Useimmissa pk-yrityksissä ”HR” on kansio täynnä Excel-tiedostoja: yksi lomista, toinen työtunneista, sähköpostilaatikko täynnä PDF-muotoisia palkkalaskelmia ja laatikollinen sopimuksia, joiden vanhentumisaikaa kukaan ei tiedä. Se toimii siihen asti, kunnes se lakkaa toimimasta: tarkastus vaatii työaikakirjanpitoa, työntekijä vaatii jo pidettyjä päiviä tai maaliskuun palkkalaskelma lähetetään edelleen väärälle henkilölle.
NAiOS RRHH on yrityksesi henkilöstöhallinnon kerros NAiOS-alustassa: jokaisen työntekijän henkilöstötiedot, työaikakirjanpito, lomat ja poissaolot sekä portaali, jossa jokainen kirjaa työtuntinsa ja vastaanottaa palkkalaskelmansa kuittauksella. Kaikki on yhdistetty muuhun alustaan – kalenteriin, taulukkolaskentaan, lomakkeisiin ja tekoälychattiin.
Mitä se ratkaisee pala palalta
Työntekijän tiedot vihdoin yhdessä paikassa
Jokaisella työntekijällä on oma korttinsa: sopimustiedot, viikoittainen työaika, tehtävä, henkilötunnus sekä asiakirjat – allekirjoitettu sopimus, tutkintotodistukset ja työterveystarkastukset. Asiakirjoihin voidaan asettaa viimeinen voimassaolopäivä, ja järjestelmä ilmoittaa 30 päivää ennen työterveystarkastuksen tai todistuksen vanhenemista. Loppu on sille, että tarkastuksessa huomataan työturvallisuuskoulutuksen vanhentuneen kahdeksan kuukautta sitten.
Lain vaatima työaikakirjanpito
Espanjassa päivittäinen työaikakirjanpito on ollut vuodesta 2019 lähtien lain mukaan pakollista kaikille yrityksille (työlain pykälä 34.9), ja puolet pk-yrityksistä pitää sitä edelleen Excel-pohjassa, joka täytetään kuun lopussa ulkomuistista. NAiOS RRHH -palvelussa jokainen työntekijä kirjaa saapumisensa ja poistumisensa portaalinsa kautta isolla painikkeella, joka toimii yhtä hyvin myös mobiilissa. Esimies näkee reaaliaikaisesti, kuka on kirjautunut sisään, kuukausiraportti laskee kunkin henkilön työtunnit suhteessa työsopimuksen mukaiseen työaikaan, ja kuukauden tiedosto voidaan viedä yhdellä napsautuksella NAiOS Office -sovellukseen arkistointia tai lähettämistä varten.
Lomat ja poissaolot ilman sähköpostiketjujen pyörittelyä
Työntekijä pyytää lomaa tai ilmoittaa poissaolosta portaalinsa kautta; vastuuhenkilö hyväksyy tai hylkää sen yhdellä napsautuksella – mitään ei hyväksytä automaattisesti. Jokainen näkee lomapäiväsaldonsa jatkuvasti, ja hyväksytyt poissaolot näkyvät automaattisesti NAiOS Calendar -kalenterissa: kun joku kutsuu koolle kokouksen, hän näkee, että Marta on lomalla, jo ennen kokouksen kutsumista eikä vasta sen jälkeen.
Palkkalaskelmaportaali kera vastaanottokuittauksen
PDF-muotoiset palkkalaskelmat ladataan kerralla – yksittäin tai eränä – ja järjestelmä jakaa ne kullekin työntekijälle yhdistämällä tiedostonimessä olevan henkilötunnuksen työntekijäkorttiin. Jokainen näkee vain omat laskelmansa, lataa ne portaalistaan ja kuittaa ne vastaanotetuiksi, joten yritys tietää aina, kuka on vastaanottanut mitäkin. Ei enää yhtään PDF-tiedostoa sähköpostitse eikä yhtään palkkalaskelmaa väärään kansioon.
Ja eräs suunnittelupäätös, jonka kerromme mieluummin itse: NAiOS RRHH ei laske palkkoja. Espanjalaisen palkanlaskennan – työehtosopimusten, sosiaaliturvamaksuperusteiden, ennakonpidätysten ja sosiaaliturvan – laskenta kuuluu sille erikoisohjelmistolle, jota tilitoimistosi jo käyttää. NAiOS järjestää kaiken sen, mitä palkkalaskennan ympärillä tapahtuu, sillä siinä se todellinen ajanhukka piilee, ja jättää laskennan niille, jotka osaavat sen kunnolla.
