Neljääkymmentä yritystä hoitava tilitoimisto elää neljässäymmenessä maailmassa yhtä aikaa: jokaisella asiakkaalla on omat arvonlisäveronsa, ennakonpidätyksensä, palkanlaskentansa, paperikansionsa ja oma erityinen tapa lähettää asiat myöhässä. Useimpien toimistojen todellinen työkalu on edelleen sama: sähköposti, joku manuaalisesti ylläpidettävä Excel eräpäivistä ja sen osakkaan muisti, joka tietää kaiken.
NAiOS Gestoría on vero- ja palkka-asiantuntijan lennonjohtotorni NAiOSissa: koko asiakassalkku liikennevaloilla varustetussa hallintapaneelissa, verokalenteri, joka luo kunkin asiakasen ilmoitukset automaattisesti, automatisoitu kuukausittainen palkanlaskentasykli NAiOS RRHH:ta käyttävien yritysten kanssa sekä tekoälyavustajaAI CopilotTekoälyavustaja työkaluihin sisäänrakennettuna (Copilot), joka tuntee asiakassalkkusi ulkoa.
Salkku yhdellä silmäyksellä
Jokainen asiakas on kortti: nimi, Y-tunnus, veroprofiili (neljännesvuosittainen vai kuukausittainen alv? mitä ilmoituksia hän tekee?) ja yhteydet muuhun alustaan. Salkkunäkymä näyttää asiakaskohtaisen liikennevalon: vihreä, jos kaikki on ajan tasalla; keltainen, jos eräpäivät lähestyvät; punainen, jos jokin on jo erääntynyt. Neljäkymmentä asiakasta, yksi silmäys, nolla yllätystä.
Tässä on tehty tärkeä tietosuojaa koskeva päätös: jos asiakkaasi hoitaa laskutuksensa NAiOS ERP -järjestelmässä, et pyydä häntä viemään mitään ulos — hän kutsuu sinut työtilaansa, ja näet hänen yhteenlasketut lukunsa omasta salkustasi: avoimet myyntisaatavat, vuosineljänneksen laskut, alv. Asiakas hallitsee kutsua, ja jos hän peruuttaa käyttöoikeutesi jonain päivänä, yhteenveto katkeaa heti. Hänen tietonsa ovat hänen; sinä näet ne niin kauan kuin hän niin haluaa.
Verokalenteri, joka luo itsensä
Moduulin ydin. Määrität kunkin asiakkaan veroprofiilin kerran – esimerkiksi neljännesvuosittainen lomakkeilla 303, 111 ja 130 – ja järjestelmä luo vuoden suunnitelman täysin automaattisesti: jokaisen asiakkaan jokaisen ilmoituksen Verohallinnon (AEAT) todellisella määräajalla. Q4:n lomake 303 30. tammikuuta mennessä, Q4:n lomake 111 20. tammikuuta mennessä, lomake 347 helmikuussa, lomake 390 tammikuussa, yhteisövero heinäkuussa. Toimiston verojono näyttää kaiken keskeneräisen kiireellisyysjärjestyksessä, ja järjestelmä ilmoittaa asiakirjan vastuuhenkilölle seitsemän päivää ennen ja edellisenä päivänä.
Kun teet ilmoituksen, merkitset sen tehdyksi ja arkistoit kuittiin suoraan asiakaskortille – jotta kuka tahansa toimistossa voi löytää kahden takaisen vuoden Q2:n lomakkeen 303 kuitin kymmenessä sekunnissa. Sanomme sen suoraan: NAiOS Gestoría ei tee ilmoituksia AEAT:lle puolestasi; se kirjaa, järjestää ja arkistoi. Sähköinen asiointi ja ilmoittaminen säilyvät sinulla omalla varmenteellasi ja harkinnallasi.
Tiimisi ja nimetyt asiakkaat
Kutsu tilitoimiston työntekijät mukaan ja määritä jokaiselle omat asiakkaansa: jokainen työntekijä näkee vain oman asiakaskantansa – omat eräpäivänsä, omat ilmoituksensa ja omat huomautuksensa. Osakas näkee kaiken, ja jokainen asiantuntija omansa. Juuri sellainen tarkan tason käyttöoikeuksien hallinta, jota todellinen tilitoimisto tarvitsee.
Työsuhdehallinnan kiertokulku ilman sähköpostirumbaa
Jos asiakkaasi käyttää NAiOS RRHH -ratkaisua, kuukausittainen palkkalaskentarumba automatisoidaan päästä päätä. Asiakasyritys luo kuukauden muutokset itsenäisesti 25. päivänä – uudet työntekijät, työsuhteiden päättymiset, poissaolot ja työtunnit – ja ne saapuvat työjonoosi asiakaskohtaisesti ilman, että kenenkään tarvitsee kirjoittaa sähköpostia. Sinä lasket palkat tutulla palkkahallinnon ohjelmistollasi (A3, Sage tai mikä tahansa käyttämäsi ohjelmisto: NAiOS ei laske palkkoja, mikä on tietoinen päätös), lataat PDF-erän kerran, ja järjestelmä kohdistaa ne henkilötunnuksen perusteella ja jakaa ne asiakkaan kunkin työntekijän portaaliin kuittauksen kera, jonka näet myös itse. Tiedät kysymättäkin, mikä työntekijä on vastaanottanut palkkalaskelmansa ja kuka ei.
