Konsulttiyritys, joka järjestää myös koulutusta. Fysioterapeutti, joka myy verkkokursseja. Liike, joka tarjoaa myös palveluita. Monet itsenäiset ammatinharjoittajat ja pienet yritykset laskuttavat kahden elinkeinoharjoittajanimikkeen (IAE) alaisuudessa, ja kun laskutus on siirrettävä toiminnanohjausjärjestelmään (ERP), eteen tulee aina sama kysymys: ”Täytyykö yritykseni rekisteröidä kahteen kertaan?”. Vastaus on ei. Tästä viikosta alkaen NAiOS ERP mahdollistaa useamman toiminnan pyörimisen saman yrityksen sisällä – jokaisella on oma numerointinsa, ja kirjanpito sekä arvonlisäveroilmoitukset saadaan eriteltyinä juuri niin kuin tilitoimistosi haluaa.
Miksi kahden yrityksen perustaminen on virhe
Houkutus on ymmärrettävä: jos tilitoimisto käyttää kahta numerointia, ”teen vain kaksi yritystä ja sillä selvä”. Y-tunnus on kuitenkin yksi, arvonlisävero on yksi ja Verifactu-ketju on yksi. Arvonlisäveroilmoitus annetaan henkilön, ei nimikkeen mukaan, ja yrityksen kahdentaminen ERP:ssä tarkoittaa asiakkaiden kahdentamista, yhteisten kulujen kahdentamista ja kahden yhteenvedon laskemista käsin joka neljännesvuosi. Tilitoimistosi sen sijaan tarvitsee kunkin toiminnan tuloksen, sillä ennakonpidätysilmoitus perustuu kunkin toiminnan tuottoon. Toisin sanoen: yksi yritys, useita toimintoja ja tieto siitä, mihin toimintaan mikkinäkin asiakirja kuuluu.
Toiminnot: yksi per nimike
Kohdassa Oma yritys → Toiminnot rekisteröit jokaisen toiminnan IAE-nimikkeellä (777, 826 jne.), nimellä, jolla näet sen luetteloissa ja raporteissa, sekä halutessasi omalla lasku- ja tarjoussarjallaan. Yksi toiminnoista on päätoiminto: se, joka esitäytetään jokaiseen uuteen asiakirjaan ja kuluun. Jos sinulla on vain yksi toiminto, et huomaa mitään muutosta – ERP toimii kuten ennenkin.
Siitä hetkestä lähtien jokainen tarjous, lasku ja kulu sisältää tietoni toiminnasta. Voit vaihtaa toimintoa itse asiakirjassa, myös jo laadituissa laskuissa: toiminto on luokittelu, se ei vaikuta numeroon, loppusummiin eikä Verifactu-ketjuun. Kun tarjous muutetaan laskuksi, toiminto siirtyy sen mukana – samoin hyvityslaskussa.
Numerointi, jota olet jo käyttänyt
Tilitoimistosta tai muusta ohjelmistosta siirtyvällä on yleensä käytössä toimintokohtainen numerointi, esimerkiksi muotoa 2026/000005. Laskua luotaessa toiminto valitsee sarjan, joten kukin nimike noudattaa omaa juoksevaa numerointiaan sekoittumatta muihin. Jokaisella sarjalla on oma muotonsa: etuliite, seuraava numero ja merkkien määrä. Jos viimeinen laskusi oli 2026/000005, luot sarjan etuliitteellä ”2026/”, seuraavalla numerolla 6 ja kuudella numerolla, jolloin ensimmäinen luomasi lasku on muotoa 2026/000006. Jos etuliite päättyy kauttaviivaan tai yhdysviivaan, numero liitetään suoraan siihen; muussa tapauksessa se erotetaan yhdysviivalla kuten ennenkin.
Yksi sääntö ei muutu: sarja ei voi koskaan mennä taaksepäin. Voit siirtää seuraavaa numeroa eteenpäin jatkaaksesi siitä, mihin jäit, mutta et palata taaksepäin. Tätä aukoton numerointi edellyttää.
Mitä tilitoimistosi näkee
- Asiakirjoissa ja Kuluissa suodattuminen tapahtuu toiminnon mukaan, ja Raporteissa voit valita toimintonäkymän tai avata raportin Toiminnon mukaan.
- Neljännesvuosiyhteenveto näyttää toimintokohtaisen erittelyn yhdistelmän alapuolella. Lomake 303 pysyy yhtenä kokonaisuutena; lomaketta 130 varten käytetään toimintokohtaista tulosta.
- Myynti- ja ostolaskujen luetteloissa on lopussa Toiminto-sarake muuttamatta sarakkeita, joihin tilitoimistosi on jo tottunut.
- Ennen toimintojen luomista tehdyt kirjaukset jäävät tilaan ”määrittelemätön”, ja toiminnolla Määritä toiminnottomat ne voidaan luokitella kerralla ryhmänä.
Esimerkki: aloitus lokakuun 1. päivänä
Konsulttiyritys laskuttaa konsultointia nimikkeen 777 ja koulutusta nimikkeen 826 alla, ja tähän asti sen tilitoimisto on hoitanut kahta eri numerointia. Yritys haluaa aloittaa NAiOS-järjestelmän käytön neljännestä neljänneksestä alkaen, jotta jokainen neljännes on kokonaan yhdessä järjestelmässä. Vaiheet ovat neljä: luo kaksi toimintoa, luo kummallekin sarja käyttäen seuraavaa vuorossa olevaa numeroa ja aiemmin käytettyä merkkimäärää, merkitse päätoiminto ja ala syöttää lokakuun 1. päivästä alkaen laskuja ja kuluja entiseen tapaan. Joulukuun 31. päivänä yritys lataa luettelot toimintosarakkeella ja eritellyllä neljänneksellä varustettuna ja toimittaa ne sellaisenaan tilitoimistolle.
Mikä ei muutu
- Ilman toimintoja ERP toimii täsmälleen samalla tavalla kuin tähänkin asti.
- Sarja määrittää edelleen numeron ja Verifactun; toiminto määrittää vain sen, mitä sarjaa käytetään.
- Yritys on edelleen Y-tunnus. Jos sinulla on todellakin kaksi eri yhtiötä, kyseessä on silloin kaksi eri yritystä.
- Toiminnon, jota ei ole vielä käytetty, voi poistaa. Jos sillä on jo asiakirjoja, se arkistoidaan ja luokitellut tiedot säilyttävät toimintonsa.
Aloittaminen vie kymmenen minuuttia
Avaa ERP, siirry kohtaan Oma yritys → Toiminnot ja luo ensimmäinen toiminto toimialaluokituksellaan. Kun luot sarjan suoraan toiminnosta, määritä seuraava numero ja aiemmin käyttämäsi numeromerkit. Toista toimenpide toisen toiminnon osalta, merkitse päätoiminto ja laadi seuraava lasku. Jos sinulla oli jo tämän vuoden asiakirjoja, toiminto "Määritä se, millä ei ole toimintoa" sijoittaa ne oikeisiin paikkoihin. Ja jos laskutat toistuvaispalveluja, tästä eteenpäin laadittaville laskuille tulee päätoiminto, ja voit vaihtaa sen suoraan laskulla, jos kyseessä on jokin muu toiminto.
