Kaikki yritykset allekirjoittavat sopimuksia. Ja lähes kaikki säilyttävät niitä samalla tavalla: Word-tiedosto sähköpostissa, allekirjoitettu PDF kansiossa, jota kukaan ei muista, ja päättymispäivä… jonkun päässä. Kunnes automaattinen uusiutuminen syö vielä yhden vuoden palvelusta, jota et enää halunnut. NAiOS Legal on yrityksesi jokapäiväinen lakiosasto: jokainen sopimus, salassapitosopimus, toimeksianto tai valtakirja muuttuu asiakirjaksi, jossa ovat osapuolet, päivämäärät, uusiutuminen ja tila — luonnoksesta voimassa olevaksi ja vanhentuneesta uusituksi, ilman että langan pää katkeaa.
Sopimus asiakirjana
Legalin asiakirja ei ole kuollut arkisto: sillä on elinkaari (luonnos → tarkistettavana → voimassa → vanhentunut tai päättynyt, rehellisin siirtymin — tarkistettavana oleva sopimus ei voi »vanhentua»), sen lisäsopimukset roikkuvat pääsopimuksen alla, ja allekirjoitetut PDF-tiedostot elävät liitteinä yrityksesi käyttöoikeuksilla. Sopimuskumppanin voit etsiä CRM:stä nimen tai Y-tunnuksen perusteella, ja sen jälkeen hänen sopimuksensa ilmestyvät itsestään kyseisen yrityksen 360-kortille.
Salassapitosopimus kolmessa napsautuksessa
Legal tuo mukanaan talon mallipohjat — molemminpuolisen ja yksipuolisen salassapitosopimuksen, palvelusopimuksen, henkilötietojen käsittelysopimuksen GDPR:n mukaan — muuttujineen: valitset mallipohjan, täytät osapuolet, ja luonnos syntyy NAiOS Officeen valmiina muokattavaksi, versiohallinta, suojaus ja semanttinen haku mukana. Yksityiskohta, joka meille on tärkeä: jos muuttujalle ei jää arvoa, aukko jää asiakirjaan näkyviin — mitään ei keksitä. Ja jokaisessa luodussa asiakirjassa on vastuuvapauslauseke: mallipohjat laativat tekstiä, eivät anna oikeudellista neuvontaa.
Mikään ei uusiudu selkäsi takana
Legalin arvo on suurelta osin valvojassa: sopimusten päättymiset ilmestyvät NAiOS Calendariisi, ja kello ilmoittaa sinulle ilmoitusajan sisällä — ennen kuin automaattinen uusiutuminen astuu voimaan, jolloin ilmoittamisesta vielä on hyötyä. Vanhentuneet merkitään itsestään. Ja valtakirjat ilmoittavat omalla tavallaan, sillä valtakirja ei »uusiudu itsestään»: se raukeaa, ja joku jää ilman edustusoikeutta huomaamatta.
Kopilotti, joka ei esitä lakimiestä
Legal-kopilotti tiivistää lausekkeet lukemalla varsinaisen asiakirjan, vertaa luonnostasi mallipohjaan, josta se on syntynyt («mitä muuttui mallipohjaan verrattuna?»), ja etsii sopimuksistasi («mitä sanoo sopimuksen X yksinoikeuslauseke?»). Kirjoittaessa, esimerkiksi seurantatehtävää luodessa tai päivämääriä muokatessa, jokainen toiminto tulee ehdotuksena, jonka hyväksyt yhdellä napsautuksella. Ja yksi ehdoton sääntö: kopilotti tiivistää ja vertaa asiakirjaan viitaten, eikä koskaan anna oikeudellista lausuntoa. Se kuuluu lakimiehellesi.
Vanhoja paperisopimuksia? Poimi PDF:stä: lataat skannauksen, ja tekoäly ehdottaa otsikon, sopimuskumppanin, päivämäärät ja uusimisen, mutta vain sellaisella tekstin sanatarkalla todisteella, joka löytyy asiakirjasta. Epävarma tieto hylätään, ja sinulle kerrotaan, montako kenttää jäi pois. Asia syntyy luonnoksena PDF-liitteineen, jotta voit tarkistaa sen kenttä kerrallaan.
Päivittäinen vaatimustenmukaisuus
Legal sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 30 artiklan mukaisen käsittelytoimien rekisterin: käyttötarkoitukset, oikeusperusteet, tietoryhmät, vastaanottajat ja säilytysajat, ja 28 artiklan mukainen käsittelijäsopimus on sidottu omaan sopimukseensa. Koko rekisteri viedään Office-asiakirjaksi yhdellä napsautuksella. Kyseessä on operatiivinen rekisteri, ei konsultointia, ja vientitiedosto muistuttaa tästä itse. Nopeaan arkeen on tarjolla pikainen NDA (pohja, sopimuskumppani ja allekirjoitus yhdessä vaiheessa) sekä sopimusrekisteri, joka voidaan viedä taulukkolaskentaan tai CSV-muodossa.
Ja kun on aika allekirjoittaa…
Asian tiedoista löytyy painike: Lähetä allekirjoitettavaksi. Kirjekuori lähtee NAiOS Firma -palvelun kautta, sähköisenä allekirjoituksena ketjutetulla todistusaineistolla. Kun kaikki ovat allekirjoittaneet, pöytäkirja palaa asiaan automaattisesti liitteenä. Sopimuksen tilaa ei muuta kukaan ilman sinua: ilmoitus tulee ilmoituskelloon, ja päätät itse.
Saatavilla jo nyt
NAiOS Legal on saatavilla osoitteessa chat.naios.net, ja se on integroitu Office-, CRM-, Calendar-, Tasks- ja Firma-palveluihin. Tuki usealle yritykselle: jokainen asia kuuluu johonkin ERP-järjestelmäsi yritykseen ja perii sen käyttöoikeudet. Sopimusten sekasotku on ohi.
