«Us queda res per al pont?»
És la pregunta que més vegades entra per WhatsApp a la recepció d'un hotel petit. I és també la que pitjor es respon: arriba un dissabte a les onze de la nit, quan no hi ha ningú mirant el mòbil; arriba a l'agost barrejada amb unes altres quaranta; o arriba i es contesta de memòria, amb un «crec que sí, deixa'm mirar-ho» que es queda sense segona part.
Cadascuna d'aquestes preguntes és una reserva a mig metre de tancar-se. L'hoste ja sap les dates, ja sap quants són i ja ha decidit que hi vol anar. Només necessita saber si hi ha lloc. Si no obté resposta en uns minuts, obre Booking i la pregunta la hi fa a un altre.
Els assistents d'IA genèrics no resolen això, i convé dir-ho clar: un model de llenguatgeLLM (Model de llenguatge gran)Model de llenguatge gran, la base dels xatbots actuals no sap si et queda una doble lliure el 14 d'agost. Pot escriure un missatge impecable dient que sí que n'hi ha. I si no n'hi ha, acabes de vendre una cosa que no tens.
NAiOS Hotel: l'inventari real, dins de la conversa
NAiOS Hotel és el nou mòdul de la plataforma que connecta el motor de reserves de l'allotjament amb els agents d'IAAgents d'IASistemes que executen tasques multipàs sense supervisió constant de NAiOS. A partir d'aquí, quan algú pregunta per WhatsApp o pel xat del web si queden habitacions, l'agent ho mira de debò abans de contestar.
Està pensat per a allotjaments que ja treballen amb un motor de reserves —el mòdul arriba amb suport natiu per a RoomCloud— i per a totes les mides: hotels independents, pensions, hostals, apartaments turístics, cases rurals i petites cadenes. Un mateix compte pot tenir diversos establiments connectats, cadascun amb el seu motor, el seu identificador i la seva fitxa.
La regla que ho sosté tot: n'hi ha, no n'hi ha, o no ho sé
La majoria de sistemes d'aquest tipus treballen amb dues respostes: hi ha disponibilitat o no n'hi ha. Nosaltres vam dissenyar el mòdul amb tres, i aquesta tercera és la que marca la diferència.
Si el motor de reserves triga a contestar, si la data cau fora del que l'hotel ha publicat, o si alguna cosa falla pel camí, l'agent no diu que està complet. Diu que no ho pot confirmar i deriva a recepció.
Sembla un detall i és el contrari. Un assistent que respon «ho sento, estem plens» sense haver-ho comprovat li està costant reserves a l'hotel, una per una i en silenci, sense que ningú ho detecti mai. Tot el mòdul està construït per defensar aquesta distinció, i hi ha proves automàtiques que impedeixen que es perdi en futures versions.
Un cas real que ens va ensenyar la seva importància: un hotel tenia el calendari carregat només fins a finals de setembre. Per al motor de reserves, octubre i novembre no estaven «tancats»: simplement no existien encara. Un sistema ingenu hauria contestat «no hi ha disponibilitat» a tota la tardor. El nostre distingeix les dues situacions i respon que encara no pot confirmar aquestes dates.
Què sap fer l'agent
El mòdul posa cinc capacitats a les mans de l'agent de WhatsApp i del xat, i les fa servir només quan la conversa ho demana:
- Consultar disponibilitat per a unes dates i un nombre de persones concretes, amb el preu de l'estada completa —no per nit— i l'estada mínima si n'hi ha.
- Proposar habitacions que encaixin amb aquesta ocupació, ordenades pel que bé s'ajusten i per preu. Si són cinc persones, proposa les combinacions que hi caben; no ofereix una doble.
- Veure el calendari de dies disponibles al voltant de les dates demanades, per poder suggerir alternatives quan el que es demana no està lliure.
- Donar informació de l'allotjament: capacitat real de cada tipus d'habitació, metres quadrats, llits, banys, serveis i extres amb el seu preu.
- Enviar la foto d'una habitació concreta quan l'hoste la demana. Per WhatsApp arriba com a imatge, no com un enllaç enganxat al text.
- Generar l'enllaç de reserva del propi motor de l'hotel, amb les dates, l'ocupació, l'idioma i el codi de canal directe ja posats. L'hoste només ha de pagar.
Aquest últim punt mereix una nota: l'enllaç porta al canal directe de l'hotel, no a un intermediari. Una conversa que comença a WhatsApp acaba al web propi, sense comissió pel mig.
