«Voinko lähettää tämän?» on kysymys, joka pysäyttää enemmän kampanjoita kuin mikään työkalu. Lyhyt vastaus on, että se riippuu siitä, kuka vastaanottaa sähköpostin ja millainen suhde sinulla on kyseiseen henkilöön. Pitkän vastauksen määrittää tietoyhteiskuntapalvelulain (LSSI) ohella GDPR, ja se on yksinkertaisempi kuin miltä näyttää, jos jaat sen neljään tapaukseen. Nämä neljä tapausta ovat täsmälleen ne suostumuksen perusteet, joita NAiOS-CRM käyttää, ja siksi Kampanjat avaa yhden tai toisen kanavan ilmoitetun perusteen mukaan. Tämä artikkeli selittää kriteerin; se ei ole oikeudellista neuvontaa, ja epäilyttäessä neuvonantajasi päättää.
Lähtökohta: pyytämättömät kaupalliset viestit
LSSI:n 21 artikla kieltää kaupallisten viestien lähettämisen sähköpostitse henkilölle, joka ei ole niitä pyytänyt tai nimenomaisesti valtuuttanut. Siinä on tärkeä poikkeus: kun on olemassa aiempi sopimussuhde, voit kirjoittaa tuotteista tai palveluista, jotka ovat samankaltaisia kuin ne, jotka hän on jo hankkinut, kunhan tarjoat yksinkertaisen ja ilmaisen tavan vastustaa jokaista lähetystä.
Siitä syntyvät kaksi perustetta, jotka avaavat joukkopostin:
- Nimenomainen suostumus (opt-in): henkilö antoi sinulle luvan selkeästi, esimerkiksi valitsemalla valintaruudun lomakkeessa tai vahvistamalla sähköpostin. Se on vahvin peruste ja se, joka edellyttää todisteen säilyttämistä: kuka, milloin ja mistä.
- Asiakas: aiempi sopimussuhde ja viestit samasta asiasta, jonka hän osti. Sekin on voitava todistaa.
Tapaus, jota kaikki ihmettelevät: työpaikkasähköposti toiselle yritykselle
Tässä on vivahde. Henkilökohtaisen sähköpostin kirjoittaminen, yksi yhteen, jonkun toisen yrityksen työpaikkaosoitteeseen yhteistyön ehdottamiseksi on tavallinen käytäntö B2B-myynnissä. Se ei ole joukkoviestintäkampanja eikä uutiskirje: se on yksilöllinen viesti, jossa on nimesi ja johon henkilö voi vastata tai pyytää sinua olemaan kirjoittamatta uudelleen. Monet toimistot sijoittavat sen GDPR:n oikeutettuun etuun ammatillisia yhteystietoja varten, ehdoin: että se on oikeasuhteista, että se ei ole joukkoviestintää, että siinä on selkeä poistumistie ja että kyseisen henkilön rekisteri osoittaa hänen ammatillisen tehtävänsä eikä yksityiselämäänsä.
Tämä on CRM:n kolmas peruste: ammatillinen yhteydenotto yksi yhteen. Se avaa sekvenssit (yksittäiset sähköpostit omasta postilaatikostasi, kiintiöillä ja aikataululla), mutta ei koskaan joukkoviestintäkampanjoita. Se on peruste, joka vastaa esimerkiksi julkisesta rekisteristä hankittua yritysluetteloa.
Ja neljäs peruste: ei mitään
Jos sinulla ei ole suostumusta, asiakassuhdetta eikä kohtuullista ammatillista perustetta, vastaus on ettei lähetetä. CRM:ssä tuo kortti on olemassa (voit omistaa sen tiedot muista syistä), mutta mikään kanava ei aukea. Ja on yksi asia, joka voittaa aina perusteesta riippumatta: merkintä «älä ota yhteyttä». Jos joku on pyytänyt, ettei hänelle kirjoiteta, et kirjoita, vaikka hän olisi joskus ollut asiakas.
Mitä jokaisen viestin tulee sisältää
- Selkeä tunniste lähettäjästä ja massaviesteissä vastuullisesta yrityksestä (virallinen yritysnimi).
- Yksinkertainen tapa kieltäytyä jokaisessa lähetyksessä: uloskirjautumislinkki, joka toimii yhdellä napsautuksella ilman kirjautumista tai keskustelua. Sähköpostipalvelut odottavat lisäksi vakiomuotoista uloskirjautumisotsikkoa.
- Välitön uloskirjautumisen noudattaminen: uloskirjautunut ei saa enää mitään, mistään kampanjasta.
Mitä kannattaa tallentaa
Todistustaakka on sinun. Jokaisesta yhteystiedosta kannattaa merkitä, mihin perusteeseen toimit, milloin se ilmoitettiin, mistä se tuli (lomake, sopimus, messut, julkinen rekisteri) ja kuka sen kirjasi. Jos sinulta joskus kysytään, vastaus perustuu tietoon, ei muistiin.
Miten NAiOS soveltaa tätä
CRM pyytää perustetta luodessasi tai tuodessasi yhteystietoja ja kirjaa, kuka perusteen ilmoitti ja milloin. Kampanjat avaavat sekvenssit kolmella ensimmäisellä perusteella ja massaviestit vain kahdella ensimmäisellä; «älä ota yhteyttä» sulkee kaiken. Jokaisessa viestissä on yhden napsautuksen uloskirjautuminen ja vakiomuotoinen otsikko. Uloskirjautumiset, palautuneet viestit ja valitukset menevät tilakohtaiseen estolistaan, jota mikään lähetys ei ohita eikä jota voi tyhjentää käyttöliittymästä. Kampanjoiden listoihin ei voi lisätä osoitteita ilman ilmoitettua perustetta, ja Formsilla voit rakentaa kaksoisvahvistuksen (double opt-in), joka jättää todisteen talteen. Kriteeri ei jää kenenkään muistin varaan: se on tuotteessa.
Tämän sanottuna lainsäädäntö muuttuu, viranomaisen kriteerit muuttuvat myös, ja jokaisella alalla on omat vivahteensa. Käytä tätä karttana, älä lausuntona, ja tarkista asiantuntijaltasi ne kohdat, jotka eivät ole sinulle selviä. Jos haluat nähdre, miltä tämä näyttää käytännössä, lue Kampanjoiden julkistus.
