BOE:n jonossa odottaa työelämän lainsäädäntöuudistus, joka koskettaa kaikkia Espanjan yrityksiä, oli niillä sitten kaksi tai kaksisataa työntekijää: pakollinen digitaalinen työajanseuranta. Luonnos on selkeä – sähköinen, jäljitettävä ja muuttumaton kirjaus, johon on merkitty tauot ja joka on työsuojelutarkastuksen käytettävissä etänä. Sen hyväksyntää lykättiin syyskuuhun 2026 valtioneuvoston neuvoston huomautusten huomioimiseksi, mutta suunta on selvä: tuntitaulukoilla ja kuun lopussa allekirjoitetuilla paperilomakkeilla on viimeinen voimassaolopäivä.
NAiOS Fichaje on ohjelmistokokonaisuuden vastaus: NAiOS RRHH -palvelun työajanseuranta on nostettu täydelliseksi järjestelmäksi – tyypitellyt tauot, tablettikioski kirjautumiseen, mobiilitila yhdellä painikkeella tapahtuvaa leimausta varten sekä työaikakirjanpito, jota ei voi koskaan poistaa. Se ei ole vain yksi asennettava ohjelma: jos tiimisi käyttää jo HR-palvelua, täydellinen työajanseuranta ilmestyy suoraan sinne, missä leimauspainike jo oli.
Työntekijälle: yksi painike, tauot ja siinä se
Jokainen työntekijä leimaa sisään omasta portaalistaan, chatista ("leimaa sisään") tai mobiilin leimaustilasta: iso painike saapumiseen ja lähtymiseen sekä tyypitellyt tauot – lounas, lepohetki, lääkärikäynti, asiointi – yhdellä kosketuksella. Päivän yhteenveto näyttää työpäivän osio osiolta, ja kuukauden yhteenveto erottaa tehdyt työtunnit tauoista, mikä on juuri se, mitä uusi säädös haluaa nähdä kirjattuna.
Kioski: tabletti sisäänkäynnillä, ei istuntoja
Työpajassa, myymälässä tai leipomossa kaikki eivät leimaa omalta puhelimeltaan. Sitä varten on kioski: pääkäyttäjä valtuuttaa jaetun tabletin (linkki toimii valtuutuksena – jos se peruutetaan, laite poistetaan käytöstä), ripustaa sen sisäänkäynnille, ja koko henkilöstö leimaa sillä 4–6-numeroisella PIN-koodillaan. Saapuminen, lähtö ja tauot näkyvät työntekijäluettelon ja kaikkien tilan kanssa – ilman kenenkään kirjautumista sisään.
Rehellisyyttä oletuksena, kuten aina: PIN-koodi tunnistaa, se ei tarjoa vahvaa tunnistautumista – työtoveri saattaa tietää sen. Sanomme tämän suoraan oppaassa sen sijaan, että myisimme sitä biometriikkana. Ja jaettu näyttö näyttää vain nimen ja tilan: ei tunteja eikä kenenkään historiaa.
Työaikakirjanpitoa ei voi koskaan poistaa
Tässä on vaatimustenmukaisuuden ydin. Jos joku on unohtanut leimata, esihenkilö korjaa asian – mutta korjaaminen edellyttää syytä, ja alkuperäinen merkintä säilyy leimaushistoriassa: kuka korjasi, milloin, mitä siinä luki ennen ja miksi. Kaksoiskappaleena tulleen leimauksen mitätöinti ei saa sitä katoamaan: se näkyy yliviivattuna eikä se ole mukana summissa. Kyseessä on sama periaate, joka teki NAiOS ERP:n VeriFactu-toiminnosta vankan: merkintöjä kasataan, niitä ei poisteta – ja kun tarkastaja kysyy, vastaus löytyy historiasta, ei kenenkään muistista.
Paikannus: valinnainen, ilmoitettu ja vain leimauksen yhteydessä
Ulkopuolella työskenteleviä varten – rakennustyömaat, kuljetukset, huolto – yritys voi ottaa käyttöön paikkamerkinnän: mobiililaitteella leimattaessa kyseisen hetken sijainti tallennetaan. Tiukat rajat ovat vakiovarusteena eikä niistä neuvotella: toiminto on oletusarvoisesti pois päältä, se otetaan käyttöön yritystasolla, työntekijä näkee siitä ilmoituksen näytöllään ("sijaintisi tallennetaan leimauksen yhteydessä"), ja jos puhelin estää sen, leimaus onnistuu silti. Jatkuva seuranta ei tule kyseeseenkään – se ei ole työaikakirjanpitoa, vaan jotain muuta, eikä NAiOS sellaista tee.
