Kysy keneltä tahansa yrityksen pyörittäjältä, mikä hallinnollinen tehtävä vie eniten sunnuntaita, ja vastaus on aina sama: pankkitäsmäytys. Tiliotteen lataaminen, sen avaaminen laskujen viereen, maksujen täsmääminen yksitellen, sen yhden siirron metsästäminen, joka ei sovi mihinkään… Ja erikoista kyllä, eivät edes markkinoiden kalleimmat kassanhallintajärjestelmät ratkaise tätä täysin: ne kyllä yhdistävät pankkiin, mutta tiedot jäävät omaan siiloonsa, kauas ERP-järjestelmästä, jossa laskut sijaitsevat. NAiOS Tesorería on syntynyt täyttämään juuri tämän aukon: pankkitapahtuma saapuu, se kohdistetaan NAiOS ERP -järjestelmän laskuihin ja kuluihin, ja kun vahvistat sen, maksu kirjautuu sinne, missä sen pitääkin olla. Ympyrä sulkeutuu todella.
Tiedosto, joka täsmäytyy itsestään
Lähtökohta ei voisi olla yksinkertaisempi: lataa pankkisi tiliote. Tesorería lukee Norma 43 -standardin (AEB-muodon, jonka mikä tahansa espanjalainen verkkopankki lataa) sekä yleiset CSV-tiedostot ulkomaalaisia pankkeja tai erikoisempia vientimuotoja varten. Tapahtumat tuodaan kaksoiskappaleiden tunnistuksella: voit ladata saman tiedoston kahdesti tai päällekkäisiä tiliotteita, eikä mitään kahdenneta.
Ehdotuksia, ei taikaa
Kun tapahtumat ovat sisällä, napsautat Ehdota kohdistuksia, ja moottori tekee likaisen työn: se etsii laskun numeron viestistä, täsmää tarkat summat, tunnistaa asiakkaan nimen siirrosta, havaitsee erät (suorituksen, joka ryhmittelee saman asiakkaan useita laskuja) ja osamaksut. Jokainen ehdotus sisältää selkeän selityksen – ”laskun nro FA-2026-0042 viite täsmää” – ja luotettavuuspisteet. Täällä mikään ei kohdistu automaattisesti: näet kortin, ymmärrät syyn ja teet päätöksen.
Yksi napsautus ja maksu on olemassa ERP:ssä
Kun hyväksyt ehdotuksen, maksu (tai kulun maksu) luodaan NAiOS ERP:hen täydellisellä jäljitettävyydellä: lasku muuttuu maksetuksi, kun se on suoritettu loppuun, kulut merkitään ja pankkitapahtuma täsmäytetään linkillä maksuun. Jos jokin epäonnistuu puolivälissä – niin käy, järjestelmät tekevät virheitä – tila on näkyvissä ja korjattavissa yhdellä painikkeella, eikä se koskaan jää hiljaiseen limboon.
Automaattinen pankkiyhteys, jos niin haluat
Tiliotteen lataaminen manuaalisesti muuttaa jo arkea. Mutta Kassanhallinta voi tuoda sen myös puolestasi: PSD2-pankkiyhteys synkronoi tilisi muutaman tunnin välein. Se on suunniteltu selkeällä periaatteella siitä, kuka määrää:
- Omat tunnukset, oma sopimus. Yrityksen omistaja avaa oman tilinsä aggregaattoriin (GoCardless useimmille; Arcopay/Afterbanks niille, jotka käyttävät Minsaitia) ja syöttää omat tunnuksensa asetuksiin. Ei mitään jaettuja alustatunnuksia.
- Vain luku -oikeus, aina. NAiOS ei koskaan tee maksuja tai siirtoja. Tunnistaudut OMASSA pankissasi kaksivaiheisella tunnistuksella, ja tänne tallennetaan vain suostumuksen tunniste ja sen voimassaolon päättymispäivä.