Respon en l'idioma de l'hoste
L'agent respon en l'idioma en què li escriuen i genera l'enllaç de reserva en aquest mateix idioma. Per a un allotjament de costa, on en la mateixa tarda entren missatges en català, castellà, francès i anglès, això no és un adorn.
El que no vas poder vendre
Cada consulta que acaba sense disponibilitat queda registrada: quines dates es van demanar, per a quantes persones i quantes vegades. Aquesta llista és, literalment, la demanda que l'establiment no va poder atendre. Serveix per ajustar preus, revisar cupos o decidir quin cap de setmana convé no tancar.
Les preguntes freqüents viuen a part
El wifi, l'esmorzar, el pàrquing, si s'admeten mascotes o a quina hora és el check-in no són disponibilitat: són coneixement de l'hotel, i viuen a la Base de Coneixement de NAiOS. El mòdul aporta l'únic que la IA no pot saber per si sola —si hi ha lloc— i deixa la resta on ja funcionava.
Amb un matís important que vam aprendre provant: les dades que l'hoteler encara no ha omplert es marquen explícitament com a no registrades, perquè l'agent digui «t'ho confirmo amb recepció» en lloc d'inventar-s'ho. Un assistent que s'inventa que hi ha wifi gratuït genera una queixa al check-in.
Nivell 1: sense tocar res al teu compte de RoomCloud
Aquí hi ha la part que més sorprèn els hotelers amb els quals hem parlat: per començar no cal configurar absolutament res a RoomCloud. Ni demanar permisos, ni contractar un mòdul addicional, ni obrir un tiquet amb suport, ni esperar que algú t'habiliti un accés.
El mòdul treballa amb la mateixa informació que el motor de reserves ja publica a qualsevol visitant del web de l'hotel. L'única cosa que cal és el que l'hoteler ja té a mà:
- L'identificador de l'hotel al motor de reserves.
- La URL del cercador del web.
- El codi de canal directe, si se n'usa un.
S'omple una fitxa, es prem «Provar connexió» i, si el motor respon, el mòdul comença a sincronitzar sol. A partir d'aquí manté precarregat el calendari dels pròxims mesos i consulta en viu quan li pregunten per una data que no té fresca. Posada en marxa: minuts, no setmanes.
És la via rápida per validar el cas d'ús: connectes, proves amb converses reals i decideixes. I com que no s'ha tocat res al compte del motor, tampoc hi ha res a desfer si es prefereix parar.
Nivell 2: amb l'API de RoomCloud, llegir i escriure reserves
El nivell 1 respon a la pregunta «hi ha lloc?». El nivell 2 respon a la següent: «reserva-me-la».
Amb una clau d'API de RoomCloud —que l'hotel sol·licita al seu proveïdor i ens facilita— el mòdul passa de consultar a operar: llegir les reserves existents i escriure reserves noves directament al motor. El que això obre:
- Tancar la reserva dins de la conversa, sense obligar l'hoste a saltar al web.
- Consultar una reserva ja feta quan l'hoste escriu dies després preguntant pel seu localitzador, l'hora d'arribada o les dades de la seva estada.
- Gestionar modificacions i cancel·lacions pel mateix canal pel qual es va reservar.
- Confirmar amb dades del motor, no amb una còpia intermèdia que pot quedar desfasada.
Els dos nivells no són excloents ni cal triar d'entrada: el nivell 1 es posa en marxa avui i el nivell 2 s'afegeix a sobre quan l'establiment vol fer el pas, sobre la mateixa configuració i el mateix agent.
Per a qui té sentit
Per a l'allotjament petit i mitjà que ja rep consultes per WhatsApp i no té una recepció de vint-i-quatre hores per atendre-les. Hotels independents, pensions, hostals, apartaments turístics, cases rurals i càmpings.
Si el teu establiment rep cada setmana missatges preguntant per dates concretes, i alguns es queden sense resposta fins a l'endemà, aquest mòdul està fet exactament per a això.
Com començar
NAiOS Hotel s'activa com qualsevol altre mòdul de la plataforma: es connecta l'establiment, s'activa el mòdul a les eines de l'agent de WhatsApp i es prova. La plataforma inclou un entorn de proves on veure, consulta a consulta, què ha preguntat l'agent al motor, què li ha respost, d'on ha sortit la dada i quant ha trigat — abans de posar-lo davant d'un client.
Si portes un allotjament i vols veure'l funcionant amb el teu propi inventari, escriu-nos i el muntem amb tu.
