WhatsApp myy.
Mutta se myös aiheuttaa kaaosta.
Ja monet pk-yritykset elävät juuri siinä tilanteessa: viestien, ääniviestien, kuvakaappausten, puolittaisten tilausten ja keskustelujen keskellä, jotka jonkun piti siirtää ”myöhemmin” laskentataulukkoon.
Myöhemmin tulee liian myöhään.
Tai sitä ei tule lainkaan.
Näin käy ravintoloissa, joissa on viikonlopun varauksia.
Klinikoilla, joissa ajat menevät päällekkäin tai niitä perutaan viime hetkellä.
Paikallisissa palveluyrityksissä, joiden tarjouspyynnöt ehtivät jäähtyä.
Pienissä verkkokaupoissa, joissa asiakas kysyy, vahvistaa, vaihtaa mitan, lähettää maksukuitin ja odottaa välitöntä vastausta.
Ongelma ei ole WhatsApp. Itse asiassa se on kuluttajien suosikkikanava Espanjassa, Latinalaisessa Amerikassa ja suuressa osassa maailmaa. Kitka on nolla, läheisyys on maksimissaan ja avausprosentti on lyömätön.
Todellinen ongelma on se, että WhatsAppia käytetään ikään kuin se olisi kokonaisvaltainen hallintajärjestelmä.
Sillä keskustelu ei ole vielä tilaus.
Chatissa tehty varaus ei ole vielä kalenterimerkintä.
Hintoja kysyvä liidi ei ole vielä myyntiputkesi myyntimahdollisuus.
Tämä keskustelujen kaaos täytyy muuttaa joksikin, jota tiimi pystyy hallitsemaan tehokkaasti. Juuri tässä kohtaan astuu kuvaan OmniChat, NaiOS:n sisään rakennettu ratkaisu.
WhatsApp Businessin kangastus paikallisissa yrityksissä
Kun palvelualan pk-yritys – olipa kyseessä sitten hammasklinikka Madridissa, autokorjaamo Barcelonassa tai konsulttitoimisto Bogotássa – alkaa kasvaa, ensimmäinen merkki menestyksestä on se, että puhelin ei lakkaa soimasta. Nykyään tämä ”soiminen” tarkoittaa jatkuvia WhatsApp-ilmoituksia.
Aluksi tilanne on hallittavissa. Mutta volyymin kasvaessa epäjärjestys ottaa vallan päivittäisestä toiminnasta. Yritysten omistajat ja heidän tiiminsä huomaavat olevansa jumissa toistuvissa ja vähäarvoisissa tehtävissä:
Selaamalla loputtomasti löytääkseen sen, mitä asiakas tilasi kolme päivää sitten.
Kuuntelemalla kahden minuutin ääniviestejä vain päivämäärän ja kellonajan poimimiseksi.
Kopioimalla ja liittämällä tietoja puhelimesta Exceliin, CRM-järjestelmään tai paperivihkoon.
Vastaamalla kymmeniä kertoja päivässä samoihin kysymyksiin aukioloajoista, hinnoista tai sijainnista.
Tämä tilanne luo kriittisen pullonkaulan. Vastaukset viivästyvät, ihmisten tekemät virheet moninkertaistuvat (kuten osoitteen tai päivämäärän merkitseminen väärin), ja mikä pahinta: kauppoja menetetään. Asiakas, joka ei saa nopeaa vastausta tarjouspyyntöönsä, ottaa yksinkertaisesti yhteyttä seuraavaan Google-hakuun osuvaan toimittajaan.
Sekasorrosta järjestykseen: OmniChatin ehdotus
OmniChatin taustalla oleva ajatus on yksinkertainen mutta mullistava minkä tahansa pk-yrityksen toiminnalle:
Kun asiakas kirjoittaa WhatsAppissa, Telegramissa tai muissa integroiduissa kanavissa, OmniChat-tekoälyagentti ymmärtää keskustelun, vastaa yrityksen täsmällisellä sävyllä ja tallentaa tärkeät tiedot reaaliajassa.
Kyseessä ei ole mikään tavallinen ennalta määritettyjen vastausten botti, joka turhauttaa käyttäjän pakottamalla tämän painelemaan numeroita. Tämä on keskustelevaa tekoälyä, jota sovelletaan liiketoiminnan hallintaan. Agentti pystyy poimimaan keskustelusta olennaiset tiedot:
Asiakkaan nimi.
Yhteysnumero (puhelinnumero).
Tietty tilaus tai tuote.
Varauksen päivämäärä ja kellonaika.
Pyydetty palvelu.
Asiankäsittelyn tila.
Tiimin seuraava toimenpide.
Ja kaikki tämä tallentuu jäsenneltyyn saapuneet-kansioon sen sijaan, että se hukkuisi viestien mereen.