Viestintä koko asiakaskannan kanssa
Muuttuuko ennakonpidätysprosentti? Lähestyykö vuosineljänneksen vaihde? Kirje-painike luo sähköpostiluonnoksen koko asiakaskannallesi – tai valitsemillesi asiakkaille – ja tallentaa sen luonnokseksi NAiOS Mail -sähköpostiin, yhden kutakin asiakasta kohden. Mikään ei lähde itsestään matkaan, ei koskaan: tarkistat luonnokset ja lähetät ne omasta sähköpostistasi. Tämä on koko alustan kultainen sääntö: kone valmistelee, ihminen päättää.
Neljänneksen yhteenveto
Yhdellä napsautuksella saat NAiOS Office -sovellukseen koko asiakaskannan neljänneksen yhteenvetolomakkeen: yksi rivi per asiakas sidottuna sen ERP-järjestelmään – laskut, myyntipohja, suoritettava arvonlisävero, vähennettävä arvonlisävero ja lomakkeen 303 tulos. Jos olet menettänyt pääsyn jonkin asiakkaan tietoihin, sen rivillä lukee rehellisesti ("ei käyttöoikeutta") sen sijaan, että järjestelmä keksiä päästään nollan. Neljänneksen tilannekuva, jonka kokoamiseen meni ennen koko aamu, valmistuu nyt sekunneissa.
Yhdistetty kaikkeen muuhun
Verotuksen eräpäivät näkyvät NAiOS Calendar -kalenterissasi kokoustesi rinnalla: lokakuun 20. päivänä näet kunkin asiakkaan ilmoitusta 303 koskevat merkinnät omassa kalenterissasi, ja yhdellä napsautuksella pääset verotusjonoon. Ja jos tilitoimisto käyttää NAiOS CRM -järjestelmää, minkä tahansa yrityksen 360-näkymä tarkistaa tiedot Y-tunnuksen (NIF) perusteella suhteessa asiakaskantaasi ja näyttää yrityksen verotilanteen – seuraavan eräpäivän ja erääntyneet ilmoitukset – laskujen, lippujen ja keskustelujen rinnalla.
Tilitoimiston copilot
Käyttöpaneelissa on tekoälyavustaja, joka toimii todellisen asiakaskantasi kanssa:
- ”Mikä on erääntynyt tai erääntymässä pian?”
- ”Tee minulle yhteenveto Carburantsista: profiili, eräpäivät ja miten sen vuosineljännes sujuu”
- ”Laadi kiertokirje, jossa ilmoitetaan Q3-tilinpäätöksestä kaikille asiakkaille”
- ”Pyydä kuukauden työsuhdemuutokset HR:ää käyttäviltä asiakkailta”
- ”Mermerkistö Clínican 2. neljänneksen lomake 303 arvonlisäveroilmoitus jätetyksi”
Kysymyksiin vastataan välittömästi omien tietojesi pohjalta. Toiminnot — ilmoituksen merkitseminen jätetyksi, kiertokirjeen laadINTA, muutosten pyytäminen — pysyvät ehdotuksina, jotka hyväksyt yhdellä napsautuksella. Tilitoimistossa, jossa virhe päätyy verohallinnolle, tämä tauko ei ole mikään sivuseikka: se on itse suunnittelu.
Kolme tapaa käyttää sitä
Neljänkymmenen asiakkaan tilitoimisto. Eräpäivien Excel jää eläkkeelle: verokalenteri luodaan automaattisesti ja liikennevalo kertoo joka aamu, mihin kannattaa katsoa. Jokainen asiantuntija kirjautuu sisään ja näkee oman vastuualueensa; osakas näkee kokonaisuuden. Tositteet lakkaavat olemasta verkkokansioissa, joissa on luovia nimiä.
Palkkahallinnon toimisto. Viisitoista palkanlaskenta-asiakasta. Muutokset saapuvat itsestään kuukauden 25. päivänä jokaiselta yritykseltä, joka käyttää NAiOS RRHH:ta; PDF-paketti ladataan kerran ja se jaetaan automaattisesti kuittauksen kera. Se, mikä ennen oli kuukauden pelätyin viikko, kutistuu yhdeksi iltapäiväksi.
Yritys, joka kutsuu tilitoimistonsa mukaan. Se toimii myös toisin päin: jos hoidat yrityksesi asioita NAiOSissa, kutsu tilitoimistosi ERP- ja RRHH-järjestelmääsi. Tilitoimistosi näkee lukusi pyytämättä vientitiedostoja, muutokset saapuvat sille automaattisesti ja työntekijäsi saavat palkkalaskelmansa portaaliinsa. Sinä hallitset sitä, mitä se näkee, ja voit katkaista pääsyn milloin tahansa.
Aloittaminen vie viisi minuuttia
Ota moduuli käyttöön, luo tilitoimistosi, lisää asiakkaasi veroprofiileineen – ja koko vuoden kalenteri ilmestyy itsestään. Kutsu tiimisi mukaan, jaa heille vastuualueet ja anna ilmoitusten hoitaa loput. NAiOS Gestoría on osa NAiOS-alustaa: samaa ympäristöä, jossa CRM, ERP, Calendar ja RRHH asuvat. Jos haluat ymmärtää, miksi integroitu alusta voittaa kymmenen erillistä työkalua, kerromme siitä tässä artikkelissa.
