Sopimuksen allekirjoittaminen vuonna 2026 muistuttaa edelleen aivan liikaa vuotta 2006: tulostamista, allekirjoittamista, skannaamista, sähköpostiin vastaamista… tai sellaisesta allekirjoituspalvelusta maksamista, joka ei tiedä yrityksestäsi mitään. NAiOS Firma on koko NAiOS-alustan sähköinen allekirjoituspaketti, joka on syntynyt kahden asian ehdoilla: allekirjoittamisen on oltava allekirjoittajalle kitkatonta ja todisteiden on oltava pitäviä niitä tarvitsevalle.
Paketti: koskematon tilannevedos
Lähetät PDF-tiedoston, lisäät allekirjoittajat – järjestyksessä peräkkäin tai kaikki kerralla – ja Firma jäädyttää asiakirjasta tilannevedoksen (snapshot) SHA-256-tiivisteellä. Se on SE asiakirja, joka allekirjoitetaan: jos joku muuttaa sitä, tiiviste muuttuu ja tarvitaan uusi paketti. Jo tehtyjen allekirjoitusten päälle ei tule koskaan mitään ”päivitettyä versiota” – se on suunnittelun ehdoton periaate, ei mikään valinta.
Allekirjoittaminen ilman tilejä, sovelluksia tai tulostinta
Jokainen allekirjoittaja saa linkkinsä sähköpostitse. Hän avaa sen, näkee asiakirjan täsmälleen sellaisena kuin se lähetettiin, ja hyväksynnän yhteydessä pyydetään hänen sähköpostiinsa saapuvaa kertakäyttökoodia – kahdeksan merkkiä, lyhyt voimassaoloaika, vakioaikainen tarkistus. Hän kirjoittaa sen ja allekirjoittaa. Tai hylkää perusteluineen, mikä sekin kirjataan lokiin. Ei rekisteröitymistä mihinkään, ei mitään asennuksia.
Ketjutettu pöytäkirja: todisteet, joilla on painoarvoa
Tässä on moduulin ydin. Jokainen vaihe – paketin luominen, jokainen allekirjoitus varmennetulla koodilla, IP-osoite, laite ja tarkka ajankohta, jokainen hylkäys ja vanhentuminen – kirjataan tapahtumana, jonka SHA-256-tiiviste on ketjutettu edellisen tapahtuman tiivisteeseen. Yhden ainoan lenkin muuttaminen rikkoo kaikki sitä seuraavat tiivisteet, mikä havaitaan. Kun paketti suljetaan, luodaan pöytäkirja PDF-muodossa, jossa on QR-koodi julkiselle varmenteiden tarkistussivulle: kuka tahansa – tuomari, tilintarkastaja tai vastapuoli – voi tarkistaa pöytäkirjan eheyden niin, että ketju lasketaan uudelleen samalla hetkellä.
Rehellisyyttä tasosta
Tämä on sähköinen allekirjoitus todistusaineistoluettelolla — eIDAS-asetus hyväksyy sen todisteena, ja sen todistusvoima perustuu todisteisiin ja niiden muuttumattomuuteen. Kyseessä ei ole hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES), eivätkä käyttöliittymä tai todistusluettelo väitä koskaan muuta: tasorehellisyys on kirjattu itse asiakirjaan. Kun asiakas vaatii QES-allekirjoitusta, otetaan käyttöön hyväksytyn palveluntarjoajan ajuri. Sillä välin NDAs-sopimuksissa, palvelusopimuksissa ja jokapäiväisissä hyväksynnöissä todisteet hoitavat homman – ja tekevät siitä kenen tahansa tarkistettavissa olevan.
Yksityiskohdat, jotka jäävät näkymättömiin
Kirjekuoret vanhenevat itsestään määräajan umpeuduttua. Hajamieliset allekirjoittajat saavat automaattisia muistutuksia – ja jokainen muistutus vaihtaa linkkiä: vanha lakkaa toimimasta. Linkkejä ei tallenneta minnekään selväkielisenä (ainoastaan niiden tiiviste eli hash), kertakäyttöinen koodi käytetään atomisesti, eikä henkilöllisyystodistusta pyydetä tai tallenneta koskaan: todistusluettelo muodostuu tiivisteestä ja todisteista, eikä mistään muusta.
Luonnostaan poikittainen
Allekirjoitus ei ole erillinen saareke: se on koko ohjelmistopaketin ominaisuus. NAiOS Legal on sen ensimmäinen käyttäjä – ”Lähetä allekirjoitettavaksi” -painike löytyy jokaisesta asiakirjasta, ja todistusluettelo palautuu automaattisesti liitteenä prosessin valmistuttua – ja sen perässä tulevat HR (työsopimukset), ERP (hyväksytyt tarjoukset) ja tilitoimisto (valtuutukset). Allekirjoituskirjekuori tarvitsee vain asiakirjan tiivisteen: sille on yhdentekevää, mistä moduulista se tulee.
Saatavilla nyt
NAiOS Firma on saatavilla osoitteessa chat.naios.net: yrityskohtainen kirjekuoripaneeli, lähetys Legal-osiosta tai minkä tahansa PDF:n kanssa sekä todistusluettelon julkinen tarkistus. Kitkatonta allekirjoittamista painavilla todisteilla.
