Päivittämättömän taulukkolaskennan ja sellaisten varastonhallintajärjestelmien välillä, jotka maksavat enemmän kuin itse varasto, on valtava aukko. Siellä suurin osa pk-yrityksistä elää: kauppa varastohuoneineen, korjaamo pakettiautoineen, leipomo kylmiöineen. Ne tietävät suurin piirtein, mitä niillä on, kunnes asiakas pyytää jotakin, jonka ”pitäisi olla siellä”, mutta jota ei löydykään.
NAiOS Almacén SGA on NAiOS-yritysohjelmistopaketin uusi varastomoduuli, ja se sai alkunsa epätavallisesta ajatuksesta: se ei ole erillinen varasto-ohjelma, vaan varastokerros, joka on rakennettu sen tapahtumakirjan päälle, joka ERP-järjestelmässäsi on jo olemassa. Jokainen ERP- tai POS-järjestelmän myynti, jokainen tavarasaapuminen, jokainen oikaisu ja jokainen inventointi on kirjaus samassa kirjassa. Varastosaldo ei ole koskaan pelkkä luku, jota joku on muokannut: se on kaiken tapahtuneen summa.
Yksi totuus: tapahtumakirja
Taustalla oleva päätös on sama, joka teki tuotteesta NAiOS ERP con VeriFactu vakaan: tietue, johon asiat kirjataan ilman, että niitä pyyhitään pois. Jokaisen tuotteen varastosaldo on sen tapahtumien summa – vähentävät myynnit, lisäävät saapumiset, perustellut oikaisut ja siirrot, jotka lähtevät yhdestä varastosta ja saapuvat toiseen. Jos jokin ei täsmää, kirja kuka, milloin ja miksi.
Ja koska kirja oli olemassa jo ennestään, historiaasi ei tarvitse siirtoa: päävarasto (Principal) syntyy itsestään, ja siellä on valmiina kaikki vanhat varastosaldosi. Luot lisää varastoja tarpeen mukaan – myymälä, varastohuone, pakettiauto – ja siitä alkaen jokainen tapahtuma tietää, mistä se tulee ja minne se menee.
Saapumiset kustannuksineen, perustellut oikaisut, sidotut siirrot
Päivittäinen toiminta koostuu kolmesta toimenpiteestä:
- Saapuminen (vastaanotto): tavara saapuu, valitset varaston ja toimittajan, ja jokaisella rivillä on määrä ja yksikkökustannus. Kustannus on valinnainen – mutta se ruokkii arvostusta, joten kirjaa se, kun tiedät sen.
- Oikaisu: todellisuuden korjaaminen vaatii perustelun. Rikkoutuminen, hävikki, laskentavirhe – järjestelmään tallentuu, kuka oikaisi, kuinka paljon ja miksi. Ilman perustelua ei tehdä oikaisua.
- Siirto: varastojen väliset siirrot ovat kaksi sidottua tapahtumaa: tavara poistuu yhdestä, saapuu toiseen. Tuotteen kokonaismäärä ei muutu koskaan.
Inventointi: totuus lasketaan, sitä ei oleteta
Perinteinen inventointi muutettuna pöytäkirjaksi tehtäväksi työksi. Avaat varaston inventoinnin – kokonaisen tai haulla rajatun jaksottaisen inventoinnin (”vain ruuvit”) – järjestelmä lukitsee odotetun saldon ja todellisuus lasketaan rivi riviltä. Sulkemisen yhteydessä erot kirjataan kirjaan inventointitapahtumina, ja jäljelle jää pöytäkirja: kuka laski, milloin, mikä ei täsmännyt ja mitä jäi laskematta. Suljettu inventointi on historiaa: sitä ei avata uudelleen, vaan avataan uusi.
Yksityiskohta, joka paljastaako tämän olevan tarkkaan mietitty: jos jotain myytiin laskennan aikana, kyseinen myynti on jo kirjassa ja tilinpäätös ottaa sen huomioon. Todellisuus laskennan mukaan määrää. Eikä uuden varaston alkusaldo ole mikään poikkeustapaus: se on vain yksi laskenta muiden joukossa, jossa kaiken odotetaan olevan nollassa.
Mitä varastosi oikeasti arvoltaan, ilman kaunistelua
Saapumiseriesi kustannusten perusteella moduuli laskee koko varaston painotetun keskihinnan mukaisen arvon. Tässä on rehellisyyden punainen viiva: yksiköitä, joiden kustannusta ei tiedetä, käsitellään erikseen – niitä ei koskaan arvosteta nollaksi vain siksi, että loppusumma näyttäisi nätiltä. Raportti saadaan NAiOS Office -taulukkolaskentaan summariveineen tai CSV-muodossa tilitoimistollesi.
Missä tarkalleen: sijainnit, erät ja eräpäivät
Kun varasto kasvaa, ”se on varastossa” ei enää riitä. Sijainnit (käytävä, hylly, lokero: ”B-03-2”) kertovat, mistä mikkinäkin asia löytyy, ja saapumiserien riveille voidaan merkitä eränumero ja viimeinen käyttöpäivä – mikä on ehdoton edellytys elintarvike- ja ravintola-alalla. NAiOSin ilmoituskello varoittaa, kun erä lähestyy eräpäiväänsä, ja ”Eräpäivät”-painike listaa kaiken vanhenemassa olevan erätietoineen ja varastoineen.
