”Onko teillä mitään vapaata pitkänä viikonloppuna?”
Tämä on kysymys, joka saapuu WhatsAppitse useimmiten pienen hotellin vastaanottoon. Se on myös kysymys, johon vastaaminen on kaikkein vaikeinta: se saapuu lauantaina kello yhdeltätoista illalla, kun kukaan ei katso puhelinta; se saapuu elokuussa muiden neljänkymmenen viestin seassa; tai se saapuu ja siihen vastataan ulkomuistista lauseella ”luulisin, että on, anna kun tarkistan”, jolla ei koskaan ole toista osaa.
Jokainen näistä kysymyksistä on varaus, joka on vain puolen metrin päässä vahvistuksesta. Vieras tietää jo päivät, tietää hengenmäärän ja on päättänyt haluavansa tulla. Hänen täytyy vain tietää, onko tilaa. Jos vastausta ei kuulu muutamassa minuutissa, hän avaa Bookingin ja esittää saman kysymyksen jollekin toiselle.
Yleiset tekoälyavustajat eivät ratkaise tätä, ja tämä kannattaa sanoa suoraan: kielimalliLLM (Large Language Model)Suurikokoinen kielimalli, nykyisten chatbottien perusta ei tiedä, onko sinulla vapaata kahden hengen huonetta elokuun 14. päivänä. Se voi kirjoittaa moitteettoman viestin, jossa se väittää sellaisen löytyvän. Ja jos sitä ei olekaan, tulit juuri myyneeksi jotain, mitä sinulla ei ole.
NAiOS Hotel: todellinen varastotilanne suoraan keskustelussa
NAiOS Hotel on alustan uusi moduuli, joka yhdistää majoitusliikkeen varausmoottorin NAiOS-tekoälyagentteihin. Kun joku tämän jälkeen kysyy WhatsAppissa tai verkkosivuston chatissa, onko huoneita vapaana, agentti tarkistaa asian todellisuudessa ennen vastaamista.
Se on suunniteltu majoitusliikkeille, jotka käyttävät jo varausmoottoria – moduulissa on natiivituki RoomCloudille – ja kaikenkokoisille kohteille: itsenäisille hotelleille, hostelleille, majataloille, loma-asunnoille, maalaistaloille ja pienille ketjuille. Samalla tilillä voi olla useita yhdistettyjä toimipisteitä, joista jokaisella on oma moottorinsa, tunnisteensa ja tietokorttinsa.
Sääntö, jonka varassa kaikki lepää: on, ei ole tai en tiedä
Useimmat tämän tyyppiset järjestelmät toimivat kahdella vastauksella: tilaa on tai sitä ei ole. Me suunnittelimme moduulin kolmella, ja juuri se kolmas tekee eron.
Jos varausjärjestelmä vastaa hitaasti, jos päivämäärä osuu hotellin julkaiseman ajanjakson ulkopuolelle tai jos matkan varrella tapahtuu virhe, agentti ei väitä paikkojen olevan täynnä. Se sanoo, ettei voi vahvistaa asiaa, ja ohjaa asiakkaan vastaanotolle.
Se vaikuttaa yksityiskohdalta, mutta asia on päinvastoin. Avustaja, joka vastaa ”valitettavasti meillä on täyttä” tarkistamatta asiaa, menettää hotellin varauksia yksi kerrallaan kaikessa hiljaisuudessa ilman, että kukaan koskaan huomaa sitä. Koko moduuli on rakennettu puolustamaan tätä erottelua, ja automaattiset testit estävät sitä katoamasta tulevissa versioissa.
Todellinen tapaus, joka opetti meille sen tärkeyden: hotellin kalenteri oli täytetty vain syyskuun loppuun asti. Varausjärjestelmän näkökulmasta loka- ja marraskuu eivät olleet ”kiinni”, niitä ei vain vielä ollut olemassa. Yksinkertainen järjestelmä olisi vastannut ”ei vapaita huoneita” koko syksylle. Meidän järjestelmämme erottaa nämä kaksi tilannetta toisistaan ja vastaa, että se ei voi vielä vahvistaa kyseisiä päiviä.