- Ilmoitus vanhenemisesta. PSD2-suostumukset vanhenevat lain mukaan muutaman kuukauden välein. Kun niin tapahtuu, saat ilmoituksen ”yhdistä uudelleen kahdella klikkauksella” — ja sillä välin manuaalinen tiliote toimii edelleen kuten ennenkin.
Kassavirta 30, 60 ja 90 päivän päähän — mitatuilla eikä arvioiduilla maksuviivästyksillä
Täsmäytys on puolet arvosta. Toinen puoli on se, mitä täsmäytetty data kertoo sinulle. Ennuste-välilehti ennakoi kassatilannettasi 30/60/90 päivän päähän sen perusteella, mitä on olemassa: erääntyvät laskut, maksamattomat kulut ja toistuvat maksut, jotka se havaitsee omalla tiliotteellasi (se ohjelmisto, sähkö, vuokra, jotka toistuvat joka kuukausi).
Ja tässä tulee se, mitä melkein kukaan muu ei tee: ennusteessa on toinen rivi, ”asiakkaidesi todellisten viivästysten kanssa”. Koska Kassanhallinta tietää, milloin mikkinikin lasku erääntyi ja milloin rahat oikeasti tulivat, se laskee kunkin asiakkaan keskimääräisen viivästyksen — se ei arvioi sitä, vaan mittaa sen — ja näyttää sen kassatilanteen, joka sinulla on, jos kaikki maksavat tavalliseen tapaansa. Se asiakas, joka on aina 25 päivää myöhässä, lakkaa olemasta yllätys kuun lopussa.
Copilot, joka tuntee kassasi
Kuten muissakin NAiOS-moduuleissa, sinulla on tukenasi tekoälyllä varustettu CopilotAI CopilotTekoälyavustaja työkaluihin sisäänrakennettuna. Kysyt siltä omalla kielelläsi, ja se vastaa todellisilla luvuillasi:
- ”Mikä on kassatilanne ja millainen ennuste minulla on 90 päivän päähän?”
- ”Mitä on vielä täsmäyttämättä?”
- ”Mitkä asiakkaat maksavat minulle todellisuudessa myöhässä?”
- ”Laadi muistutukset erääntyneistä laskuista”
Viimeinen näistä ansaitsee selityksen: kun Copilot ehdottaa toimintoa, se ei toimi itsenäisesti. Erääntyneiden laskujen muistutuksista luodaan sähköpostiluonnoksia NAiOS Mailiin, joita tarkastelet ja lähetät itse. Ja jos deterministinen moottori ei riitä jonkin monimutkaisen tapahtuman kohdalla, Ehdota tekoälyllä -painike siirtää tapauksen tekoälylle — turvaverkolla varustettuna: jokainen ehdotus tarkistetaan todellisia tietojasi vasten, ja se mikä ei täsmää, hylätään ennen kuin näet sen.
Jos teet yhteistyötä tilitoimiston kanssa (tai olet sellainen)
Asiakkaan kassavirta näkyy suoraan NAiOS Gestoría -näkymässä: pankkitilanne, viimeisimmän tiliotteen päivämäärä ja täsmäyttämättä olevien summat. Tilitoimistojen asiantuntija näkee yhdellä silmäyksellä, onko asiakkaalla asiat ajan tasalla ennen tilikauden neljänneksen sulkemista — ilman että tarvitsee pyytää pankkikuvakaappauksia tai päästä käsiksi salasanoihin tai tileihin: pankkiyhteys on aina omistajalla.
Sopii yhteen kaiken sen kanssa, mitä sinulla on jo
Kuten kaikki alustan moduulit, Kassavirta ei toimi erillisenä: se hyödyntää NAiOS ERP -järjestelmän laskuja ja kuluja, vie täsmäytetyn kuukauden NAiOS Office -taulukkolaskentaan yhdellä napsautuksella, jättää maksumuistutukset luonnoksina NAiOS Mailiin, ja sen tiedot syöttävät NAiOS CRM -järjestelmän 360-näkymää maksuhistorian kautta. Kaikki saman keskustelun sisällä.