Miten työnkulku OmniChatin kanssa toimii
Jotta voit hahmottaa paremmin, kuinka tämä työkalu muuttaa asiakaspalvelua, katsotaan seuraavaa prosessikaaviota:
Tämä työnkulku varmistaa, että tiedot kulkevat asiakkaan laitteelta yrityksesi tietokantaan ilman manuaalista puuttumista asiaan.
Ilman kopiointia ja liittämistä.
Ilman riippuvuutta siitä, että jonkun on tarkistettava yrityksen puhelinta kokousten välissä tai työaikojen ulkopuolella.
Ilman vaaraa siitä, että kaksi tiimin jäsentä vastaa samalle asiakkaalle samasta asiasta, mikä antaisi epäammattimaisen kuvan.
Todellista yritystietoa jokaisessa vastauksessa
Yksi OmniChatin suurista eduista NaiOS-ekosysteemissä on se, että agentti voi tarkistaa yrityksen todelliset ja ajantasaiset tiedot ennen vastaamista.
Jos asiakas kysyy, onko palveluun vapaita aikoja torstaina klo 18.00, OmniChat ei anna yleisluontoista vastausta. Tarkista kalenteri, varmista aukioloajat, katso hinnat, luettelo, palveluehdot tai sisäiset käytännöt ja vastaa tarkasti.
OmniChat on suunniteltu nimenomaan seuraaviin tarkoituksiin:
Automatisoitu monikanavainen asiakaspalvelu: Keskittää WhatsAppin, sosiaalisen median ja verkon yhteen paikkaan.
Jäsennnetty tietojen keruu: Muuntaa vapaan tekstin ja ääniviestit tilauksiksi, varauksiksi ja laadukkaiksi liideiksi.
Tiimityö: Mahdollistaa roolien, käyttöoikeuksien ja seurannan hallinnan ilman toisten työn päälle astumista.
Tietopohjaiset vastaukset: Hyödyntää yrityksesi todellisia tietoja ensiluokkaisen tuen tarjoamiseen.
Tekoälyn demokratisoituminen pk-yrityksille
Monista pk-yrityksistä tämä teknologinen harppaus tuntuu valtavalta. Usein elää väärä uskomus, että tekoäly olisi vain suurten, miljoonabudjeteilla toimivien suuryritysten ylellisyyttä.
On totta, että alan jättiläiset ovat olleet edelläkävijöitä. Jos haluat inspiroitua tämän teknologian todellisesta taloudellisesta vaikutuksesta laaja-alaisesti, suosittelemme lukemaan artikkelimme aiheesta miten Ikea hyödynsi tekoälyä: 1,3 miljardin säästöt.
Todellinen harppaus pk-yrityksille ei kuitenkaan ole pelkkä tekoälyn ottaminen käyttöön muodin vuoksi. Laadullinen harppaus tapahtuu siksi, että OmniChatin kaltaisten helppokäyttöisten työkalujen ansiosta yritykset eivät enää menetä tilaisuuksia kaaoksen vuoksi.
Nykyteknologia on tehnyt näihin järjestelmiin pääsystä tasa-arvoista. Nykyään paikallinen fysioterapiaklinikka, lakiasiaintoimisto tai naapuruston ravintola voi tarjota yhtä sujuvan, nopean ja jäsennellyn asiakaskokemuksen kuin monikansallinen yritys.
WhatsApp säilyy kanavana, mutta ei pullonkaulana
Sinun ei tarvitse pakottaa asiakkaitasi lataamaan kolmansien osapuolten sovelluksia, täyttämään loputtomia verkkolomakkeita tai soittamaan rajoitettuina aikoina. WhatsApp säilyy ykköskanavana. Läheisyys säilyy ennallaan.
Sisäisesti yrityksesi toimii kuitenkin sveitsiläisen kellon tarkkuudella. Keskustelut muuttuvat jäsennellyksi tiedoksi. Tiedot muuttuvat toimenpiteiksi. Ja toimenpiteet muuttuvat suoraksi liikevaihdon kasvuksi ja operatiivisen stressin jyrkäksi vähenemiseksi.
On tullut aika esittää yrityksesi tulevaisuuden kannalta ratkaiseva kysymys:
Kuinka monta liidiä, varausta tai tilausta jää tänään jumiin chat-keskusteluihisi?
Älä anna kaaoksen hidastaa kasvuasi. Automatisoi, jäsennä ja skaalaa asiakaspalvelusi tuloksiin suunnatulla tekoälyllä.
Oletko valmis ottamaan askeleen? Ota meihin yhteyttä jo tänään kirjoittamalla osoitteeseen info@netretina.ai ja ota selvää, miten NaiOS:n OmniChat voi muuttaa sen tavan, jolla yrityksesi hallitsee jokaista viestiä.