Mitä agentti osaa tehdä
Moduuli antaa viisi ominaisuutta WhatsApp- ja chat-agentin käyttöön ja käyttää niitä vain silloin, kun keskustelu sitä vaatii:
- Tarkistaa saatavuuden tietyille päivämäärille ja tietylle henkilömäärälle. Hinta annetaan koko oleskelulle – ei per yö – ja mukaan otetaan myös mahdollinen vähimmäisoleskelun kesto.
- Ehdottaa huoneita, jotka sopivat kyseiselle majoittujamäärälle, järjestyksessä sopivuuden ja hinnan mukaan. Jos kyseessä on viisi henkilöä, se ehdottaa majoittumiseen sopivia yhdistelmiä eikä tarjoa kahden hengen huonetta.
- Tarkastella vapaana olevien päivien kalenteria pyydettyjen päivämäärien ympärillä, jotta se voi ehdottaa vaihtoehtoja, kun pyydettynä aikana ei ole tilaa.
- Antaa majoitustietoja: kunkin huonetyypin todellinen majoituskapasiteetti, neliömetrit, vuoteet, kylpyhuoneet, palvelut ja lisämaksulliset lisäpalvelut hintoineen.
- Lähettää kuvan tietystä huoneesta, kun asiakas pyytää sitä. WhatsAppissa se saapuu kuvana eikä tekstin sekaan liitettynä linkkinä.
- Luoda varauslinkin hotellin omaan varausjärjestelmään niin, että päivämäärät, majoittujamäärä, kieli ja suurkanavan koodi ovat valmiina. Asiakkaan tarvitsee vain maksaa.
Viimeinen kohta ansaitsee maininnan: linkki ohjaa hotellin suoralle kanavalle eikä välittäjälle. WhatsAppissa alkava keskustelu päättyy omaan verkkosivustoon ilman välikäsiä ja komissioita.
Vastaa vieraiden kielellä
Agentti vastaa kielellä, jolla hänelle kirjoitetaan, ja luo varauslinkin samalla kielellä. Rannikolla sijaitsevalle majoitusliikkeelle, jonne tulee saman iltapäivän aikana viestejä katalaaniksi, espanjaksi, ranskaksi ja englanniksi, tämä ei ole mikään koriste.
Se, mitä jäi myymättä
Jokainen tiedustelu, joka päättyy ilman saatavuutta, tallentuu järjestelmään: mitkä päivät olivat haussa, kuinka monelle hengelle ja kuinka monta kertaa. Tämä lista on kirjaimellisesti sitä kysyntää, jota majoitusliike ei pystynyt tyydyttämään. Sen avulla voi mukauttaa hintoja, tarkistaa kiintiöitä tai päättää, mitä viikonloppua ei kannata sulkea.
Usein kysytyt kysymykset elävät omaa elämäänsä
Wi-Fi, aamiainen, pysäköinti, lemmikkien salliminen tai sisäänkirjautumisaika eivät ole saatavuutta: ne ovat hotellin tietämystä ja sijaitsevat NAiOS-tietokannassa (Knowledge Base). Moduuli tuo mukanaan sen ainoan asian, jota tekoäly ei voi tietää itse – onko tilaa – ja jättää loput sinne, mikä toimi jo ennestään.
Mukana on testauksen kautta opittu tärkeä vivahteensa: tiedot, joita hotellinpitäjä ei ole vielä täyttänyt, merkitään nimenomaisesti tallentamattomiksi, jotta agentti sanoo ”varmistan asian vastaanotosta” keksimisen sijaan. Avustaja, joka keksii päästään ilmaisen Wi-Fin, aiheuttaa valituksen sisäänkirjautumisen yhteydessä.
Taso 1: koskematta mihinkään RoomCloud-tililläsi
Tässä on se kohta, joka eniten yllättää ne hotellinpitäjät, joiden kanssa olemme puhuneet: aluksi RoomCloudissa ei tarvitse määrittää yhtään mitään. Ei tarvitse pyytää lupia, tilata lisämoduulia, avata tukipyyntöä eikä odottaa, että joku antaa sinulle käyttöoikeuden.
