Asiakkaiden laskut teet ja hallitset sinä itse. Ostolaskut puolestaan saapuvat miten sattuu: PDF-tiedostona sähköpostissa, joskus dollareissa, joskus Irlannista tai Virosta, joskus toimittajalta, joka veloittaa erissä, ja joskus sellaiselta, joka veloittaa kuusi pientä maksua kortilta ja lähettää yhden ainoan laskun kuun lopussa. Tähän asti lähes missä tahansa ohjelmassa joku hallinnosta on naputellut jokaisen niistä käsin. Tällä viikolla NAiOS-ERP on sulkenut koko tuon ketjun laskun PDF-muodosta maksuun asti säännöllä, joka toistuu jokaisessa vaiheessa: tekoäly ehdottaa, ja ihminen vahvistaa.
Lataa PDF ja tarkista, mitä tekoäly on lukenut
Raha-näkymässä kohdan ”Kirjaa meno” vieressä on nyt painike lataa PDF-lasku. ERP poimii tekstin asiakirjasta, välittää sen mallille ja avaa ikkunan, jossa PDF on vasemmalla ja ehdotettu meno oikealla: toimittaja, Y-tunnus, laskun numero, päivämäärä, veroton hinta, arvonlisävero, ennakonpidätys, loppusumma ja eräpäivä. Jokaisella kentällä on oma luotettavuustasonsa; ne, joista malli ei ole varma, merkitään, jotta voit tarkistaa ne ennen hyväksyntää. Jos Y-tunnus vastaa jo olemassa olevaa toimittajaa, järjestelmä yhdistää ne; jos ei, se ehdottaa toimittajan lisäämistä. Jos kyseinen laskun numero on jo kirjattu kyseiselle toimittajalle, järjestelmä varoittaa kaksoiskappaleesta, ja jos sama tiedosto oli jo liitetty, se ei edes toista sitä.
”Kirjaa”-painike aktivoituu vasta, kun veroton hinta plus arvonlisävero miinus ennakonpidätys ovat yhteensä loppusumman verran. Jos summa ei täsmää, ikkuna ilmoittaa siitä reaaliajassa ja voit korjata kyseistä kenttää. PDF liitetään menoon, jolloin riville tulee paperiliitin ja sen valikkoon vaihtoehto ”Näytä PDF” siltä varalta, että tilitoimisto tai tarkastaja pyytää alkuperäistä tositetta. Skannattuja PDF-tiedostoja ilman tekstikerrosta ei toistaiseksi käsitellä automaattisesti: ERP havaitsee asian ja ilmoittaa siitä sen sijaan, että se alkaisi keksiä lukuja päästään.
Dollarit, Irlanti ja Viro
Monet pienen yrityksen toimittajista eivät enää ole kotimaisia. Dollareina maksettava rajapintapalvelu, Irlantiin rekisteröity maksunvälittäjä, työkalu, joka laskuttaa Virosta. Tällaisten laskujen kanssa tapahtui aiemmin kaksi asiaa: summa kirjattiin ikään kuin se olisi ollut euroja, ja siihen lisättiin arvonlisävero, jota ei ole olemassa.
Jos PDF-lasku on nyt toisessa valuutassa, ERP muuntaa sen euroiksi Euroopan keskuspankin kurssin mukaan laskupäivämääränä, tallentaa alkuperäisen summan ja käytetyn kurssin rivitietoihin sekä näyttää sen ilmoituksena, jotta näet sen ennen vahvistamista. Ja jos toimittajan Y-tunnus on toisesta Euroopan unionin maasta, se tunnistaa kyseessä olevan yhteisöhankinta: se valitsee käännetyn arvonlisäverovelvollisuuden valintaruudun, asettaa arvonlisäveron nollaan ja tallentaa tiedon toimittajatietoihin tulevaa varten. Kirjanpito puolestaan luo kirjanpitotositteen itselasketulla arvonlisäverolla oikeille tileille, jotta kulu näkyy oikein pääkirjassa, vaikka toimittaja ei olisi veloittanut sinulta senttiäkään veroa.
Maksupalvelu ansaitsee oman kappaleensa, sillä se aiheutti eniten sekaannusta: asiakas maksaa 175 euroa, pankki vastaanottaa 170 ja erotus jakautuu kyseisen tapahtuman komission ja muiden maksupalvelun yhdistelemien komissioiden kesken. Kun kirjaat laskun suorituksen, voit merkitä molemmat komissiot erikseen; ERP kirjaa ne kumpikin maksupalvelutoimittajan kuluksi, kuittaa asiakkaan laskun kokonaan maksetuksi ja siirtää pankkiin vain nettosumman, joka täsmää myöhemmin tiliotteen kanssa. Kuun lopussa saapuu maksupalvelun komissiolasku käännetyllä arvonlisäverovelvollisuudella ja ilman arvonlisäveroa: ERP tunnistaa sen ladattaessa ja tarjoaa mahdollisuutta täsmätä se kyseisenä kuukautena jo kirjattujen komissioiden kanssa ilman kulun kaksoiskirjausta.
