Tuhansissa palveluyrityksissä toistuu sama aamu: kuukauden 1. päivä koittaa, ja joku istahtaa tekemään edellisen kuukauden laskuja yksitellen. Huollot, tukimaksut, vuokrat, ylläpidot, kuukausittainen neuvonta. Päivämäärä vaihtuu, numero vaihtuu, kaikki muu on ennallaan. NAiOS ERP tarjoaa tähän aamuun ratkaisun tästä viikosta alkaen: tilatut palvelut. Palvelu määritetään kullekin asiakkaalle kerran, ja kauden laskut laativat itsensä.
Palvelun tilaaminen asiakkaalle
Kaikki alkaa asiakastiedoista painikkeella Tilaa palvelu. Valitset tuotteen tai palvelun tuoteluettelostasi ja mukautat tarvittavat tiedot: kuvauksen, määrän, hinnan (kopioidaan luettelosta, eikä sen muuttaminen tässä vaikuta luetteloon), laskutusvälin (kuukausi, neljännesvuosi, vuosipuolisko tai vuosi), laskutuspäivän 1. ja 28. päivän väliltä, alkamispäivän sekä mahdollisen päättymispäivän.
Siitä hetkestä lähtien asiakastiedoissa näkyy uusi tarina: jatkuva veloitus kuukausitasolla, 12 kuukauden ennuste, seuraava lasku sekä luettelo palveluista tiloineen. Jokaisella palvelulla on oma valikkonsa: muokkaa, keskeytä ja jatka, tarkastele jo laskutettuja kausia, irtisano tai poista, jos sitä ei ehditty laskuttaa kertaakaan.
Luonnolliset jaksot ilman osalaskutuksia
Teimme tässä tietoisesti yksinkertaisen ratkaisun. Jaksot seuraavat kalenteria: kuukausi, neljännesvuosi, vuosipuolisko tai vuosi. Ensimmäinen jakso on kokonainen: jos tilaat kuukausipalvelun 15. syyskuuta, ensimmäinen lasku kattaa koko syyskuun. Sama pätee irtisanomiseen: meneillään oleva jakso laskutetaan kokonaan, jonka jälkeen palvelu päättyy itsestään. Näin suurin osa palvelusopimuksista toimii jo valmiiksi, ja se säästää neljän desimaalin osalaskutuksia koskevilta väittelyiltä.
Mikään ei lähde liikkeelle automaattisesti
Laskutuspäivänä tai muutamaa päivää aikaisemmin, jos määrität ennakkoajan, ERP laatii asiakaskohtaisen luonnoksen, joka sisältää kaikkien kyseisen kauden palvelut – tai palvelukohtaisen luonnoksen, jos suosit sellaista ryhmittelyä – ja ilmoittaa asiasta ilmoituskellon kautta: ”Toistuvat laskut: N luonnosta valmiina”. Luonnoksissa on merkintä ”Toistuva · syyskuu 2026”, ne estävät asiakkaan vahingossa tapahtuvan vaihtamisen, ja ne tarkastetaan kuten mikä tahansa muu asiakirja.
Postilaatikko löytyy kohdasta Laskut → Toistuvat: siellä näet jakson luonnokset yhteissummineen, ne asiakkaat, joilta puuttuu NIF-tunnus, sekä seuraavien kolmenkymmenen päivän laskut. Sieltä voit valita Valmistele nyt, jos et halua odottaa laskutuspäivää, Lähetä kaikki tai Hylkää yhden tai kaikki luonnokset. Voit myös tuottaa Office-taulukon, jossa on palvelut ja kahdentoista kuukauden ennuste.
Kaikkien lähettäminen toimii samoin kuin yksittäisen laskun lähettäminen käsin: lasku numeroidaan sarjaan, rekisteröidään Verifactuun ja, jos sinulla on se käytössä, välitetään AEAT:lle. Siksi toiminto pyytää vahvistuksen eikä sitä voi perua: lähetetty lasku voidaan vain mitätöidä tai oikaista, kuten kerroimme artikkelissa Verifactulla varustettu ERP.
Automaattinen lähetys on olemassa, mutta sinä päätät ottaa sen käyttöön
Jos laskutat joka kuukausi samansuuruisia maksuja etkä halua edes tarkistaa niitä, kohdassa Oma yritys → Toistuva laskutus voit vaihtaa asetuksen «luonnokset» tilaan «lähetä». ERP näyttää valinnan punaisella ja pyytää toisen vahvistuksen, koska sen jälkeen laskut lähetetään laskutuspäivänä ilman, että ne kulkevat sinun kauttasi. Käytössä on kaksi suojaa: lähettäjän verotiedot on oltava täydelliset, eikä laskua koskaan lähetetä yksinkertaistettuna asiakkaalle, jolta puuttuu NIF-tunnus. Tällainen luonnos jää odottamaan, ja saat siitä ilmoituksen.
Talousosasto saa tiedon, ja chat saa tiedon
Sovitut maksut päätyvät NAiOS Tesorería -ennusteeseen odotettuina saamisina, kukin omalle päivälleen, «Perittävät maksut» -kortissa. Chatissa voit kysyä «mitä palveluita tällä asiakkaalla on sopimuksessa?» tai «miten toistuvat laskut etenevät?» tai pyytää «lisää tälle asiakkaalle kuukausittainen ylläpito lokakuusta alkaen»: copilotAI CopilotTekoälyavustaja työkaluihin sisäänrakennettuna valmistelee sen ja pyytää sinulta vahvistuksen. Se ei koskaan luo tai lähetä laskuja omin päin.
Mitä se ei tee, tarkoituksella
- Se ei jaksota laskutusta päiväkohtaisesti. Jaksot laskutetaan kokonaisina, ensimmäinen ja viimeinen mukaan lukien.
- Se ei laskuta samaa jaksoa kahdesti, vaikka palvelin käynnistyisi uudelleen kesken luonnosten luomisen tai kaksi henkilöä painaisi samaan aikaan «Valmistele nyt».
- Se ei lähetä laskuja itsenäisesti, ellet ota sitä käyttöön, eikä silloinkaan koskaan asiakkaalle, jolta puuttuu NIF-tunnus.
- Se ei luo uudelleen jaksoa, jonka olet hylännyt: jos hylkäät sen, hylkäys kirjataan eikä jakso tule enää näkyviin.
Aloittaminen vie kymmenen minuuttia
Jos sinulla on jo asiakkaita ja tuotevalikoima, riittää, että avaat kolme tai neljä asiakaskorttia ja lisäät niille sopimukseen sen, mitä jo laskutat. Kortti kertoo heti, paljonko ne tuottavat kuukaudessa ja milloin seuraava lasku erääntyy. Jos liiketoimintasi perustuu jaksoittaisiin maksuihin, ero on laskutuspäivän työn ja puolen tunnin tarkistuksen välillä. Ja jos sähköinen laskutus on vielä tulevaisuudessa, kaikki tämä on jo valmiina Crea y Crece -lakia varten.
