vahvistat.
- ”Edelleenlähetä eilen saapunut tarjouskorjauksen sähköposti korjaamopäällikölle.”
- ”Tallenna tämä ketju asiakkaan tietokantaan.”
- ”Miten Madrid-kampanjan vastaukset etenevät?”
Mikä ei muutu
- Henkilökohtaiset tilit pysyvät henkilökohtaisina. Mikään tästä ei kosketa niitä.
- Postilaatikon yhdistänyt henkilö on edelleen sen omistaja: hän voi katkaista yhteyden tai vaihtaa kirjautumistiedot.
- Mikään ei lähde ilman ihmistä taustalla: keskusteluvalinta, agentti tai kampanja eivät lähetä mitään ilman vahvistusta tai hyväksyntää.
- Se, mitä kukin lukee tai jättää lukematta, on hänen oma asiansa: sähköpostin avaaminen ei merkitse sitä luetuksi muille.
Alkuun pääseminen vie viisi minuuttia
Yhdistä myynti@ tai info@ yrityksen postilaatikoksi, jaa profiilit kohdassa Yritykset → Jäsenet ja ota ilmoitukset käyttöön. Sen jälkeen tiimi lukee, vastaa ja lähettää viestejä samasta paikasta. Jos haluatte lisäksi tehdä liidihankintaa, seuraava vaihe on yritykseen yhdistetty CRM-työtila ja kampanja osoitteesta myynti@. Ja jos haluatte kysyä jotain ennen kuin teette mitään, chat vastaa: ”mitä voin tehdä yrityksen postilaatikolla?”.