Moduuli toimii samojen tietojen kanssa, jotka varausjärjestelmä julkaisee jo kaikille hotellin verkkosivujen kävijöille. Ainoa tarvittava asia on se, mikä hotellinpitäjällä on jo valmiiksi käsillä:
- Hotellin tunniste varausjärjestelmässä.
- Verkkosivuston hakukoneen URL-osoite.
- Suoran kanavan koodi, jos sellaista käytetään.
Lomake täytetään, klikataan ”Testaa yhteyttä”, ja jos järjestelmä vastaa, moduuli aloittaa synkronoinnin itsestään. Tästä lähtien se pitää tulevien kuukausien kalenterin esiladattuna ja tekee reaaliaikaisen haun, kun siltä kysytään päivämäärää, joka ei ole vielä tuoreessa muistissa. Käyttöönotto: minuuteissa, ei viikoissa.
Tämä on nopea tapa testata käyttötapausta: yhdistät, kokeilet todellisilla keskusteluilla ja teet päätöksen. Ja koska varausjärjestelmän tiliin ei ole koskettu, mitään ei tarvitse myöskään purkaa, jos haluatkin keskeyttää.
Taso 2: RoomCloud-sovellusliittymän käyttö, varausten luku ja kirjoitus
Taso 1 vastaa kysymykseen ”onko tilaa?”. Taso 2 vastaa seuraavaan: ”varaa se minulle”.
Kun käytössä on RoomCloud-sovellusliittymän avain — jonka hotelli pyytää palveluntarjoajaltaan ja toimittaa meille —, moduuli siirtyy tiedustelusta toimintaan: lukee olemassa olevat varaukset ja kirjoittaa uudet varaukset suoraan varausjärjestelmään. Mitä tämä mahdollistaa:
- Varauksen viimeistely keskustelun aikana ilman, että vieraen tarvitsee siirtyä verkkosivustolle.
- Tehdyn varauksen tarkistaminen, kun vieras kirjoittaa päiviä myöhemmin ja kysyy varaustunnustaan, saapumisaikaansa tai majoitustietojaan.
- Muutosten ja peruutusten hallinta saman kanavan kautta, jonka kautta varaus tehtiin.
- Vahvistus varausjärjestelmän tiedoilla, ei välikopiolla, joka saattaa vanhentua.
Nämä kaksi tasoa eivät sulje pois toisiaan eikä valintaa tarvitse tehdä heti alussa: taso 1 otetaan käyttöön tänään ja taso 2 voidaan lisätä sen päälle, kun majoitusliike haluaa ottaa seuraavan askeleen saman määrityksen ja saman agentin avulla.
Kenelle tämä sopii
Pienille ja keskisuurille majoitusliikkeille, jotka vastaanottavat jo tiedusteluja WhatsAppissa eikä niillä ole ympärivuorokautista vastaanottoa niiden hoitamiseen. Itsenäiset hotellit, majatalot, hostellit, huoneistohotellit, maaseutumajoituspaikat ja leirintäalueet.
Jos majoitusliikkeesi saa joka viikko viestejä, joissa kysytään tiettyjä päiviä, ja joihinkin ei ehditä vastata ennen seuraavaa päivää, tämä moduuli on tehty juuri sitä varten.
Miten päästä alkuun
NAiOS Hotel otetaan käyttöön kuten mikä tahansa muu alustan moduuli: majoitusliike yhdistetään, moduuli aktivoidaan WhatsApp-agentin työkaluissa ja sitä testataan. Alusta sisältää testiluontoisen ympäristön, jossa voit nähdä kysely kyselyltä, mitä agentti kysyi varausjärjestelmältä, mitä se vastasi, mistä tiedot tulivat ja kuinka kauan siinä kesti – ennen kuin otat sen käyttöön asiakkaiden edessä.
Jos pyörität majoitusliikettä ja haluat nähdä sen toimivan oman varastosi kanssa, ota yhteyttä, niin otamme sen käyttöön kanssasi.