Esihenkilölle: säädösten edellyttämä raportti
Leimausnäytöllä näkyy tiimin kuukausi siten, että tehdyt työtunnit ja tauot ovat erillisissä sarakkeissa verrattuna kunkin työsopimustunteihin. Tiedot voidaan viedä NAiOS Office -taulukkoon yhdellä napsautuksella, ja jokaisen leimauksen lähde on jäljitettävissä: web, mobiili, pääte tai manuaalinen. Jos teet yhteistyötä tilitoimiston kanssa NAiOS Gestorían kautta, kuukauden muutokset – ylitöitä myöten – siirtyvät sinne automaattisesti 25. päivä.
Laki selitettynä ilman kiertelyä
- Se on pakollista jo nyt (työlain 34.9 pykälä, vuodesta 2019 alkaen): kaikkien työntekijöiden päivittäinen työaika on kirjattava muistiin ja säilyitettävä neljä vuotta. NAiOS RRHH täytti tämän vaatimuksen jo entuudestaan.
- Mitä uusi kuninkaallinen asetus (Real Decreto) tuo tullessaan (odottaa julkaisua virallisessa lehdessä BOE, siirretty syyskuuhun 2026): kirjanpidon on oltava digitaalinen ja muuttamaton, tauot on merkittävä muistiin, ja työsuojelutarkastuksella on oltava etäkäyttöoikeus ja oikeus saada vastaus 24 tunnin kuluessa.
- Mitä NAiOS tarjoaa sinulle jo tänään: digitaalinen kirjaus tyypeittäin eritellyillä tauoilla, muuttamaton muutoshistoria ja rajoittamaton säilytys – täytät vaatimukset ennen kuin laki on edes voimassa.
- Mitä otamme käyttöön, kun asetus julkaistaan: tarkastuksen etäkäyttökanava, jota virallinen tekninen eritelmä, jota kyseinen asetus ei ole vielä vahvistanut, edellyttää. Kun se julkaistaan, se otetaan käyttöön – aivan kuten teimme VeriFactun ja sähköisen laskun kanssa: ilman turhaa meteliä ja lupaamatta mitään, mitä ei voida vielä hyväksyä.
Kolme tapaa käyttää sitä
Rakennusliike, jolla on kolme työmaata
Jokainen työntekijä kirjaa saapumisensa työmaalle matkapuhelimellaan maantieteellinen sijainti ja siitä ilmoittaminen käytössä. Työnjohtaja näkee kuka on milläkin työmaalla ketään soittamatta, ruokatauot eritellään asianmukaisesti, ja jos joku unohtaa kirjautua ulos, se korjataan syyn ja jäljen kera. Kuun lopussa raportti toteutuneista tunneista menee suoraan tilitoimistoon.
Leipomo, jossa on aamuyön vuoroja
Pukuhuoneessa on tablettitietokone kioskitilassa. Tiimi saapuu töihin kello viideltä aamulla ja kirjautuu sisään PIN-koodillaan kahdella napautuksella – kenenkään ei tarvitse käynnistää tietokonetta tai muistaa salasanoja. Lounastauko kirjataan tauoksi, ja raportissa erotellaan työtunnit ja tauot ilman, että kenenkään tarvitsee laskea mitään.
Hýbridi-toimisto
Toimistolle saapuva kirjautuu sisään portaalissa istuutuessaan; etätyöntekijä tekee sen chatin tai puhelimen kautta. Lääkärikäynnit kirjataan eritellyiksi tauoiksi sen sijaan, että ne hukkuisivat sähköposteihin. Esihenkilön ei tarvitse jahdata ketään kuun lopussa: kirjanpito on jo tehty, täydellinen ja puolustettavissa.
Alkuun pääsemiseen menee viisi minuuttia
Jos yrityksesi käyttää jo NAiOS RRHH:ta, mitään ei tarvitse asentaa: tauot, mobiilitila ja historialla varustetut korjaukset ovat jo valmiina tutussa työaikakirjanpidossa, ja kioski otetaan käyttöön Fichajes-näytöltä minuutissa. Jos et vielä käytä RRHH:ta, tiimisi lisääminen ja kutsuminen heidän portaaliinsa on ainoa vaihe – he voivat alkaa kirjata työtunteja ensimmäisestä päivästä lähtien.
NAiOS Fichaje liittyy NAiOS RRHH:n ja NAiOS Gestorían seuraksi ohjelmistokokonaisuuden työsuhdekerrokseen: henkilötiedot, työaika, palkanlaskenta ja nyt sääntöjen mukainen työaikakirjanpito suoraan chatissasi. Jos haluat kattavan kuvan alustasta, aloita lukemalla miksi NAiOS on optimaalinen ratkaisu yrityksellesi.
