Une agence qui gère quarante entreprises vit dans quarante mondes à la fois : chaque client avec sa TVA, ses retenues, ses bulletins de paie, son dossier de papiers et sa manière particulière d'envoyer les choses en retard. L'outil réel de la plupart des bureaux reste le même : le courrier, un Excel de dates d'échéance que quelqu'un garde à jour, et la mémoire du partenaire qui sait tout.
NAiOS Gestoría est la tour de contrôle du conseiller fiscal et social au sein de NAiOS : tout le portefeuille de clients sur un panneau avec un feu tricolore, un calendrier fiscal qui génère les déclarations de chaque client tout seul, le cycle de travail mensuel automatisé avec les entreprises qui utilisent NAiOS RRHH, et un copilote IA qui connaît ton portefeuille par cœur.
Le portefeuille, d'un coup d'œil
Chaque client est une fiche : nom, NIF, profil fiscal (TVA trimestrielle ou mensuelle ? quels modèles présente-t-il ?), et ses liens avec le reste de la plateforme. Le panneau de portefeuille affiche un feu tricolore par client : vert s'il est à jour, orange s'il a des échéances proches, rouge si quelque chose est déjà échoué. Quarante clients, un coup d'œil, zéro surprises.
Et ici, il y a une décision importante sur la confidentialité : si ton client gère sa facturation dans NAiOS ERP, tu ne lui demandes pas d'exporter quoi que ce soit — il t'invite dans son espace et tu vois ses chiffres agrégés depuis ton portefeuille : en attente de paiement, factures du trimestre, TVA. L'invitation est contrôlée par le client, et si un jour il te révoque l'accès, l'agrégation s'arrête net. Ses données lui appartiennent ; tu les vois tant qu'il le souhaite.
Le calendrier fiscal qui se génère tout seul
Le cœur du module. Tu définis le profil fiscal de chaque client une fois — trimestriel, avec 303, 111 et 130, par exemple — et le système génère tout seul le plan de l'année : chaque modèle, de chaque client, avec sa date limite réelle de l'AEAT. Le 303 du quatrième trimestre au 30 janvier, le 111 du quatrième trimestre au 20 janvier, le 347 en février, le 390 en janvier, l'Impôt sur les Sociétés en juillet. La file fiscale du bureau montre tout ce qui est en attente classé par urgence, et le système avertit la personne assignée sept jours avant et la veille.
Lorsque tu présentes un modèle, tu le marques comme présenté et archives le justificatif dans la propre fiche — de sorte que n'importe qui dans le bureau peut retrouver le justificatif du 303 du 2T d'il y a deux ans en dix secondes. Et nous le disons clairement : NAiOS Gestoría ne présente rien à l'AEAT pour toi ; elle enregistre, organise et archive. La présentation télématique reste la tienne, avec ton certificat et ton jugement.
Votre équipe, avec des clients assignés
Invitez les employés du cabinet et assignez à chacun ses clients : chaque employé voit uniquement son portefeuille — ses clients, ses échéances, ses avis. Le partenaire voit tout ; chaque technicien, ce qui le concerne. Le permission fine qu'un vrai cabinet nécessite.
Le cycle de travail, sans le rituel de l'email
Si votre client utilise NAiOS RRHH, le rituel mensuel des salaires s'automatise de bout en bout. Le 25, l'entreprise du client génère seule ses variations du mois — embauches, licenciements, absences, heures — et elles arrivent dans votre file de travail, par client, sans que personne n'écrive un email. Vous calculez les salaires dans votre logiciel habituel (A3, Sage, celui que vous utilisez : NAiOS ne calcule pas les salaires, et c'est une décision délibérée), vous téléchargez le lot de PDFs une fois, et le système les associe par DNI et les distribue au portail de chaque employé du client, avec accusé de réception que vous voyez aussi. Vous savez quel employé a reçu son salaire et lequel ne l'a pas, sans demander.