Kolme käyttötapaa
Tukkumyyjä ja maksuerät
Marta laskuttaa neljääkymmentä myymälää ja perii maksut maksuerinä: joka maanantai tilille tulee suuri suoritus, joka kattaa kaksitoista laskua. Ennen tähän kului puoli päivää Excelin parissa. Nyt hän lataa tiliotteen, moottori tunnistaa maksuerän ja ehdottaa asiakkaan kahtatoista laskua sentilleen oikeilla summilla. Hän tarkistaa luettelon, hyväksyy sen, ja kaikki kaksitoista laskua on merkitty maksetuiksi ERP:ssä lokitietoineen.
Yrittäjä, joka vihaa pankkeja
Jordin laskutus on pienimuotoista mutta vaihtelevaa, ja aina löytyy jokin tilisiirto, jonka alkuperää hän ei tiedä. Hän yhdisti pankkinsa kerran (kaksi minuuttia aggregaattorin omalla tilillään), ja nyt tapahtumat tulevat sisään automaattisesti. Joka perjantai hän avaa Kassavirta-näkymän, hyväksyy viikon kolme tai neljä ehdotusta ja kysyy copilotilta, miltä kuukausi näyttää. Kirjanpito lakkasi olemasta sekametelisoppa.
Tilitoimisto, joka sulkee neljänneksiä
Nurian tilitoimisto hoitaa kolmeakymmentä yritystä NAiOSissa. Ennen jokaista tilikauden neljänneksen sulkemista kunkin asiakkaan tiedoista näkee heti, onko kassavirta ajan tasalla vai onko tileillä kaksikymmentä täsmäyttämätöntä tapahtumaa. Viesti NAiOS Mailin kautta myöhässä olevalle asiakkaalle — copilotin laatima luonnos — ja neljännesvuosikatsaus saadaan päätökseen ilman perinteistä viikon taka-ajoa.
Turvallisuus ja selkeät rajat
- Vain pankin lukuusoikeus. NAiOS ei aloita maksuja, tilisiirtoja eikä maksueriä. Ei koskaan.
- Mikään ei täsmäydy itsestään. Moottori ja tekoäly tekevät ehdotuksen; sinä vahvistat sen. Raha-asioissa tämä tauko ei ole mikään yksityiskohta: se on itse tuote.
- Salatut salasanat. Aggregaattorin tunnistetiedot tallennetaan salattuina ja ne toimivat vain yritykselläsi; niitä ei koskaan näytetä tai jaeta.
- Pankkitunnuksesi eivät kulje NAIoksen kautta. Pääsy valtuutetaan omassa verkkopankissasi kaksivaiheisella tunnistautumisella.
Aloittaminen vie viisi minuuttia
Siirry Kassanhallinta-moduuliin, valitse yrityksesi ERP-järjestelmästä, lataa verkkopankin tiliote (Norma 43) ja vie se järjestelmään. Napsauta Ehdotukset täsmäytyksistä ja katso, mitä tapahtuu: ensimmäinen kerta aiheuttaa yleisesti ”ai, tämä olikin näin helppoa” -reaktion. Kun haluat ottaa seuraavan askeleen, yhdistä pankki ja anna tiliotteen siirtyä automaattisesti.
NAiOS Kassanhallinta on saatavilla tästä päivästä alkaen osoitteessa chat.naios.net. Jos alusta ei ole vielä tuttu, aloita lukemalla artikkeli miksi NAiOS on yrityksellesi paras ratkaisu: kassanhallinta on viimeinen palanen järjestelmässä, jossa kaikki – laskut, asiakkaat, kalenteri ja tiimi – sijaitsevat samassa paikassa ja puhuvat samaa kieltä. Sinun kieltäsi.