Maksaminen ei aina tarkoita kerta maksua
Toimittajan 1 990 euron lasku, joka maksetaan 180 euron kuukausierissä. Palvelintarjoaja, joka tekee pieniä korttiveloituksia pitkin kuukautta ja lähettää laskun loppusummasta kuun 30. päivä. Jos kulut on merkitty vain joko maksetuiksi tai maksamattomiksi, kumpikaan tapaus ei sovi malliin.
Jokaisella kululla on nyt maksut: kirjaat maksamasi summan, päivämäärän ja maksutavan, jolloin avoin saldo pienenee. Voit määrittää sille maksuohjelman erien määrän tai summan mukaan, ensimmäisellä eräpäivällä ja toistuvuudella varustettuna, ja luettelossa näkyy ”erä 3/11, maksettu 541 / 1 990”. Maksutapa ei ole enää vapaata tekstiä: valitset tileistäsi ja korteistasi, jotka ERP hakee kassanhallinnasta, ja kullakin toimittajalla voi olla oletusmaksutapansa. Kassanhallinta, joka aiemmin täsmäytti pankkitapahtumat laskuihin tarkan summan perusteella, ymmärtää nyt myös osamaksut: se tunnistaa erän, tunnistaa tutun toimittajan pienen veloituksen ja ehdottaa sitä avointa laskua vastaan, ja hyväksynnän jälkeen se kirjaa kyseisen maksun ERP:hen ja kirjanpito tekee jokaisesta oman viennin. Tiliote voi tulla pankista (Norma 43- tai CSV-muodossa) tai kortin viemästä taulukkolaskelmasta.
Jotta tiedät, mitä on maksettava, ostovelat-osio ryhmittelee avoimet erät eräpäivän mukaan: erääntyneet, tällä viikolla erääntyvät, kuukauden aikana erääntyvät ja myöhemmät. Eräpäivä tulee PDF-tiedostosta, toimittajan kanssa sovitusta ehdosta tai voit määrittää sen itse – jopa laskun päivämäärää aiemmankin, mikä on tilanne silloin, kun olet maksanut etukäteen kortilla ja lasku saapuu vasta jälkikäteen.
Historiaetojen tuominen ilman uudelleennäppäilystä
Ohjelmiston vaihtamisessa kesken vuoteen on tuttu haaste: tähän mennessä annetut laskut ovat vanhassa järjestelmässä. Nyt voit tuoda historiatiedot nykyisen ohjelmasi viemästä myyntiluettelosta PDF-muodossa. ERP lukee luettelon, täsmää asiakkaat olemassa oleviin Y-tunnuksen tai nimen perusteella, näyttää yhteenvedon, pyytää tuntemattomien Y-tunnuksen ja antaa sinun merkitä, mitkä ovat vielä avoimina. Laskut tulevat sisään alkuperäisillä numeroinneillaan erillisessä sarjassa, päivämääriä ja hyvityslaskuja kunnioittaen, koskematta nykyiseen numerointiisi ja luomatta laskutustietueita tai koskematta Verifactuun, koska kyseessä ovat jo valmiiksi olemassa olleet laskut. Eräässä konserniyrityksessä tuotiin tällä tavalla sisään seitsemänkymmentä laskua ja kolme hyvityslaskua koko vuodelta, verottoman summan täsmätessä sentilleen, yhdessä iltapäivässä.
Ja kaikesta voi kysyä
ERP:n copilotti näkee nyt kaiken edellä mainitun. Kysymyksiin, kuten ”mitä minun pitää maksaa tällä viikolla ja kenelle?”, ”anna tämän toimittajan tiedot avoimine erineen”, ”mitkä syyskuun laskut ovat edelleen maksamatta?”, ”kuinka paljon olemme saaneet provisioita tässä kuussa?” tai ”millä hinnalla konsultointituntimme on hinnoiteltu?”, vastataan yrityksesi tiedoilla. Kyselyt suoritetaan heti; kaikki, mikä muuttaa tietoja, kuten palvelun kirjaaminen asiakkaalle, muuttuu ehdotukseksi, jossa on painikkeet ”Käytä” ja ”Hylkää”. Sääntö on sama kuin NAiOS-chatissa ja agenteissa: tekoäly tekee työn, sinä hyväksyt sen. Jos haluat tietää tarkemmin, miksi toimimme näin, katso artikkeli Cómo convertir tu pyme en una empresa HITL.
Miksi tämä sopii yhteen muun kanssa
Mikään edellisistä ei ole uusi moduuli: se on sama ERP, joka on jo läpäissyt Verifactun todellisen testin AEAT:n kanssa, ja jossa on toistuva laskutus sekä asiakirjan koko elinkaari. Kassanhallinta täsmäyttää pankin, kirjanpito luo tositteet, ja tilitoimisto kirjautuu yritykseen omalla käyttöoikeudellaan ja näkee samat kulut liitteenä olevine PDF-tiedostoineen. Kaikki tämä on julkaistu viikossa konserniyrityksen todellisten laskujen pohjalta, ja se on nyt kaikkien alustan yritysten käytettävissä.
Jos kirjaat ostolaskuja joka viikko, kokeile ladata seuraava PDF-muodossa. Jos malli lukee jonkin asian väärin, korjaa kenttä ja huomaa: tallennettava kulu on aina se, jonka olet itse vahvistanut.