Communiquer avec tout le portefeuille
Le type de retenue change-t-il ? La clôture du trimestre approche-t-elle ? Le bouton Circulaire rédige un email pour tout votre portefeuille — ou les clients que vous choisissez — et le laisse comme brouillons dans NAiOS Mail, un par client. Rien ne s'envoie tout seul, jamais : vous vérifiez les brouillons et les envoyez depuis votre email. C'est la règle d'or de toute la plateforme : la machine prépare, l'humain décide.
La feuille du trimestre
Un clic et vous avez dans NAiOS Office la feuille-résumé du trimestre de tout le portefeuille : une ligne par client avec son ERP lié — factures, base de ventes, TVA collectée, TVA déductible et le résultat du 303. Si vous avez perdu l'accès avec un client, sa ligne le dit honnêtement («sans accès») au lieu d'inventer un zéro. La photo du trimestre qui prenait auparavant une matinée, en quelques secondes.
Connecté avec tout le reste
Les échéances fiscales apparaissent dans votre NAiOS Calendar, à côté de vos réunions : le 20 octobre, vous verrez les éléments du 303 de chaque client dans votre propre calendrier, et un clic vous mène à la file fiscale. Et si le cabinet utilise NAiOS CRM, la fiche 360 de n'importe quelle entreprise croise par NIF avec votre portefeuille et montre sa situation fiscale — prochaine échéance, modèles échus — avec ses factures, tickets et conversations.
Le copilote du cabinet
Le panneau contient un assistant IA qui travaille avec votre portefeuille réel :
- « Qu'est-ce qui est échue ou sur le point d'échoir ? »
- « Fais-moi le résumé de Carburants : profil, échéances et comment se passe son trimestre »
- « Prépare une circulaire avisant de la clôture du 3T à tous les clients »
- « Demande les variations de travail du mois aux clients avec RH »
- « Marque comme présenté le 303 du 2T de la Clinique »
Les requêtes sont répondues instantanément avec vos données. Les actions — marquer comme présenté, préparer la circulaire, demander des variations — restent comme des propositions que vous approuvez d'un clic. Dans un cabinet, où une erreur se présente devant le fisc, cette pause n'est pas un détail : c'est le design.
Trois manières de l'utiliser
Le conseil de quarante clients. L'Excel des échéances prend sa retraite : le calendrier fiscal se génère tout seul et le feu tricolore indique chaque matin où regarder. Chaque technicien entre et voit son portefeuille assigné ; le partenaire voit l'ensemble. Les justificatifs cessent de vivre dans des dossiers réseau avec des noms créatifs.
Le cabinet de travail. Quinze clients avec des bulletins de salaire. Les variations arrivent toutes seules le 25 de chaque entreprise utilisant NAiOS RH ; le lot de PDFs est téléchargé une fois et se répartit tout seul avec accusé de réception. Ce qui était la semaine redoutée du mois devient un après-midi.
L'entreprise qui invite son conseiller. Cela fonctionne aussi à l'envers : si vous gérez votre entreprise avec NAiOS, invitez votre cabinet à votre ERP et à votre RH. Votre conseiller voit vos chiffres sans vous demander d'exportations, vos variations lui parviennent toutes seules, et vos employés reçoivent leurs bulletins de salaire sur leur portail. Vous contrôlez ce qu'il voit, et vous pouvez couper l'accès quand vous le souhaitez.
Commencer prend cinq minutes
Activez le module, créez votre cabinet, enregistrez vos clients avec leur profil fiscal — et le calendrier de l'année apparaît tout seul. Invitez votre équipe, assignez-leur des portefeuilles, et laissez les avis faire le reste. NAiOS Gestion fait partie de la plateforme NAiOS : la même maison où vivent le CRM, l'ERP, Calendrier et RH. Si vous voulez comprendre pourquoi une plateforme intégrée bat dix outils séparés, nous vous l'expliquons dans cet article.
