Vaatekauppa, jolla on kahdeksansataa tuotetta yhdessä Excel-taulukossa. Rautakauppa, joka pitää tuoteryhmät päässään. Jakelija, jonka kassajärjestelmällä ja laskutusohjelmalla on kummallakin oma luokkalistansa, eikä yksikään niistä täsmää. Tuoteluettelon kokoaminen kunnolla on aina ollut ERP:n käyttöönoton tylsin osa. Viime viikonloppuna NAiOS ERP ja NAiOS POS -kassajärjestelmä saivat neljä peräkkäistä päivitystä, jotka sopivat juuri tähän: jaetut tuoteryhmät, tuonti laskentataulukosta, koko- ja värivariantit sekä kassajärjestelmä, joka ymmärtää ne. Näiden ansiosta tuoteluettelon kokoaminen onnistuu yhdessä iltapäivässä.
Ensimmäinen tunti: tuoteryhmät ja alaryhmät
Tuotteet ryhmitellään nyt tuoteryhmiin ja alaryhmiin, kahdelle tasolle. Ryhmät ovat samat ERP:ssä ja kassajärjestelmässä: yksi päädata. Tuoteluettelossa vasemmalla oleva puu suodattaa tuotteita; ryhmienhallinta antaa ryhmille kuvakkeen, värin ja järjestyksen sekä arkistoi ne, joita et enää käytä; tuotteen kortilla tuoteryhmä valitaan hakukentällä; ja kun merkitset useita tuotteita, näkyviin tulee Siirrä tuoteryhmään, jolla tuoteluettelon voi järjestää uudelleen kerralla.
Jos sinulla oli jo tuoteluettelo, mitään ei tarvitse tehdä uudelleen: vanha tekstimuotoinen «kategoria» muuttui automaattisesti tuoteryhmiksi, ja kassajärjestelmän luokat yhdistettiin ERP:n luokkiin. Kun syntyi ristiriitoja, voitti kassajärjestelmän luokka, ja se on kirjattu muistiin. Raporteista löydät lisäksi Myynti tuoteryhmittäin.
Toinen tunti: Excel-taulukon tuonti
Tuoteluettelo → Tuonti / vienti -kohdassa lataat CSV- tai XLSX-tiedoston ja valitset NAiOS Office -taulukon tai tiedoston Conocimiento-sovelluksesta. ERP tunnistaa sarakkeet itse (nimi, SKU, EAN, hinta, vero, tuoteryhmä, toimittaja jne.). Ennen kuin mitään muutetaan, se näyttää rivi riviltä, mitä on tapahtumassa: mitkä tuotteet ovat uusia, mitkä päivitetään, koska niillä on jo sama SKU tai EAN, ja mitkä sisältävät virheen, joka kannattaa korjata taulukossa. Puuttuvat tuoteryhmät ja toimittajat luodaan automaattisesti.
Vahvistat tuonnin, ja jos jokin ei ollutkaan odotettua, minkä tahansa tuonnin voi peruuttaa. Päivittäiseen käyttöön CSV-mallipohja ja tuoteluettelon vienti sisältävät samat sarakkeet: viet tiedot, muokkaat niitä rauhassa ulkopuolella, tuot ne takaisin, ja muuttuu vain se, minkä muutit.
Kolmas tunti: koko- ja värivariantit
Neljän koon ja kolmen värin t-paita ei ole kaksitoista erillistä tuotetta. Se on yksi tuote, jolla on kaksitoista varianttia. Tuoteluettelo → Attribuutit: määrität attribuutit ja niiden arvot (Koko: S, M, L, XL; Väri: punainen, sininen, musta). Tuotteen kortilla valitset Muunna varianttituotteeksi ja sitten Luo variantit: merkitset arvot, ja kaikki yhdistelmät luodaan automaattisella SKU:lla.
Jokainen variantti on tavallinen artikkeli, jolla on oma hinta, varasto ja EAN. Se perii pääartikkelilta perheen, tyypin, verot, toimittajan ja kuvauksen. Pääartikkelia ei myydä: asiakirjoissa ja TPV:ssä valitaan sen variantit. Katalogissa pääartikkeli taittuu kokoon ja näyttää varianttien määrän ja kokonaisvaraston. Sen tuotetiedot näyttävät variantit ja vuoden myynnit, ja Raporteissa on Myynti variantin mukaan. Tuonti ymmärtää tämänkin: sarakkeilla «Pääartikkeli» sekä «Koko», «Väri»… se luo kerralla puuttuvat pääartikkelit, attribuutit ja variantit.
Neljäs tunti: TPV tietää jo
TPV:n kategoriat ovat nyt ERP:n perheitä. Ensimmäisellä kerralla ne siirtyvät automaattisesti, mukana emoji ja kunkin artikkelin luokitus. Kategorian luominen tai muokkaaminen TPV:ssä luo tai muokkaa sitä ERP:ssä. Näytöllä on perhechipit, ja kun valitset alaperheitä sisältävän perheen, toinen rivi näyttää ne.
Variantillinen artikkeli on yksi kortti, jossa näkyy varianttien määrä ja hinta «alkaen». Kun kortti napautetaan, yhdistelmä valitaan attribuuttikohtaisilla chipeillä. Jokaisen yhdistelmän varasto näkyy, ja loppuunmyydyt himmennetään. Haku variantin SKU:lla tai EAN:lla tai viivakoodinlukijan käyttö lisää sen suoraan kuittiin ohittaen valitsimen. Pääartikkelin emoji, suosikkimerkintä ja kuva koskevat kaikkia sen variantteja.
Yhden iltapäivän kulku
- Perheet: luo puu hallinnassa kuvakkeen ja värin kanssa. Viidessä minuutissa, jos niitä on vähän. Loput syntyvät tuonnissa automaattisesti.
- Tuonti: lataa CSV-mallipohja, kopioi taulukkosi siihen tai lataa Excel sellaisenaan, tarkista esikatselu ja vahvista. Koon ja värin omaavat artikkelit tulevat sarakkeilla «Pääartikkeli» ja niiden attribuutit.
- Tarkistus: käy katalogi läpi perheittäin, taita pääartikkelit kokoon ja korjaa yksittäisen variantin hinta tai varasto.
- TPV: avaa kassa ja tarkista perhechipit sekä «alkaen»-kortit. Lue viivakoodi ja varmista, että se päätyy kuittiin.
Mikä ei muutu
- Varasto, hinnat ja verot pysyvät kussakin artikkelissa; muunnelmat ovat artikkeleita.
- Laskutus, periminen ja Verifactu eivät muutu: tuote- eli artikkelilista on vain rivien lähde.
- Jos et käytä muunnelmia tai perheitä, tuoteluettelo on edelleen tutun kaltainen.
Kaikki tämä on jo käytössä ERP:ssä ja TPV:ssä. Jos tuoteluettelosi on laaja, aloita CSV-mallipohjasta: se on nopein tapa saada koko luettelo perheineen ja muunnelmineen valmiiksi ennen illan sulkemista.