Kassapääte tekee poistot omasta varastostaan
Jos käytät NAiOS POS -sovellusta, jokainen kassa voidaan määrittää tiettyyn varastoon: myymälä myy myymälän varastosta, torikoju myy pakettiautosta. Myynti vähentää tuotteet kassan varastosta, ja – yksityiskohta, jonka monet suuret järjestelmät tekevät väärin – mitätöinti palauttaa tuotteen tismalleen siihen varastoon, josta se lähti eikä suinkaan keskusvarastoon.
Työntekijä kännykän kanssa: varastonhallintajärjestelmä ilman viivakoodinlukijoita
Tässä on se harppaus, josta moduuli on saanut nimensä. Perinteiset varastonhallintajärjestelmät vaativat radiotaajuuskoodinlukijoita, erillisiä päätelaitteita ja kuukausien käyttöönottojaksoja. NAiOS käyttää sitä, mikä sinulla on jo taskussasi:
- Määrität laskennan yrityksesi työntekijälle tehtäväkortilta. Hänelle tulee ilmoitus, ja jos hänellä on NAiOS-sovellus asennettuna puhelimeensa, push-ilmoitus, joka avaa suoraan työntekijätilan.
- Määritys mahdollistaa sen, että vaikka kyseisellä henkilöllä olisi vain lukuusoikeus, hän voi laskea ja sulkea kyseisen tehtävän – ja vain sen. Ilman ylimääräisten oikeuksien jakamista.
- Työntekijätila on kiireisille käsille suunniteltu mobiilinäkymä: hänen tehtävänsä, suuri numeronäppäimistö ja kameraskanneri: tähtäät viivakoodiin ja se siirtyy suoraan tuoteriville. EAN-koodi tallennetaan ERP:n tuoteluettelokortille; jos EAN-koodia ei ole, haku tehdään tuotenumeron perusteella, ja näppäimistö on aina käytettävissä.
Rehellisyyttä suoraan: kameraskanneri toimii tällä hetkellä Androidilla ja Chromella. iPhoneella Safari ei vielä tue sitä – käytössä on näppäimistö tai tuotenumero, ja sovellus kertoo sen suoraan näytöllä sen sijaan, että se teeskentelisi muuta.
Kysy kopilotilta
Kuten kaikki muutkin ohjelmistopaketin moduulit, Varasto paljastaa tietonsa NAiOSin chatille ja agenteille – vain luku -muodossa, sillä varastonhallinta chatin kautta ei ole hyvä ajadus emmekä salli sitä:
- ”Paljonko M4-ruuvia on jäljellä ja missä varastossa?”
- ”Mitkä tuotteet ovat alle minimitason?”
- ”Mikä on varaston arvo juuri nyt?”
Kolme käyttötapaa
Rautakauppa takavarastoineen
Myymälä ja takavarasto. Jokainen kassan myyntitapahtuma vähentää varastoa myymälästä; kun hyllysaldo laskee, tehdään siirto takavarastosta. Lauantaiaamun kiertävä inventaario – ”vain ruuvit” – pitää tiedot ajan tasalla sulkematta myymälää koko päiväksi. Hälytys alhaisesta saldosta ilmoittaa ennen kuin perus tuotteet loppuvat.
Leipomo, joka ei voi leikkiä päivämäärillä
Jauhot ja maitotuotteet saapuvat erätietojen ja viimeisten käyttöpäivien kanssa jokaisen vastaanoton yhteydessä. Hälytys ilmoittaa viisitoista päivää ennen erän vanhenemista (aikaikkuna on säädettävissä), ja vanhenemispainike on ensimmäinen asia, jota tarkastellaan maanantaina. Syyllä varustettu oikaisu kirjaa jokaisen hävikin: vuosineljänneksen lopussa varaston arvo vastaa todellisuutta.
Jakelija pakettiauton kanssa
Keskusvarasto ja jakeluauto toisena varastona. Aamulla siirretään reitille lähtevät tuotteet; päivän myynnit vähennetään pakettiauton varastosta. Työntekijä tekee paluuinventaarion omalla puhelimellaan – skannaa, syöttää tiedot, sulkee – ja raportti kertoo, mikä palasi ja mikä ei.
Aloittaminen vie viisi minuuttia
Jos yrityksesi käyttää jo NAiOS ERP:tä, WMS-varasto näkyy yhtenä lisämoduulina: ota se käyttöön, valitse tuoteluettelon tuotteista ”hallitse varastoa” ja kirjaa ensimmäinen saapuva erä. Historiallinen varastosaldosi on jo Päävarastossa – ei siirtoja, ei tuonteja, ei erillistä projektia. Ja kun kasvat – lisää varastoja, eri eriä, mobiililaitteita käyttäviä työntekijöitä – moduuli on valmiiksi suunniteltu tukemaan kasvuasi.
Almacén SGA liittyy NAiOS ERP-, NAiOS POS- ja NAiOS Tesorería -sovellusten rinnalle NAiOS-yritysohjelmistokokonaisuuteen: rahat, kassa ja nyt myös varasto puhuvat samaa kieltä suoraan chatissasi. Jos haluat alustasta kokonaiskuvan, aloita lukemalla miksi NAiOS on yrityksellesi optimaalinen ratkaisu.