Työntekijöiden lisääminen lomakkeella
Yhdistä NAiOS Forms -lomake yritykseesi, jotta uudet työntekijätietueet saapuvat itsestään: uusi henkilö täyttää nimensä, henkilötunnuksensa, sähköpostiosoitteensa ja tehtävänsä, jolloin hänen tietueensa luodaan automaattisesti ja kutsu portaaliin lähetetään. Jos sähköposti kuuluu jo aktiiviselle työntekijälle, järjestelmä ei tee kaksoiskappaletta: se ilmoittaa asiasta eikä tee muutoksia.
Copilot, joka tuntee henkilöstösi
Kojelaudassa on integroitu tekoälyavustajaAI CopilotTekoälyavustaja työkaluihin sisäänrakennettuna, joka vastaa todellisiin tietoihisi perustuen, ei yleisluontoisesti:
- ”Kuka on kirjautuneena sisään juuri nyt?”
- ”Tee minulle kuukauden sulkeminen: kunkin työtunnit suhteessa työsopimukseen”
- ”Mitä lomaan liittyviä pyyntöjä minulla on odottamassa hyväksyntää?”
- ”Mitkä asiakirjat vanhenevat seuraavan 30 päivän aikana?”
Ja kun pyydät siltä jotakin toimenpidettä – leimaamista, poissaolopyyntöä – se ei suorita sitä omavaltaisesti: se jättää sen sinulle ehdotuksena, jonka hyväksyt yhdellä napsautuksella. Tekoäly valmistelee; sinä päätät.
Silta tilitoimistoosi
Tässä on helmi. Jos teet yhteistyötä ulkoisen tilitoimiston kanssa, sama rituaali toistuu kuukausi toisensa jälkeen: kuukauden aloitus- ja lopetustietojen, poissaolojen ja ylitöiden kerääminen, sähköpostin kirjoittaminen, palkkalaskelmien odottaminen ja niiden edelleenlähettäminen yksi kerrallaan. Kun toisessa päässä on NAiOS Gestoría, kyseinen rituaali katoaa: yrityksesi luo kuukauden muutokset itsenäisesti 25. päivä ja toimittaa ne tilitoimistollesi suoraan alustalla. Tilitoimisto laskee palkat tutulla ohjelmistollaan, lataa PDF-erän kerran, ja portaalisi jakaa ne kuittauksineen jokaiselle työntekijälle. Sykli, joka vei viikon sähköposteja, muuttuu kahdeksi napsautukseksi.
Kolme tapaa käyttää sitä
Kahvila vuorotyöllä. Kahdeksan työntekijää, jaksotyö, työajanseuranta paperilla. Jokainen tarjoilija kirjaa saapumisensa ja lähtönsä puhelimellaan; vuoropäällikkö näkee päivän näkymän ja hyväksyy lomanmuutokset omastaan. Kuun lopussa tuntilaskelma valmistuu itsestään – ja tarkastuksen tullessa se on ajan tasalla ilman, että siihen on tarvinnut käyttää minuuttiakaan.
Etätyötä tekevä toimisto. Kaksitoista henkilöä kolmessa eri kaupungissa. Lomat haetaan portaalin kautta, ja ne näkyvät tiimin yhteisessä kalenterissa; palkkalaskelmat saapuvat kuittauksella jokaisen omaan portaaliin; työsopimukset ja niiden uusimiset säilyvät henkilöstötiedoissa vanhenemishälytyksellä varustettuina. Kukaan ei enää kysy ”kuinka monta lomapäivää minulla on jäljellä?” – he näkevät sen omasta portaalistaan.
Yritys, jolla on ulkoinen tilitoimisto. Kaksikymmentä työntekijää ja tilitoimisto, joka hoitaa palkanlaskennan. Ennen: Excel-taulukko muutoksista joka kuukausi, PDF-tiedostojen uudelleenlähetyksiä ja se klassinen ”lähetitkö minulle Jordin sairauslomatodistuksen?”. Nyt: muutokset luodaan ja toimitetaan itsestään 25. päivä, ja palkkalaskelmat palaavat suoraan jokaisen työntekijän portaaliin. Tilitoimisto ja yritys näkevät samat tiedot, kumpikin omalta puolestaan.
Alkuun pääsemiseen menee viisi minuuttia
Ota moduuli käyttöön, luo yrityksesi ja lisää tiimisi – käsin tai automaattisesti toimivan ilmoittautumislomakkeen avulla. Jokainen työntekijä saa kutsun portaaliin sähköpostitse ja voi aloittaa leimauksen heti ensimmäisestä päivästä alkaen. NAiOS RRHH on osa NAiOS-alustaa yhdessä CRM:n, Verifactu-tuella varustetun ERP:n, Tasks-sovelluksen ja Calendarin kanssa – jos haluat kattavan kuvan siitä, miksi kaikki yhdessä toimii paremmin kuin kymmenen erillistä työkalua, löydät sen tästä artikkelista.
